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2021.06.04コラム

オフィスに”オープン会議スペース”を導入する企業が増加中!そのメリットを徹底解説します

オフィスに”オープン会議スペース”を導入する企業が増加中!そのメリットを解説

「オフィスにオープン会議スペースを導入してみたい。どんなデメリットがある?」
「そもそもオープン会議スペースって何?なんで流行っているの?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オープン会議スペースの概要
・オープン会議スペースのメリット&デメリット

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。

オープン会議スペースは、”開かれた空間で会議ができる場所”を指します。

『執務室にあるフリースペースで、会議している』と、イメージしてもらえると分かりやすいかなと。

ここから先は『オープン会議スペースの良し悪しを知り、本当に自分たちの会社に必要か』を判断できるよう、解説していきますよ。

お客様には「オープン会議室の良し悪しが、ちゃんと分かっている人」と、なっていただきますね。

オープン会議スペースとは

オープン会議スペースとは

オープン会議スペースは、”開かれた空間の中で、かつパッと会議ができる場所”です。

『「話し合いたいな」と思ったときに、必要なメンバーで、サクッと集まり、話し合う』

↑これが実現できます。

『予約して、時間になったら移動して、会議を始める』といった、これまでのミーティングスタイルの革命版とも言えます。

オープン会議スペースは「自由かつアクティブに会議ができる」という、ポジティブな印象を抱くことが多いですね。

ですが、”オープン”なだけに、マイナスな部分もあるんですよ。

「流行っているから」といって、安易に導入することはあまりおすすめしません。

オープン会議スペースの良し悪しを知り
「自分たちに合うのか」
「業務スタイル的に問題ないか」
を判断しながら検討していくとベストですね。

オープン会議スペースはデメリットもある

オープン会議スペースはデメリットもある

まずはネガティブな部分を見てみましょう。

デメリットはこうです↓

・会話の内容が周りに筒抜け
・大型の会議には向いていない

それぞれ詳しくお伝えしていきますね。

デメリット①会話の内容が周りに筒抜け

オープン会議スペースだと、会議中の会話が周りに聞かれてしまいがち。

開けた空間の中で会議を行うからですね。

通りかかった人に、会議の内容を聞かれる可能性もあります。

ですから、オープン会議スペースでの会議は『機密性の高い、大事な話し合い』には不向きなのです。

また、1人で仕事を進めている従業員にとっても実はマイナス。

なぜなら、会議での会話が気になって作業に集中できない状態になるからです。

どうしてもオープン会議スペースを設けたいのであれば、1人作業用に”パーソナルブース”を設置する、という手もあります。

”パーソナルブース”のような『1人で集中するためのエリア』を設けることで、オープン会議中でも、集中して作業できるようになりますよ。

「パーソナルブースってなに?」という方へ、下記の記事で詳しくをご覧頂けます↓

>>『パーソナルブース:集中ワークブース』を詳しく見てみる

デメリット②大型の会議には向いていない

デメリット②大型の会議には向いていない

オープン会議スペースでは、大型の会議には向いていません。

なぜなら、会議用のツールが使いづらいからです。

内容に寄りますが、大型会議になると、
・人数分のイス
・大型のデスク
・プロジェクター
・プロジェクタースクリーン
などが必要になるでしょう。
オープン会議スペースに、これほどのアイテムやツールを使うのはあまり現実的ではありません。

オープン会議スペースは、自由に気軽に会議ができる一方で、”大がかりな準備がいる会議”には不向きなのです。

オフィスにオープン会議スペースを設けるメリットは

オフィスにオープン会議スペースを設けるメリットは

デメリットを理解したところで、改めてオープン会議スペースの良い面を把握しましょう。

メリットとして次が挙げられます↓

・予約が必要無い
・発言しやすい雰囲気
・複数箇所に設置できる

それぞれ詳しくお伝えしますね。

メリット①予約ナシですぐに使える

1つ目は、予約しなくてもすぐに使える、という点です。

オープン会議スペースがあれば「すぐに打ち合わせしたいのに、会議室が空いてない!」という状況をクリアできますよ。

空いてさえいればすぐに使える点は、オープン会議スペースの大きなメリットと言えるでしょう。

メリット②発言しやすい雰囲気

メリット②発言しやすい雰囲気

2つ目は、発言しやすい雰囲気、という点。

「自分の意見を言ってもいいんだ」という雰囲気が、オープン会議スペースで実現しやすいからです。

閉ざされた空間でなく、開放的な空間で会議するため、いつも発言しない従業員が、変わるかもしれませんよ。

「緊張と威圧感があって発言しにくいな」といった、”これまでの会議”のような状況ではなくなるでしょう。

この「発言しやすくなる」という点は、会社にとって大きな価値があると思いませんか。

新入社員や、普段からあまり発言できないような従業員にとって、オープンな空間は、良い刺激になります。

メリット③複数箇所に設置できる

3つ目は、複数設置できる、という点です。

従来の会議室のように部屋を別途用意する必要がありません。

開けた場所とデスク、イスを用意できればオープン会議スペースができます。

たとえば
・食堂の一角
・通路際のスペース
・執務エリアの壁際や窓際などの空いたスペース
などでも良いのです。

場合によっては背丈の高いデスクのみを用意して、スタンディングスタイルにするのもいいでしょう。

自由度が高く、臨機応変に設置できるのも、オープン会議スペースの魅力です。

オープン会議スペースも、情報が漏れにくい会議室も必要な場合

オープン会議スペースも、情報が漏れにくい会議室も必要な場合

「オープン会議スペースもいいけど、情報が漏れないような会議室も必要です」

そんなオフィスには、”オープン会議スペース”と、”従来のような会議室”の両方を導入するしかありません。

例に挙げるとしたらこうです↓
・機密性の高い会議用に専用ブースを作る
・会議室を縮小して、フリースペースを作る

大掛かりな工事は必要ありません。

ただ「どうしても会議中の情報を漏らしたくない」のであれば、
・専用のブースを作るか、
・従来の会議室を縮小してでも残す、
といった手段しか挙げられません。

やるとしたら『今まで会議室として使っていた部屋を、少しだけ縮小する』くらいでしょう。

また『会議室を縮小してフリースペースを作る』というのも手です。
フリースペースであれば、コーヒーサーバーなどを設置して、ちょっとしたコーヒーブレイクにも使えますね。

もちろん、オープン会議にも使えるようになりますよ。

まとめ:オープン会議スペースは良し悪しを判断しながら検討しよう

まとめ:オープン会議スペースは良し悪しを判断しながら検討しよう

「オープン会議スペースってどうなの?」というお客様へ、メリット&デメリットを解説してきました。

オープン会議スペースのメリットとデメリットを改めましょう↓

[メリット]
・予約が必要無い
・発言しやすい雰囲気
・複数箇所に設置できる

[デメリット]
・会話の内容が周りに筒抜け
・大型の会議には向いていない

オープン会議スペースを取り入れると、さまざまな面でメリットを感じられるでしょう。

ですが「自分たちのオフィスに合うのか」をよく判断してから導入することをオススメします。
企業間の中でトレンドだからといって、安易に取り入れるのは避けましょう。


色々とお伝えしてきましたが、オフィスの中を変えていくのは、不安がつきもの。

その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法です。
その道のプロとは、オフィスの内装作りに強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。

これからオフィス環境を変えていくのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。