「事務所を移転するのだが、移転先ではどうやってレイアウトを決めていけばいいの?」というお客様への記事です。

この記事に書かれていること↓
・レイアウト設計は事前に行うべき理由
・事務所のレイアウトを考える手順

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス（の中の人）が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

極論ですが『事務所＝ただ単に仕事をするための場所』という意識は捨ててください。
事務所のレイアウトは、”従業員の働きやすさ”を意識した空間作りを意識しましょう。

その上で、手順に沿ってレイアウト設計ができれば、快適な職場空間を実現できます。

お客様には「事務所のレイアウト設計をちゃんと分かっている人」と、なっていただきますね。

事務所を移転する前にレイアウトはしっかり設計しよう

なぜなら、事務所を移転する作業そのものに取り掛かってしまうと、レイアウトをじっくり考えるチャンスがなくなってしまうからです。

事務所を移転する作業は、想像よりもやることがたくさんあります。

例えば、
・今のオフィスの管理会社とのやりとり
・原状回復のための確認作業
・移転先の入居時期の確認
・引越し業者とのやりとり
・什器や設備の選別
など。

この合間にレイアウトを設計できるだろ、と簡単に考えてはいけません。

結論、あっという間に引っ越しが始まります。

動線確保や必要なスペースなどを考えられず「ここで良いか」と什器やオフィス家具を適当に設置するハメになりますよ。

結果的に、”働きやすい”とは程遠い空間になってしまいます。

事務所の内装レイアウトの設計方法：3つのポイント

事務所の内装レイアウトを設計する手順は以下のとおりです↓

①ゾーニングを決める
②執務エリアを考える
③休憩スペース、会議室を考える

それぞれ詳しくお伝えしますね。

事務所の内装レイアウト手順①はじめはゾーンニングから

手順1つ目は、ゾーニングです。

ゾーニングとは、オフィス全体を複数のゾーンに分けることを指します。

主に
・執務するエリア
・会議するエリア
・休憩するエリア
・収納するエリア
・来訪者のためのエリア

などに分けられます。

最低限押さえるべきは、
・執務エリア
・会議エリア
・休憩エリア
です。

従業員の人数や仕事内容に合わせて決めていきましょう。

また、ゾーニングを考えるときは、”動線”も同時に進めます。

・デスクレイアウト
・什器や設備の配置
なども、ゾーニングと一緒に大まかに決めてしまいましょう。

動線は、人々がオフィス内をスムーズに移動でき、かつ共用の設備を無駄なく活用できるようにするのが目的です。

動線に問題があると、作業効率が下がってしまいます。

ですから、ゾーニングと動線は慎重に、時間をかけて考えていきましょう。

事務所の内装レイアウト手順②ゾーンニングのあとは執務エリアから考えよう

手順2つ目は、執務エリアの中身です。

［パーソナルスペースを意識する］
オフィスのスペースは、”1人当たり2坪ほど”の面積になるよう意識しましょう。

たとえしっかり2坪でなくても、デスクのサイズ、並べ方を工夫しましょう。

そうすることで、パーソナルスペースを確保したレイアウトが作れます。

［通路のスペースを1600mmにする］
また、通路はのスペースも重要です。

結論、1600mm以上の幅を確保するのがベスト。

なぜなら、人が1人通れる標準的な通路幅の基準が800mmだからです。

オフィス内では、複数の人がいますよね。

ですから、通路幅は余裕を持たせて1600mmが良いのです。

複数の人が同時に通ることも想定しましょう。

［デスクと通路の間のスペースを1800mm にする］
デスクと通路のスペースは、
・人が通るとき
・人が着席するとき
・着席して作業している人

の邪魔にならないよう配慮しましょう。

ですから通路とデスクの間は、1800mmと「少し広いかな」と感じるくらいのスペースがベストです。

［デスクとデスクの間のスペースは750〜800mmにする］
デスクとデスクの間のスペースも配慮しましょう。

デスクで作業している人のスペース幅は、デスクから600mmほど。

ですからイスの動きを考慮すると、750mmの幅があると窮屈な印象を抱きません。

また、デスク同士が背中合わせの場合、デスク間のスペースは1,500mm以上がベストです。

ゆとりをもっと持たせたいのであれば、デスク同士の幅を1800mm保てるようにしましょう。

［デスクと壁のスペースは1800mmにする］
デスクの後ろがすぐに壁になっているのであれば、1800mmにすると良いでしょう。

よく席を立つ人や、デスクの後ろを人が通過することが想定されるなら、広めのスペースを確保しましょう。

［コピー機と壁のスペースは450mm~1200mm］
大規模の事務所なら、広めのスペースを確保するのに1200以内確保できればいいでしょう。

小規模な事務所の場合は、人同士が衝突しないような配置を心がけましょう。

事務所の内装レイアウト手順③休憩スペース、会議室も十分な面積を確保しよう

最後に会議室や休憩エリアのレイアウトです。

［会議室は壁とのスペースを600mm~900mmにする］
会議テーブルと壁のスペースは、600mm～900mmが良いですよ。

会議テーブルと壁のスペースが最低600mmあれば窮屈な印象は抱きません。

［休憩室は、開放感と心のリフレッシュを意識する］
休憩スペースは、従業員がリフレッシュできる場。

複数人が使用することを想定して、開放感ある空間作りを意識しましょう。

リフレッシュできる空間にすることで、質の良い休憩が取れ、その後の作業効率UPが見込まれます。

妥協することなく、従業員のベストなコンディションを維持するためにも休憩室は充実させましょう。

事務所の面積が狭い場合のレイアウト工夫ポイント

事務所がそこまで大きくなくてもレイアウトの工夫しだいで開放的な空間を演出できます。

その方法が以下のとおり↓

・書類を電子化する
・デスクサイズを見直す
・共有スペースを見直す

それぞれ解説していきますね。

工夫ポイント①書類を電子化してみる

書類を電子化して、物理的に保管しなくても良い状況にしましょう。

いわゆるペーパーレス化する、ということです。

紙媒体の書類をすべてスキャンし、電子データとして保存していきましょう。
棚や書庫の中身を減らすことで、新たにスペースが生まれます。

電子化することで必要な書類がどこにあるのか探しやすくなります。
また、コピー用紙の数を減らせるので、コストカットにも繋がりますよね。

工夫ポイント②デスクサイズを見直す

個人が使うデスクの大きさを見直してみましょう。

業務内容にマッチした奥行き、横幅を確保できれば良いのです。

ですから、PC作業がメインなのであれば、小ぶりなデスクでも支障が少ないはず。

たとえば「日中は営業で外出、事務所に戻ったとしてもメールチェックと資料作りのみで紙の資料なんて広げない……」

のであれば、PC作業が不自由なくできる小ぶりのデスクでも良いと感じられませんか。

デスクを小さくすることで、新たにスペースが生まれますよ。

工夫ポイント③共有スペースを見直す

共有スペースを見直してみましょう。

たとえば、
・会議室は月1回しか使ってない
・ほとんど使われていない休憩室
・来訪者はほとんどこない＝応接室を使っていない
など。

結論、複数の用途をその空間に持たせてみましょう。

たとえば、
・会議室をやめて、フリースペースと来訪者向けの応接室を兼ねる
・応接室をやめて、コーヒーバーを設置したリフレッシュスペースにする
などのアイデアが挙げられます。

使われていないスペースを、活かせる工夫はいくらでもあります。

事務所の移転をキッカケに見直してみると良いでしょう。

まとめ：事務所の移転は従業員の働きやすさを意識しよう

事務所を移転するお客様へ、内装レイアウトの考え方についてお伝えしてきました。

事務所は、安全性があり機能性も高く、快適な空間を意識してレイアウト設計しましょう。

安全性＝ゾーニングと動線確保から成り立ちます。

人がぶつかりやすい動線や、扉を開いたら通路を塞いでしまうようなレイアウトでは、従業員もベストなパフォーマンスを発揮できません。

仕事の効率がUPするよう工夫された事務所であれば、従業員にとって働きやすい環境となります。

仕事をするのに快適な環境であればあるほど、仕事へのやる気やモチベ―ションUPに繋がりますよね。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのに不安はつきものです。

その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取れっていけるからです。

これからオフィスを移転するのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。

TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。