「オフィスの会議室が足りないんじゃない…どうしたらいい?」というお客様への記事です。

結論から言いますと、改善策は3つあります。
以下の3つです。
①個人ブースを設置
②会議室を改造する
③フリースペースを設ける

上記3つの案であれば、大々的にオフィス内を工事しなくても「WEB会議したいのに部屋が無くて困った」という悩みが解消されるでしょう。

当記事では「テレワークが増えたのにWEB会議できる部屋がなくて困った」
このように悩まれているお客様へのヒントをお伝えしていきます。

Web会議が多くなると会議室の予約が混雑する

「テレワークが増えたからこそ、会議室が足りない…」
パッと聞いただけですと「どういうこと？」と混乱するかもしれませんね。

ですが実際は、テレワーク、リモートワークが普及してきたことで、会議室が足りなくなるという現象が起こっています。

理由は Web 会議する機会が増えたからです。
テレワークでオフィスに集まらなくなったからこそ、オンラインで会議する機会が増えてきました。

結果「会議できる場所がない!」という事態が起こるようになってきたのが現状です。

会議室の予約が取れないと会議がしにくくなってしまう

会議室の予約が取れない状況が続くと、会議そのものができなくなってしまいます。

社員同士ならともかく、クライアントさんとの会議となると、どこでも良いという訳には行きませんね。
周りに会議の様子が知られないような場所が好ましいケースがほとんどです。

「大事な会議なのに会議室が無い…会議できない…」
そうならないようにするためのアイデアは次の通り。

①個人ブースを導入する
②会議室を改装する
③フリースペースを作ってみる

それぞれ詳しくお伝えしますね。

アイデア①個人ブースの導入

1つ目のアイデアは『個人ブース』を取り入れることです。

個人ブースとはこのようなものを指します↓
参照：『集中ワークブース』

個人ブースがあれば、オフィスそのものを大きく改装する必要はありません。
会議室を増やさずとも、WEB会議ができるようになるのは大きなメリットと言えるでしょう。

WEB会議のために使用するのはもちろんですが、一方で「集中して作業したい」という社員にも実用性のあるアイテムです。

アイデア②会議室の改装

2つ目のアイデアは、会議室を改装することです。

改装といっても大きな内装工事をする必要はありません。
パーテーションを使用してみましょう。

複数のパーテーションを、何区画かに分けられるように設置してみるだけ。
すると、1つの会議室の中に、複数もの作業スペースが生まれることになります。

パーテーションで周りの視線を遮られるようになり、会議できる環境として成り立つでしょう。

注意点としては、会議中はイヤホン使用を前提とすること。
WEB会議中の、PCから発せられる声だけは、パーテーションでは抑えられません。

アイデア③フリースペースの製作

3つ目のアイデアは、フリースペースの製作です。

「フリースペースだと意味がないのでは?周囲が気になるのでは?」と感じられるかもしれません。

そこで、フリースペースを「仕事上自由に使えるスペース」として制作しましょう。
普段仕事をする執務スペースですと、常に周りに社員がいて、視線や雑音が気になりがち。

ですが、執務スペースから離れた場所にフリースペースを設ければ、周りを気にせずWEB会議に対応できます。

手軽に導入できる「個人ブース」がおすすめ

WEB会議のためのスペース作りを3つお伝えしましたが、オススメは個人ブースの導入です。

WEB会議のためだという点から見れば『個人ブース』の導入で、比較的低価格で済み、かつ、機能性が高いことで悩みが解決されるからです。

WEB会議だけでなく、個人的に「今は集中したい!」という時にも個人ブースが役に立ちます。
また、個人ブースを複数設置するだけで、組織全体のパフォーマンスUPが期待できます。

WEB会議のために”会議室”を新たに作らなくても良い

会議室が足りないとお悩みのお客様へ、今のオフィスの状況をクリアできるアイデアを3つお伝えしてきました。

具体的には、
①個人ブースを導入する
②会議室を改装する
③フリースペースを作ってみる

の3つのアイデアが挙げられます。

中でも、個人ブースは、コロナが収束した後にも需要が高まっていくと考えられます。
理由は、一般化されつつある”新しい働き方”を、コロナが流行る前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

テレワークやオンラインを活用した今のスタイルが『いかに作業効率を上げているか』
そして、個人のペースを尊重することが『いかに生産性を上げているか』ということを、多くの人々が認識されるようになってきました。

新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化してきています。
社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
「他にどんな見本があるか気になる」

という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。
＞＞『集中ワークブース』を詳しく見てみる