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2021.08.24オフィスデザイン

オフィス移転の成功の鍵は”プロジェクトマネジメント”

オフィス移転の成功の鍵は”プロジェクトマネジメント”

「プロジェクトマネジメントってなんでしょうか?」
「オフィス移転とプロジェクトマネジメントって、どんな関係性があるのでしょう?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オフィス移転でプロジェクトマネジメントが重要な理由
・代表的なプロジェクトマネジメントのやり方、例

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。

プロジェクトマネジメントとは、簡単に言いますと、
1:目標を立てる
2:目標達成のために計画を立てる
3:計画通りに遂行、コントロールしていく
といった一連の流れを指します。

目標達成のためのゴールから逆算し、プロジェクトを成功させるためのプロセスを構築していくのが、プロジェクトマネージャーです。

そしてオフィス移転を成功させるには、プロジェクトマネジメントが必要不可欠だとされています。

そこで今回は『オフィス移転とプロジェクトマネジメントの関係性と必要な知識』について解説していきます。

オフィス移転を成功するためにプロジェクトマネジメントが重要な理由

オフィス移転を成功するためにプロジェクトマネジメントが重要な理由

オフィス移転をする上でプロジェクトマネジメントが重要なのは、以下の理由からです↓

・オフィス移転に集中できるから
・通常業務に支障が出ないから

それぞれについて詳しくお伝えしていきましょう。

理由①:オフィス移転に集中できるから

1つ目の理由は、プロジェクトマネジメントを通して遂行していくことで、オフィス移転に集中して取り組めるから、という点です。

「プロジェクトマネジメントが無ければ、オフィス移転がスムーズにいかないのか」と、疑問に感じる方もいるでしょう。

その答えは、YESです。

たとえば、ある企業がオフィス移転をするとしましょう。

オフィス移転のための計画を立てたとは言え、普段の業務をこなしなが、限られた予算や人数の中、新しいオフィスを探し、内装工事や引っ越し作業に当たるのは、簡単なことではありません。

オフィス移転は、その進行具合によって、大なり小なりトラブルが発生します。

トラブルの度に、普段の業務を進めるか、オフィス移転に対応するべきか、選択する羽目になります。

オフィス移転に集中して取り組めるプロジェクトマネジメントであれば、こうしたトラブルにも対応しやすくなるのです。

理由②:通常業務に支障が出ないから

理由②:通常業務に支障が出ないから

2つ目の理由は、プロジェクトマネジメントでオフィス移転を進めていくことで、通常の業務に支障が出にくくなる、という点です。

オフィス移転の計画を進めていくt,予期せぬトラブルが起きる場合があります。

その度に、通常の業務を進めながら、バラバラに対応するようでは、オフィス移転、通常業務ともにスムーズに進められません。

プロジェクトマネジメントでオフィス移転を進めていくと、こうしたリスクを最小限に抑えれるでしょう。

オフィス移転は、オフィス移転に集中できますし、オフィス移転に関わらない従業員は、通常の業務に集中できます。

「オフィス移転のためにプロジェクトを掲げるのは大げさではないのか」
「コストが余計にかかるのではないか」
と、感じる方も中にはいるでしょう。

ですが、オフィス移転は企業にとって大きな経営上の投資とも言えます。
経営上の投資になるからこそ、徹底したマネジメントの上で遂行していかなければなりません。

そして、マネジメントせずに起きたトラブルにかかるコストの方が、はるかに大きいと理解しましょう。

オフィス移転を成功させるために、プロジェクトマネジメントを行うことは、当然であると言っても過言ではありません。

代表的なプロジェクトマネジメントの方法

代表的なプロジェクトマネジメントの方法

オフィス移転に適したプロジェクトマネジメントの具体的なやり方は、おもに2つ挙げられます。

それが以下のとおりです↓

・CCPM
・アジャイル

それぞれについて詳しくお伝えしますね。

プロジェクトマネジメントのやり方①:CCPM

1つ目はCCPMです。

CCPM(Critical Chain Project Management)とは、プロジェクトのスケジュールに余裕を残しながら進めていくプロジェクト方法です。

マンパワーや予算をいっぱいに計画してしまうと、トラブルが起きたときにプロジェクトを完了させることができなくなります。

そのため、プロジェクト内での作業量や、予算、人材などをできるギリギリの範囲で抑えながら進めていきます。

業務ごとに、人や予算、作業など、あらかじめ余裕あるスケジュールを立てることで、リスクを最小限に抑えられます。

プロジェクトマネジメントのやり方②:アジャイル

プロジェクトマネジメントのやり方②:アジャイル

2つ目はアジャイルという方法です。

アジャイルとは、”素早い”という意味を持ちます。

アジャイルは、プロジェクトの工程を、約1週間~1カ月単位など、短期間で区切って管理していく方法です。

たとえば、オフィス移転でたとえると、
1:オフィス移転をする理由と、新オフィスで実現するべき要素を洗い出す(約1週間)
2:移転先のオフィスを探す(約2ヶ月)
3:移転先オフィスの内装工事をお願いする業者を探す(約2週間)
といった具合に、プロジェクトを細かく分け、短期間でクリアしていくよう管理していきます。

アジャイルであれば、業務を分担しやすくなるため、途中の変更にも柔軟に対応できるでしょう。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを成功させるには

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを成功させるには

オフィス移転の流れを5段階に分けていくと成功しやすくなります。

5段階に分けることで、オフィス移転の
・流れの全体を把握できる
・都度、状況を見極めやすい
・事前にトラブルを回避しやすくなる
といった理由が挙げられます。

5段階とは、以下を指します↓
・オフィス移転の目的をハッキリさせる
・オフィス移転の計画を立てる
・オフィス移転を進めていく
・計画通りに進んでいるか監視、調整をする
・移転計画の評価を行う

オフィス移転が完了したら、全体の流れや結果を振り返りましょう。

移転完了までの流れに対して評価をし、反省点が無いか確認していきましょう。

評価や反省点を記録として残すことで、次回のオフィス移転で重要な材料となります。

まとめ:オフィス移転にはプロジェクトマネジメントを通して行っていこう

まとめ:オフィス移転にはプロジェクトマネジメントを通して行っていこう

「オフィス移転をスムーズに進めるには、どうしたら良い?」というお客様へ、プロジェクトマネジメントで進めていくことがリスク回避になる旨、お伝えしてきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転していくのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法ですもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスを移転するのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。