「このままテレワークが増えると、オフィスっていらなくなるのでは?できれば残しておきたいのだが…」というお客様への記事です。

当記事では、アフターコロナに向けてオフィスがするべきことをお伝えしていきます。

結論から言いますと、以下の3つを検討してみましょう。
・オフィスレイアウトを変える
・急なWEB会議用に対応できるようなスペースを作る
・テレワークスタイルでもフェアにマネジメント、社員評価ができる環境にする

業種次第ではありますが、例えこの先社員全員がテレワークメインになったとしても、オフィスそのものは維持しておくべきです。

問題は『オフィスの在り方を改めなくてはいけない』という点です。
テレワークが普及される前と変わらないオフィスのままでは、機能そのものがデメリット化してしまいます。

アフターコロナに向けて、オフィスがどうあるべきか、当記事で理解を深めていきましょう。

コロナ禍ではこれまでのオフィススタイルが逆にデメリットになる

これまでのオフィスは、一般的に、
・決まった席で作業できる
・作業に問題ないシンプルな空間
・必要最低限な設備しかない休憩室
・作業効率よりも機能面を重視した執務室
などの特徴が挙げられました。

「社員みんなが同じ時間、同じ場所に集まってお仕事をする」という働き方をベースにレイアウト設計をされてきたためです。

最低限、人数分のスペースを確保し通信環境や安全性を保っていれば良いので、自然と代わり映えしない質素な印象のオフィススタイルが多く見られていました。

ですが、現代のように働き方が多様化すると、オフィスに求められる環境と役割が変わっていきます。

『働き方の多様化受け入れ』の姿勢を見出だせない企業のままですと、社員の不満、不信感を増やしてしまいます。

コロナ禍におけるオフィスの課題をクリアするにはデメリットを緩和すること

今後オフィスは、テレワークやリモートワークが進んでいる今の状況に適応させた形に進化させなくてはいけません。

具体的には、以下を実行しましょう。
・オフィスのレイアウトを変える
・WEB会議が円滑に行える環境設備を整える
・マネジメント、社員評価が平等に行える環境にする

それぞれ詳しくお伝えしますね。

オフィスのデメリットをカバーする方法①オフィスレイアウトの変更

1つ目は、オフィスレイアウトを変えることです。

具体的には、以下のように変えてみましょう。
・執務室をフリーアドレス制にする
・リフレッシュルームを設ける
・デザイン性の高い内装にする

業務に大きく支障がなければ、従来の固定席タイプのレイアウトでテはなく、フリーアドレス制を導入してみましょう。

まだ、作業デスクや会議室の他に、リラックスできるスペースや気軽に立ち話ができるスペースを設けましょう。
普段会話する機会のない社員とのコミュニケーションが生まれ、会話から新しいアイデア発見が期待できます。

また、コーポレートカラーを取り入れたり、企業のビジョンを体現化したようなデザインにするのも効果的です。
人材採用の際のアピールになったり来訪者の関心を高めることにも繋がります。

オフィスのデメリットをカバーする方法②Web会議が円滑に行える環境設備

2つ目は、WEB会議に対応できる環境にする、という点です。

具体的には
・PC、ネット環境を整える
・『個人ブース』を取り入れる
ということす。

社員同士、上司、部下とスムーズにやりとりするには、WEBカメラ付きのパソコンと安定かつ高品質な通信環境が必要です。

また『テレワーク社員が増える＝オンライン対談、WEB会議が増える』ということなので、個人ブースを設けることも検討しましょう。
オフィス勤務者の中には、周囲に聞かれたくない会議をオンラインで行うこともあるでしょう。

「会議室を使いたくても空いていない…どうしよう…」
個人ブースがあれば、このような状況をクリアできます。

オフィスのデメリットをカバーする方法③マネジメントや評価制度に支障がない環境整備

3つ目は、マネジメントしやすい、かつ社員への評価を平等にできる環境にする、という点です。

具体的には、
・出勤、退勤の管理
・作業進捗状況の管理
などが挙げられます。

テレワークでは、出退勤の可視化ができません。
出社した時のように、社員の勤務中の様子を直接見られません。

極論ですが『テレワークしている、していない』『オフィスに出社している、していない』に関わらず、平等に評価できるようにしましょう。

具体案としては、以下が挙げられます。
・評価方法を統一する
・評価項目を分かりやすくする
・目標を管理できるような制度を取り入れる

『出社している社員だけ、評価を上げる』というのは、働き方の多様化を受け入れていることになりません。
いろんな働き方をする社員全員を平等に評価できるよう、マネジメント、評価制度を改めましょう。

オフィスのレイアウトを変えるなら一人当たりの占有面積を前提に考えよう

コロナ禍になる前、ほとんどのオフィスでは出社率が100％でした。
当時の一般的な一人あたりの占有面積は約6㎡（畳約3.5帖分）です。

それがテレワークの普及により、出社率が約50％になるとしましょう。

3密を回避することを前提とするので、一人当たりの占有面積は14㎡のスペースを確保することになります。

結果的に、座席数を減らすことになります。
コロナ禍になる前の状態よりもかなり広々する印象ですね。

その代わり、大人数が収容できるような会議室を減らしましょう。
同時にWEB会議に使える個室ブースを増やしましょう。

コロナ禍になる前ではあまり考えられなかった「社員の快適さ、居心地の良さ」を企業として社員に提供できることに繋がります。

まとめ：アフターコロナに合わせてオフィスも変わらなければならない

テレワークが増えてもオフィスを残したいとお考えのお客様へ、アフターコロナに合わせて改善するべきオフィスの課題についてお伝えしてきました。

業種次第ですが、テレワークやリモートワークは今後も増えていくでしょう。
例え「コロナの不安が収まる状況になったとしても」です。

理由は、社員のライフワークバランスが整うことで、仕事へのパフォーマンスUPに繋がるからだと言われています。
であれば今後は、出社する社員の満足度が下がらないよう工夫、改善が必要です。

具体的には
・オフィスのレイアウトをフリーアドレスに変える
・急なWEB会議にも対応できるよう個人ブースを設ける
・どこで働いていても、マネジメント、社員評価が平等に行える環境にする
ことを心得ましょう。

新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化しています。
今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

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