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2021.01.13コラム

「今までのオフィス」と「これからのオフィス」

「今までのオフィス」と「これからのオフィス」

当記事では「これから新しくオフィスを設けたい」とお考えのお客様へ”時代に合ったオフィスの在り方”についてお伝えしていきます。

結論から言いますと、オフィスは社員が働きやすい環境であるべきです。
「社員が働きやすい」を、より具体的に言い表せますか?

新しい生活スタイルと共に、働き方も新しく生まれ変わっていきています。
そんな状況の中にも関わらず、オフィスだけが今までと同じスタイルであっていいのでしょうか。

生活スタイルが変わった
働くスタイルが変わった

のであれば、オフィスも変化に合わせて”在り方”を変えていくべきです。

”時代に合ったオフィス”にするということは、新しいニーズに応えられる会社であるということになります。
”変化への対応”は、すなわち”変化に恐れず、生き残る戦略を取れる”とも言い換えられます。

人々の今の生活スタイル、働くスタイルに合わせたオフィスでなければ「”絶対にオフィス勤務のみ、テレワーク禁止!”という働き方が原因で会社から離れる…」なんてことに成りかねません。

これからはどんなオフィスが適しているのか、当記事でズバリお伝えしていきます。

今までのオフィスとは

今までのオフィスとは

今までのオフィスのスタイルは以下のようなイメージです。

[今までのオフィスの特徴]
・端っこに上司の席
・各人の机にはサイドキャビネット収納
・社員同士が向き合って座るデスク配置
・OO部や△△課ごとに集まった島型レイアウト

なぜ、このようなオフィスが今までの”当たり前”だったのでしょう。
それは以下のような機能面を重要視していたからです。

[今までのオフィスに求める機能面]
・組織図を意識した座席配置にしたかったから
・書類やファイリングを収納するためのサイドキャビネット
・OO部や△△課などの集団ごとで分担して仕事を進めるため
・社員同士が向き合う+上司加わる=コミュニケーションがスムーズ
・OO部や△△課それぞれのコミュニケーションが取りやすいようにするため

あくまで重要視していたのはコミュニケーションと機能面です。
”個人のパフォーマンス”や”個人のモチベーション”のためにオフィスの在り方を考えることは、今ほど無かったと言えます。

これからのオフィスは4つの要素を意識しよう

これからのオフィスは4つの要素を意識しよう

重要なのは、オフィスの在り方を改めるという点です。
取り入れるべき要素は以下の通りです。

[これからのオフィスに取り入れるべき要素]
①会社が目指しているビジョンの”共有、浸透化”ができる環境であるべき
②チームワークのレベルを上げる環境であるべき
③他部署とのつながりを作れる環境であるべき
④働き方を選べる環境であるべき

「テレワークが一般化されるようになったから、オフィスを小さくしよう」と安易に捉えることはオススメしません。
テレワークが当たり前になってきたからといって、オフィスそのものが無くなるわけではないからです。

それぞれの要素から『働き方が変わってきたからこそ、オフィスとしてどうあるべきなのか』をお伝えしていきます。

これからのオフィスに必要なこと①会社のビジョンを”共有、浸透化”する環境

1つ目は、オフィスを『企業のビジョンや戦略を社員に共有、浸透すること』に活用することです。

テレワークやリモートワークですと、どうしてもコミュニケーションが最小限になってしまいます。
であればオフィスそのものを、社員と経営層とのコミュニケーションを取る場として活用するべきです。

代表者のスピーチ、経営層、上司との面談などの”リアルな対面”を通して「企業が目指しているもの」「戦略は何か」をシェアしていく。

企業としてのビジョンをシェアされることで、社員それぞれのパフォーマンスUPが期待できます。

これからのオフィスに必要なこと②チームワークのレベルを上げる環境

これからのオフィスに必要なこと②チームワークのレベルを上げる環境

2つ目は、チームワークのレベルを上げられる場にすることです。

社員一人一人が、企業のビジョンに向かって業務をこなして行く中で、時としてチームで動かなければならない場面が出てきます。

テレワークやリモートワークが増えてきている中、時折オフィスで顔を合わせ「どんな感じ?」「調子はどう?」というコミュニケーションを取れる場であるべきです。

チームワークは、お互いの信頼があってこそ、パフォーマンスが上がります。
社員同士の信頼は、コミュニケーションから成り立つものです。

これからのオフィスに必要なこと③他部署とのつながりを作れる環境

3つ目は、他部署とのつながりを作れる環境にすることです。

中々関わることのない他部署と、つながるような環境を作れば、問題解決の機会が増えます。
これまでのオフィスでは、例え同じフロアだったとしても「他部署だから時間がかかる」というように問題解決までに時間がかかるケースがみられました。

そうではなく「直接会って話せばすぐに解決できる…」といったように、”他部署とつながれる場所”が、これからのオフィスの”在るべき姿”とも言えます。

これからのオフィスに必要なこと④働き方に選択肢がある

これからのオフィスに必要なこと④働き方に選択肢がある

4つ目は、働き方が選べる環境であるべきだ、という点です。

社員の中には「会社の方が仕事がしやすい」という人もいれば「場所を選ばずに働ける方が良い」と考える人もいます。

働き方が選べればそれぞれの社員のモチベーションUPに繋がります。

モチベーションが上がれば、生産性も上がります。
生産性が上がれば、それが自ずと、企業としての経営力がUPします。

働き方が変化したことでオフィスに求められる3つの環境ポイント

働き方が変化したことでオフィスに求められる3つの環境ポイント

働き方の変化に合わせて、オフィスとしてどうあるべきか。
具体的にお伝えしていきます。

①オフィスの広さを最低限にする
②社員同士のコミュニケーションが取りやすい場を作る
③ABWを導入する

それぞれ詳しくお伝えしたします。

これからのオフィスの環境①オフィスは必要最低限の広さに

1つ目のポイントは、オフィスの広さです。

最低限のスペースとして執務スペースは設けておくべきです。
社員同士のフォーマルなコミュニケーションの場として必要だからです。

数人で集まってミーティングする場は、オフィスとして必要な機能面でもあります。

これからのオフィスの環境②社員同士のコミュニケーションがより一層とりやすい環境

これからのオフィスの環境②社員同士のコミュニケーションがより一層とりやすい環境

2つ目は、社員同士のコミュニケーションが取りやすい場を設けることです。

具体的には、カフェコーナーや食堂などのリフレッシュできる場を指します。

インフォーマルな空間だからこそ、リフレッシュでき、社員同士が気ままにコミュニケーションできるようになります。

コミュニケーションを通して、信頼感が生まれるのと同時に、思わぬところで問題解決や作業の効率UPに繋がるでしょう。

これからのオフィスの環境③ABWの導入

3つ目は、ABW (Activity Based Working) を導入することです。

ABWとは『状況に合わせて最適な働き方を選べるワークスタイル』を指します。

具体的には以下の通りです。
・オープンな共有スペースがある
・気軽に会議ができるブースがある
・電話会議ができる個人ブースがある
・リモートや対面など目的に合わせた会議室がある
・家だと集中できない社員にはオフィスでの仕事も可能
・コワーキングスペースやサテライトオフィスが社員の住んでいるエリアにある

など、色々な状況に合わせた、フレキシブルな環境を設けているのが特徴です。
ABWを進めていくことで、社員のモチベーションと生産性UPに繋がります。

オフィスは”目的があって訪れる”場所にする

オフィスは”目的があって訪れる”場所にする

これからのオフィスは『仕事があるから行く』のではなく『目的があるから行く』という形になっていくでしょう

例えば「オフィスに今、〇〇さんがいるから行く」や「これからオフィスのリフレッシュエリアでランチミーティング。その後は在宅勤務で行おう」といったイメ―ジです。

これからのオフィスは『リアルにコミュニケーションを行うための場』として、成り立っていくことが考えられます。

これからの働き方もオフィスの在り方も進化わっていく

これからの働き方もオフィスの在り方も進化わっていく

オフィスオープンを検討しているお客様へ、これからのオフィスの”在り方”についてお伝えしてきました。

新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化してきています。

これからのオフィスは、
①会社が目指しているビジョンの”共有、浸透化”ができる環境であるべき
②チームワークのレベルを上げる環境であるべき
③他部署とのつながりを作れる環境であるべき
④働き方を選べる環境であるべき

といった要素が求められ、そのための環境づくりとして、
①オフィスの広さを最低限にする
②社員同士のコミュニケーションが取りやすい場を作る
③ABWを導入する

ことが必要だと考えられるようになってきました。

テレワークやオンラインを活用した今のワークスタイルが、いかに作業効率を上げているか。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りが求められるようになるでしょう。

集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
「他にどんな見本があるか気になる」

という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。
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