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2020.09.15オフィスデザイン

社員間コミュニケーションを促すオフィスデザインとは?

いかなる業種であっても社員同士のコミュニケーションは仕事や人間関係を円滑にするために重要なファクターです。 そしてオフィスは従業員が多くの時間を過ごす場所であり、オフィスデザインのクオリティは社員の心理的コンディションやモチベーションにも影響を及ぼします。 今回は社員間のコミュニケーションを促すにはどのようなオフィスデザインが効果的であるかを見ていきましょう。

社員間のコミュニケーションが活性化する事のメリット

社員間のコミュニケーションを活性化させる事にはいくつかのメリットが存在します。

まずは自社が抱えるどのような課題を解決したいのか、社員間のコミュケーションを促す事でその課題は解決出来るのかを把握しておきましょう。

社員の離職率が下がる

現代の日本は少子高齢化に伴って労働人口の減少が問題となっています。

採用募集をかけたところで必要とする人材がすぐに見つかるとは限らないため、企業としては現在抱えている社員の離職は大きな痛手となってしまうでしょう。

そして男女共に離職の理由として多く挙げられるのが「職場の人間関係」なのです。

社員同士のコミュニケーションが活性化すると良好な人間関係が構築され、同僚や上司に仕事上の悩みを相談しやすい環境が整います。

立場の上下関係なく会話しやすい空間・雰囲気作りは、企業にとって生命線と言っても過言ではないでしょう。

生産性が向上する

世の中、一人で完結する仕事というものはそう多くありません。

ほとんどの仕事では役割分担がなされており、チームや部署に分かれて業務を行っていると言えるでしょう。

複数人で仕事をこなす際に基本となるのはやはりコミュニケーションです。

「報・連・相」という言葉もある通り、仕事を効率的かつ正確に行うためには社員間での情報共有が重要になります。

オフィスの内装が心理的あるいは物理的に社員間のコミュニケーションを促すデザインになっているだけでも、仕事の生産性を向上させる事は可能なのです。

オフィスのレイアウトを変更する

企業において従来のオフィスレイアウトは、4~6人程度のデスクを向かい合わせて班を作る「島型レイアウト」と呼ばれるタイプが一般的となっていました。

島型レイアウトには「フロア面積や設備を効率的に利用出来る」「グループの中では密なコミュニケーションが期待出来る」といったメリットがあります。

しかしその一方でデスクが内側を向いているためグループ外とのコミュニケーションが取りにくいというデメリットもあるのです。

もちろん島型レイアウトが悪いという訳ではなく業種に合わせたレイアウトを施す事が重要ですが、一般的には以下のレイアウト方法が幅広い社員間でのコミュニケーションを促すと言われています。

フリーアドレス型

一般的なオフィスレイアウトでは各社員に所定のデスクが割り当てられ、出勤したら定位置で業務をこなす事になります。

フリーアドレス型と呼ばれるレイアウトではこうした概念を撤廃し、社員に対して固定のデスクを割り当てる事をしないというのが最大の特徴です。

隣や向かいに座る社員が毎回異なるため、幅広い社員とコミュニケーションを取れるというメリットがあります。

フリーアドレス型では仕事に必要となる機材や書類は社員が各自で管理するのが通例です。

幅広いコミュニケーションと多様な人間関係の構築が期待出来るフリーアドレス型ですが、万能なレイアウトという訳ではありません。

フリーアドレス型はその自由さが魅力の反面、周りの環境が変化しやすいため業種によっては仕事に集中しにくくなるというケースも考えられるのです。

専門性が高い、あるいは個人裁量性の高い業種でフリーアドレス型レイアウトを採用する場合には別途作業に集中出来るスペースを用意するなど工夫が必要になります。

また、フリーアドレス型は社員が毎回荷物を持ち運びする事が前提となるため、書類や機材を多く置きにくいという点もデメリットです。

プラザ型

社員のデスクは固定したままコミュニケーションを促したいという場合には、オフィスの中心から放射状にデスクを配置するプラザ型を試してみるのも良いでしょう。

中心部にはコピー機や書類棚など社員共有の備品を配置しておく事で、自然と顔を合わせる機会を作り出す事が出来ます。

また、オフィス内は外周をぐるっと周って移動する事が多くなるのでフロア全体の社員とコミュニケーションが取りやすくなるのです。

ただし、歩行距離が増える傾向にあるのでオフィス内の移動が多い業種の場合は業務効率に影響する場合があります。

また、建物の構造によっては電源や配線の確保といった点にも苦労する可能性があるので注意しましょう。

パーテーションを撤去する

仕事に対する集中力の確保や個人プライバシーの観点から、デスクとデスクの間や部署の区切りごとにパーテーションを設けている企業も少なくありません。

確かにパーテーションによって社員の個人的な空間をある程度確保するという効果は期待出来るでしょう。

しかし視線が遮られてしまう事で、どうしても他の社員や部署とのコミュニケーションは少なくなりがちです。

前述のような大規模なオフィスレイアウトの変更は大きな効果も期待出来ますが、一方で手間やコストも必要となり実施直後は困惑する社員も多いでしょう。

コミュニケーション対策の最初の一歩としては、まずパーテーションを撤去してみるというのもおすすめです。

撤去後の社員の様子を注意深く観察し、必要に応じて他にも施策を講じると社員からの反発も少なくなります。

休憩スペースやカフェの設置

社員同士がコミュニケーションを取るのは何も業務をこなしているタイミングだけではありません。

例えば一息つくために休憩する際に同僚や上司と顔を合わせる事があれば、そこでも仕事やプライベートの話題でコミュニケーションが発生するでしょう。

もし自社のオフィスに休憩スペースが無い、あるいは休憩スペースがあっても快適なものではないようであれば整備を検討してみるのがおすすめです。

質の良いクッションやソファー、観葉植物を設置した上でなるべく開けた空間を確保するのが良いでしょう。

壁紙や照明は比較的明るめのものにするとコミュニケーション促進効果が期待出来ます。

また、少々コストはかかりますがオフィス内にカフェスペースを設けるのも有効です。

ドリンクは人間同士のコミュニケーションのきっかけになりやすく、リラックス効果も期待出来るので普段の仕事中よりも突っ込んだ話題で話せるようになる事もあります。

既にカフェスペースを取り入れてる企業の中には、カフェと併せてオープンキッチンを設けて軽食を提供しているところもある程です。

予算やスペースにゆとりがあるようであれば、こうしたカフェスペースを整えてみるのも一考でしょう。

会議スペースにも工夫を

会議やミーティングはチームで仕事を進める上で避けては通れない業務と言っても良いでしょう。

会議室は社員同士で顔を合わせて情報共有やアイディア出しをするなど、正にコミュニケーションを取るための場所です。

通常、会議には資料の作成や会議室の予約など一定の準備が必要となります。こうした準備作業に時間と手間を取られる事を嫌い、あえて会議を減らしているという企業も珍しくはありません。

しかし会議が減ってしまえば必然とコミュニケーションの時間も減ってしまうでしょう。

こうしたジレンマを解決する方法としては、社員同士が気軽に会議出来るスペースをオフィス内に複数設けておくという取り組みがあります。

あえて密室空間の会議室ではなく、気軽に利用出来るようにオープンスペースとしてデスクとソファ・チェアを設置しておくのです。

簡易的なパーテーションを設けて最低限の集中力確保や意識の切り替えを促すと良いでしょう。

自社にマッチしたオフィスデザインで社員間のコミュニケーションを促そう

コミュニケーションは得意な人も居ればそうでないという人も居ます。

しかし同じ企業に勤める仲間として一緒に仕事を進める上で、円滑なコミュニケーションは必要不可欠と言っても良いでしょう。

企業としてまず最初に出来るのは「コミュニケーションが取りやすい環境を整える」という事なのです。

コミュニケーション促進の取り組みにはいくつかのアプローチ方法がありますが、どの手法もメリット・デメリットがあり万能なものではありません。

社風・予算・スペース・社員の要望などを十分考慮した上で、自社に適した取り組みを行って社員同士のコミュニケーションを上手に活性化させましょう。