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2021.05.14コラム

オフィス移転をする前に!全体の流れとスケジュールを把握しよう!

オフィス移転をする前に!全体の流れとスケジュールを把握しよう!

「オフィス移転をしたい。どんな流れになるのでしょう」
「オフィス移転のときのスケジュールってどのような流れですか」
というお客様への記事です。

当記事ではオフィス移転の流れについて、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

初めてのオフィス移転では分からないことだらけでしょう。

行きあたりばったりにならないよう、流れを把握しましょう。

よりスムーズなオフィス移転のためにも、計画性を持って動くことが大切です。

オフィスの移転は一般的に約6ヶ月かかる

オフィスの移転は一般的に約6ヶ月かかる

結論、オフィス移転は、一般的に約6ヶ月かかります。

ただし、企業規模によるところが大きいです。

あくまで一般的としてとらえましょう。

スケジュールを組む際には、オフィスを退去する日から逆算して組んでいくとベスト。

原状回復のための工事や、引っ越し作業の日程が組みやすくなります。

オフィス移転は約6ヶ月前のスケジュールからたてよう

オフィス移転は役6ヶ月前のスケジュールからたてよう

以下のような流れになりますよ↓

1:ビル管理会社(オーナー)に現在のオフィスの解約通知をする
2:使用前の状態に戻すための確認をする
3:移転先のオフィスレイアウトを決める
4:要る什器、要らない什器の選定をする
5:電気、通信設備の設置

それぞれ詳しくお伝えしていきますね。

オフィス移転の流れ①現オフィスの原状回復の有無、引き渡し期間の把握

まずは現オフィスの解約通知をしましょう。

その上で「原状回復をどこまでするか」を、オフィスの管理会社(オーナー)と確認しましょう。

ポイントは、解約通知を出すタイミング。
オフィスビルの場合、6カ月前に解約通知を出さないと解約が成立しないケースが多いので注意です。

また原状回復は、オフィスとして借りている”契約期間中”に行わなくてはなりません。

オフィスの鍵の返却日や保証金の返却日など、退去日までに必要なことはなにか、契約書をよく見ながら管理会社と確認していきましょう。

オフィス移転の流れ②移転先オフィスのレイアウト決め

オフィス移転の流れ②移転先オフィスのレイアウト決め

次に、移転先オフィスのレイアウト決めです。

移転先のオフィスレイアウトは、現在使っているオフィスで改善したい要素を取り入れたレイアウトにしましょう。

そのためには、今一度「なぜオフィスを移転するのか」といった移転する目的、理由を明確にすることからです。

現在のオフィスで何かしら問題があり、そのままだと改善できないと判断したから移転に踏み込んだはず。
・社員が増えて狭すぎるから移転することにした
・テレワークが増えて出社率が下がったので縮小する
など。

ですから、移転先のオフィスでは、それらの問題点をカバーしているレイアウトでなければなりません。

そして移転先のオフィスレイアウトを決めるときは、ぜひ”動線”に注目してください。

通路や動線を意識することは『働きやすい空間』にするための第一歩だからです。

オフィス移転の流れ③必要、不要の什器の選定

移転先のレイアウトが決めると同時に、インテリアや什器の選定もできます。

オフィスインテリアの選定は、オフィスのイメージを決める重要な要素。

そのため、コンセプトやデザインに合わせたインテリアを選びましょう。

オフィス全体のデザイン性に統一感を持たせることで、居心地の良い空間に仕上がります。

また「廃棄する什器はどれにするか、新しいオフィスで購入するべき什器は何か」をよくチェックしていくことも必要です。

なぜならこの後の引越費用に大きく関わるから。
引っ越しにかかる費用は荷物の量でも変わります。

当然、運ぶものが多ければ多いほど引越し費用が高くなりますよね。

ですので、引っ越しで運ぶ什器の量を減らしていくのも、オフィス移転で費用を抑えるコツ。

オフィス移転の流れ④電気、通信設備の設置

オフィス移転の流れ④電気、通信設備の設置

最後に、電気や通信設備の確認です。

現オフィスでは『原状回復工事』という形で、電気や通信設備をどうするか、が求められます。

何をどこまで、原状回復するのかは、オフィスの管理会社やオーナーと確認しましょう。

また、移転先での電気、通信設備の設置も必要です。

オフィス移転は効率よく徹底して準備しよう

オフィス移転は効率よく徹底して準備しよう

オフィス移転をスムーズにするには、事前にスケジュールや具体的な流れを知ることが重要です。

とは言っても、確実に計画どおりに進められるとは限りませんよね。

たとえ完璧なスケジュールを立てたとしても、急な仕事やトラブルはつきものです。

急な仕事やトラブルにも冷静に対処できるよう、余裕を持ったスケジューリングが重要なのです。

そのためには、まずは”知ること”。

「何が必要で、どんなことをするのか」を、事前に把握することも”計画の一部”だと理解してはいかがでしょう。

気持ちの余裕を持つには、まずは”知ること”からです。

まとめ:オフィス移転ができるよう、余裕を持って計画を立てよう

まとめ:スムーズなオフィス移転のカギは余裕を持ったスケジューリング

「オフィスを移転するとどういう流れになるの?」というお客様へ、一般的なオフィス移転の流れについてお伝えしてきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのに不安はつきものです。

その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法。
その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスを移転するのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。