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2021.05.03コラム

オフィスの”見える化”とは?”見える化”はどのような影響を与えるのか

オフィスの”見える化”とは?”見える化”はどのような影響を与えるのか

「オフィスを”見える化する”ってどういうことですか」
「オフィスを”見える化”するとどんな効果があるのでしょうか」
というお客様への記事です。

当記事の内容↓
・”見える化”すると得られる効果
・どんな企業に”見える化”が必要なのか

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

ここでいうオフィスの”見える化”とは、目で見たときに人、もの、状況が把握しやすくなる状態を指します。

オフィスを”見える化”することで、大きく感じられるプラスの効果は3つです。

よく
「作業効率をUPさせたい」
「社員が過ごしやすいと感じるオフィス環境にしたい」
という声を聞きます。

そんな悩みには、意外にも『オフィスの”見える化”』で、解決できてしまうかもしれませんよ。

お客様には「オフィスを”見える化”したら悩みが解決できた!」と、なっていただきますね。

オフィスの見える化とは?

オフィスの見える化とは?

オフィスの”見える化”とは、以下を指します↓
・『ここは〇〇ができる場所』とエリアが分かる状態
・社員が『いつ、どこに、何人いるか』が把握しやすい状態
・『どんなモノがどこにどれくらいあるのか』が分かりやすい状態

ここでお伝えしたいのはオフィスの”見える化”は『可視化』するとは違います。

可視化は、見えないもの、ことを見えるようにすることです。
一方で”見える化”は、意図して見ようとしなくても「見たいな」と意識しなくても、見える状態を指します。

言い換えるならば、否応なしに見える状態。
目に入った情報がすぐに分かる仕組みになっているのが見える化です。

”見える化”の対象は、人だけではありません。
オフィスの中での混雑状況、モノ、エリアといったすべての要素がひと目で分かる。

そんな状態を目指すのが”見える化”です。

オフィスを”見える化”する方法

オフィスを”見える化”する方法

オフィスの”見える化”をする方法は次のアイデアが挙げられます↓

[オフィスの中に対してできること]
・その場から全体を見渡せる状態にする
・入り口からオフィスの奥までを見えるようにする
・部署と部署の間に壁やパーティションを設けない

[モノやエリアに対してできること]
・ICカードなどの管理システムを使う
(滞在人数を把握するするため)

・会議室などの予約状況を可視化する
(会議室の入り口にスケジュール用のボードを設置、ツールでシェアする、など)

そのときの”今”を、分かりやすくするには、数字やツールを活用していきましょう。

オフィスの”見える化”で期待できる効果とは

オフィスの”見える化”で期待できる効果とは

オフィスを”見える化”して得られる効果は、下記が挙げられます↓

・人の居場所がわかる
・部屋や座席の空き状況が分かる
・勤怠状況が分かりやすくなる

すでに軽くお伝えしてありますが、ここからはもう少しだけ詳しく解説していきますね。

オフィス×”見える化”の効果①人の居場所がわかる

1つ目は、人の居場所が分かりやすくなる、という点です。

”見える化”で、人の居場所が分かりやすくなる理由は、モノが最小限に留まるから。

見える化するということは、ひと目見て状況が分かるようにしていくこと。
自然と、全体を見渡せる空間になるので、社員同士、お互い現状を把握できる、共通認識を持てます。

一目でわかる組織の見える化は、オフィスに訪れる学生や外部の人にも好印象を与えます。

オフィス×”見える化”の効果②部屋や座席の空き状況がわかる

オフィス×”見える化”の効果②部屋や座席の空き状況がわかる

2つ目は、部屋や座席の空き状況、使用状況が分かる、という点。

理由は、見えるものを人だけにしていないから。

数字、使用中などのサインをとおして、現状が分かりやすくなります。

文字通り、誰が見ても分かる状態、同じ認識ができる状態が”見える化”なのです。

オフィス×”見える化”の効果③勤怠状況が把握しやすい

3つ目は、勤怠状況が把握しやすい、という点です。

勤怠状況が把握しやすくなる理由は、その人がそこにいるかが、分かるようになるから。

社員の勤務状況は、直接本人をみるだけではありません。

たとえば、
・マグネット
・スケジュールボード
・所在データがわかるツール
などを活用してもOK。

残業防止にもなりますね。

見える化はフリーアドレスやABWを導入している企業に重要

オフィスの”見える化”で期待できる効果とは

結論を先にいいますと”見える化”は、オフィスレイアウトがフリーアドレスの場合と、ABWを導入している企業にこそ、活用して頂きたい。

なぜなら、見える化することで業務効率化につながるからです。

たとえば、
フリーアドレスのオフィスを見える化した場合↓
・誰がいるか分かる
・何をやっているか分かる
・手詰まっているかどうかが分かりやすい
といったメリットが挙げられ、業務改善につながります。

一方で、ABWを導入しているオフィスを見える化すると↓
・どこにいるか分かりやすい
・何をしているか分かりやすい
といったメリットが挙げられます。

ですから、見える化を検討するのであれば、同時にフリーアドレス制にするか、ABWの導入を前向きに検討してもいいかもしれませんね。

まとめ:見える化はオフィス全体のパフォーマンスをUPさせる

まとめ:見える化はオフィス全体のパフォーマンスをUPさせる

オフィス環境改善を検討しているお客様へ、オフィスの”見える化”で得られる効果についてお伝えしてきました。

見える化できる仕組みを作ることで、あらゆる面で社員全員が同じ認識を持てるようになります。

例えば、
・〇〇さんのタスクが……
・△△では現状こうなっている
・□□はここにあったような
など。

結果的に業務効率化につながり、会社全体のパフォーマンスUPへの期待が大きくなるでしょう。

今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一環として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えられます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
「他にどんな見本があるか気になる」
という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。

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