新規オフィスを開設したり、オフィス移転をするときにはせっかくならおしゃれなオフィスデザインにしたいと考えることが多いでしょう。 確かに美観を重視すると魅力的な仕上がりになりますが、オフィスデザインでは機能性を重視することも欠かせないポイントです。ここでは、機能性にこだわるオフィスデザインのメリットや考え方についてご紹介します。

オフィスの本来の意味を考えよう

オフィスデザインをする際には、オフィスの本来の意味をよく考えることが大切です。おしゃれなオフィスデザインが世界的に流行しているのは確かですが、美観を優先しすぎてしまうと業務上の問題も起こり得るので注意しましょう。

オフィスは本来、従業員が事業のために必要な業務を行うためのスペースです。つまり、そのオフィスに集まっている従業員がスムーズに仕事を進められるように設計されているのが理想です。

オフィスデザインを少し変えるだけで、業務の状況も事業の進み方も従業員のモチベーションも大きく左右されます。そのため、オフィスデザインをするときには機能性を重視することが欠かせません。

機能性を求めるとコストがかかる場合もありますが、おしゃれなデザインをする場合も同様です。新しいオフィスを作り上げるためにかけられるコストには上限があるでしょう。

その枠内で両者のバランスを取り、高いコストパフォーマンスを発揮するオフィスに仕上げることが大切です。特に機能性は従業員の業務の効率に大きく影響するため、長期的な視野で考えるとコスト削減につながります。

その点も加味して、機能性を優先したオフィスデザインを考えるのが合理的と言えます。

オフィスデザインによって業務の改善ができる

機能性重視のオフィスデザインにすると業務を改善することができます。具体的にどのような効果が得られるのかを見ていきましょう。

個々の業務に合わせた環境を作れる

オフィスデザインによって、従業員が個々に行っている業務の効率が向上します。担当している業務の性質によって適している環境が異なるからです。

従業員の人数や業務内容に応じてスペース配分やレイアウトをすると、常に最適な環境で業務を進められます。例えば、経理などの業務は一人で作業する内容が多く、電話で社外とのやり取りをすることも多いでしょう。

また、プログラマーが開発をしているときには周りからの干渉があると考えが乱れてしまって仕事が進みにくくなる場合があります。このような業務の担当者には、独立した環境を与えると業務効率が上がります。

それに対して、企画職や営業職では意見交換が重要です。オープンスペースにして自由に交流できるようにすると、業務が加速されるでしょう。

動線の無駄を省いて効率化ができる

無駄な動線があると業務負担が大きくなることは否めません。オフィスデザインによって最適な動線を作り上げることにより、業務全体を効率化できます。

小さな規模では、部屋の中でデスクから複合機に向かう動線であっても遠回りしなければならないと何度も往復するのが大変でしょう。担当業務に合わせてデスクと複合機の位置を決め、通路を適切に確保すれば動線が最小化されます。

もう少し大きな規模では他部署とのやり取りについて考え、印刷された書面のやり取りが多い部署同士、対面でのコミュニケーションが求められる部署同士を近くに配置すると動線の無駄がなくなります。

このような工夫をすると、従業員の負担も少なくなって残業も減るでしょう。

コミュニケーションを促進させられる

オフィスデザインの仕方によっては、従業員同士のコミュニケーションを促進することが可能です。フリーアドレスはコミュニケーション重視のオフィスデザインで最もよく選ばれています。

デスクが固定されていないことから、その日の業務に適した環境を従業員が自分で選べるのが魅力です。グループディスカッションが必要なときにはそのメンバーで集まり、一人で黙々と作業をしたい場合には個室を選ぶというやり方ができます。

開放的なオフィススペースを用意すると、一人で作業をしている同僚にも話しかけやすいでしょう。

隣の席を取るだけで話の機会を手に入れやすくなるので、デスクが固定されている状況に比べて従業員が自由に同僚とコミュニケーションを取れるデザイン方法です。

来客への対応を円滑化できる

来客があるオフィスの場合には、スムーズかつ効果的な対応をできるようなオフィスデザインもできます。来客対応のための受付や応接室を用意するのが典型的な方法です。

従業員が働いているスペースは業務効率を優先し、来客が見る受付や応接室はおしゃれに仕上げるといったやり方もできます。

エントランスにインターホンを用意して、担当者のデスクからカメラで状況を見られるようにレイアウトすると来客対応の負担も減らせます。来客が多いオフィスでは社内外からの評判が良くなることから魅力的なデザインの仕方です。

オフィスデザインは従業員のメンタルも動かせる

オフィスデザインの仕方によって業務を円滑に進められるようになるだけでなく、従業員のパフォーマンスも向上させられます。近年は従業員のストレスチェックが義務付けられ、メンタル面の管理も求められるようになりました。

オフィスデザインには従業員のメンタルに働きかける力がありますので、どのような効果が得られるのかを見ておきましょう。

業務効率化によって負担が減る

オフィスデザインの工夫によって、従業員が各々の業務を効率的に行えるようになると負担が減ります。業務が山積みになっていて今までずっと残業の日々を過ごしてきた人も、スムーズに業務をこなせるようになって楽になるでしょう。

動線が減ったり、集中できる環境が手に入ったり、他の人からのサポートを受けやすい状況が生まれたりすることで、いつも時間がかかっていた作業も短時間で終えられるようになる場合もあります。

業務負担の軽減は従業員のメンタル面にポジティブに働くので、ストレスに悩んでいた人も前向きな気持ちを取り戻せるでしょう。

スムーズに作業できるので快適になる

オフィスデザインを徹底して現場に合わせると、従業員はスムーズに作業を進められるようになります。動線が短くなって余計な負担がなくなるのもプラスに作用するでしょう。

フリーアドレスなら今日の業務を進める上ではあの人のサポートが必要だとわかっていたら、その近くで仕事をすることが可能です。オフィスのデザインやレイアウトの変更は作業環境の改善に直結するので、従業員の満足度が高まります。

空間から受ける印象でモチベーションも上がる

おしゃれなオフィスデザインは従業員のメンタルにプラスに働くことが多いのは確かです。オフィス空間から受ける印象によって、従業員のモチベーションは大きく左右されます。

ただ美しければ良いというわけではなく、働きたいという気持ちを高めてくれるデザインになっているのが大切です。集中力が求められる仕事では気持ちを落ち着ける必要があるので、白や青を基調としたデザインが有効です。

コミュニケーションが重要な業務では、明るくて開放感がある空間にすると活発なやり取りが進みます。従業員が働く空間のデザインをすることで、いつも前向きな気持ちを持ち続けられるようになるでしょう。

オフィスは機能性を重視してデザインしよう

おしゃれなオフィスデザインにするのも魅力がありますが、オフィスの本来の意味を考えると業務効率を考えて機能性を重視したデザインにするのが大切です。

仕事のしやすさという観点から従業員の働く環境を改善することに直結するため、従業員のメンタルケアやモチベーションアップにもつながります。現場で行われている業務を整理して、快適に働けるオフィスデザインに仕上げましょう。