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2021.05.12コラム

狭いオフィスを最大限に有効活用する方法とは

狭いオフィスを最大限に有効活用する方法とは

「オフィスが狭いです。なにか改善策はないでしょうか」
「狭いオフィスでも、有効活用できる方法はありませんか」
というお客様への記事です。

当記事では
・狭いオフィスでやっちゃいけない〇〇
・狭いオフィスだからこそやってほしいこと3つ
・実は実感がないだけ?狭いオフィスのメリット3つ
を、お伝えしていきますね。

結論から言いますと、狭いオフィスでも窮屈に感じることなく有効に活用できる方法はあります。

そして狭いオフィスでも、仕事の効率化UPは可能です。

これからお伝えすることはいたってシンプルなものばかり。

淡々と実践していけばいいだけなので
「オフィスをすぐに移転しないといけない?」
「今すぐオフィスを大改造しないとだめ?」
といったことは避けられますよ。

狭いオフィスは”余計なもの”を置かない

狭いオフィスは”余計なもの”を置いかない

結論、オフィスに”余計なもの”があるなら、取り除きましょう。

オフィスが「狭いな」と感じる理由は”余計なもの”があるからです。

余計なものとは
・保管されていないファイルや書類
・使われなくなったコピー機や機器類
・誰も使っていないロッカーやキャビネット
・ただ雑貨や文房具を置いているだけの台やテーブル
など。

これらを省くことで『通路幅』と『パーソナルスペース』が確保できます。

なぜなら、視界に入る情報を少なくすればするほど圧迫感を抱かなくなるから。

圧迫感を抱かない空間であれば「狭い」というネガティブな印象にはならないのです。

通路幅とパーソナルスペースが確保できれば「小さいオフィスだな」と社員が感じても「狭いオフィスだな」とは感じなくなります。

狭いオフィスを有効活用する方法

狭いオフィスを有効活用する方法

狭いオフィスを有効活用する方法は以下のとおり↓

・書類を電子化する
・ノートパソコンで統一する
・フリーアドレス制のレイアウトにする

それぞれ深堀りしていきますね。

狭いオフィスの有効活用方法①書類は全て電子版化

1つ目は、書類の電子版化すること。

ペーパーレス化することで、保管する書類を減らせます。

書類を保管するキャビネットなどが不要になるので、その分スペースが生まれますよね。

書類の電子版化は、
紙をスキャンする

スキャンした書類をハードディスクやクラウド上で保管する

スキャンされた紙はシュレッダーで処理する

で可能です。

狭いオフィスの有効活用方法②PCはノートパソコン

狭いオフィスの有効活用方法②PCはノートパソコン

2つ目は、ノートパソコンに統一すること。

狭いオフィスで大型のデスクトップを多く取り入れると、さらに狭く感じます。

なぜなら、視界に入る割合が大きくて圧迫感を抱くからです。

ノートパソコンにすれば
・消費電力が低い
・圧迫感を軽減できる
・パソコンを持って移動しやすい
・新人用に購入する際、リーズナブル
・使わないときはキャビネットなどに収納できる

など、スペース面とコスト面でメリットを感じられますよ。

狭いオフィスの有効活用方法③フリーアドレスを導入する

3つ目は、フリーアドレス制にレイアウトを変える、です。

フリーアドレス制は、仕事する席を自由に選べるレイアウト。

言い換えるならば、
・営業周りで外に出ている社員
・テレワークで自宅勤務している社員
の分の席を用意しなくても良いのです。

オフィスにいる人だけの分の席があればいいので、社員全員分のスペースが必要ありません。

空いた分のスペースをフリースペースなどにすることも可能でしょう。

・出社率が低い
・出社する社員がバラバラ
なのであれば、フリーアドレス制はピッタリですよ。

狭いオフィスはメリットがたくさんある

狭いオフィスはメリットがたくさんある

意外と知られていない狭いオフィスのメリットもお伝えしておきましょう。

・オフィス移転よりも低コスト
・企業のイメージUPになる
・固定費が抑えられる

狭いオフィスの悪い部分に目を向けがちなため、あまり実感されていない部分でもあります。

それぞれ解説していきますね。

狭いオフィスのこんなメリット①オフィス移転よりも少ないコストで改善できる

1つ目は、オフィスを移転するよりも、低コストで改善できる、という点。

狭いオフィスのまま
・書類の電子化
・ノートパソコンに統一
・フリーアドレスに変える
といった対策をし、スペースを確保できれば、

オフィスを移転するときの
・引っ越し代
・旧オフィスの退去費用
・新オフィスの開設費用
がかかりません。

狭いオフィスのまま対策できれば、移転するときの膨大なコストがかからなくて済みます。

狭いオフィスのこんなメリット②企業のイメージアップにもつながる

狭いオフィスのこんなメリット②企業のイメージアップにもつながる

2つ目は、企業のイメージアップにつながる、という点。

理由は、狭いオフィスでも「今ある空間を活かして、社員の働きやすさに貢献している会社」という印象を人々に抱かせるから。

「狭いのに社員が働きやすそうだ」と、好印象なオフィスであれば、企業のイメージアップになります。

企業としてイメージアップできれば、求職者にアピールしやすくなり、優秀な人材確保につながることも期待できますよね。

狭いオフィスのこんなメリット③賃貸料金と光熱費が抑えられる

3つ目は、固定費が下がる、という点。

狭いオフィスであれば、広いオフィスや自社ビルよりも固定費を抑えられます。

賃料、光熱費などは、テナント専用の場合、高額になることが多いです。

高額な賃料を毎月支払っていくのは、経営が軌道に乗るまでは負担が大きいですよ。

狭いオフィスなら、最低限の賃料と光熱費で済みますよね。

まとめ:狭いオフィスを有効活用したいなら”今”を見直そう

まとめ:狭いオフィスを有効活用したいなら”今”を見直そう

狭いオフィスの有効活用する方法を知りたいお客様へ、3つの対策、狭いオフィスならではのメリットをお伝えしてきました。

狭いオフィスは、視界に入る情報量を減らして圧迫感をなくすと「狭いな」と感じにくくなります。

その上で、以下の3つの対策に取り組んでみてください↓
・書類を電子化する
・ノートパソコンで統一する
・フリーアドレス制のレイアウトにする

オフィス移転やリノベーションといった大掛かりなことをしなくても、より良い職場環境にすることは可能です。

また、狭いオフィスも悪いことばかりではありません。

・オフィス移転よりも低コスト
・企業のイメージUPになる
・固定費が抑えられる
といったメリットは、事業をはじめて間もない企業にとっては大きく価値あることでもあります。

経営が軌道に乗り、社員の数が増えれば、広いオフィスに移転することも考えても良いでしょう。

今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

「狭いオフィスにスペースを作ったとしても社員が満足しないな」と感じるのであれば、まずは社員の作業空間に目を向けてみてはいかがでしょう。

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