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2021.08.26オフィスデザイン

オフィス移転の前に!チェックしておきたい事項をご紹介!

オフィス移転の前に!チェックしておきたい事項をご紹介!

「オフィス移転の準備って何をしたら良いの?」
「オフィス移転のチェックポイントを簡単に知りたい」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オフィス移転のためのチェックポイント×4

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。

オフィス移転をする際のチェックポイントは、大きく分けて4つです↓

1:プランニング
2:移転先オフィスの選定
3:移転先オフィスの内装デザイン
4:各種、必要な続きについて

今回は、オフィス移転に失敗しないために、上記4つのポイントについて解説していきますね。

オフィス移転のチェックポイント1:プランニング

オフィス移転のチェックポイント1:プランニング

まずはオフィス移転のためのプランニングです。

プランニングの流れとしては、以下のようなイメージになります↓

・移転計画を立てる
・現オフィスの契約内容を確認する
・現オフィスの原状回復がどのくらいか確認する

それぞれ詳しくみていきましょう。

オフィス移転のプランニングですること①:移転計画を立てる

オフィス移転のための計画を細かく立てましょう。

やることは以下に分けられます↓
・移転の理由をハッキリさせる(現オフィスの課題点洗い出し)
・コストがどのくらいかかるか明確にする(オフィス運営費の確認)
・スペース、家具、什器、設備、駐車場など、何がどのくらい必要か明確にする

オフィス移転でプランニングする際は、、移転の目的と、新オフィスに求める条件、要素を明確にしていくことが必要です。

オフィス移転のプランニングですること②:現オフィスの契約内容を確認する

オフィス移転のプランニングですること②:現オフィスの契約内容を確認する

移転するのに問題が無いか、現オフィスの契約内容を確認しましょう。

具体的には、入居中のオフィスの解約期間に問題が無いかを確認する必要があります。

賃貸オフィスの多くは、約6ヶ月前にオーナーに解約する旨を申告しなければなりません。

中には、細かい条件の元、違約金が発生する場合もゼロではありません。

そのため、スムーズな解約のために、現オフィスの契約内容を確認しましょう。

オフィス移転のプランニングですること③:現オフィスの原状回復がどのくらいか

現オフィスの原状回復がどのくらいかかるのか、確認しておきましょう。

賃貸オフィスの場合、オフィスを移転する際、使用の状態に戻すことが義務付けられています。
一般的には、壁、天井、床仕上げ材の塗装、張り替えなどを行うことになります。

そのときの費用を負担することになるため、コスト計算する上でも忘れてはならない要件です。
原状回復する範囲は、契約内容によって異なります。

そのため、現オフィスの原状回復がどのくらい必要か、契約書であらかじめ確認しましょう。

オフィス移転のチェックポイント2:移転先オフィスの選定

オフィス移転のチェックポイント2:移転先オフィスの選定

移転オフィスのプランニングの次にすることは、移転先オフィスの選定です。

移転先となるオフィスを選ぶ際は、以下を押さえながら進めていきましょう↓

・立地
・オフィス環境、契約の確認

それぞれについてお伝えしていきます。

オフィスの移転先を選ぶときは①:立地を考えよう

まずは立地です。

移転先オフィスの立地は、取引先の数や業務内容を見て選定していきましょう。

たとえば、取引先との直接のやり取りが多い場合には、駅付近でなければ移動に手間がかかります。

あるいは、近くに銀行や郵便局が無いと業務に支障が出るのであれば、その点も考慮する必要があります。

業務内容と周囲の環境を照らし合わせながら、立地を選定していきましょう。

オフィスの移転先を選ぶときは②:オフィス環境、契約を確認しよう

オフィスの移転先を選ぶときは②:オフィス環境、契約を確認しよう

オフィスの利便性についても考慮しましょう。

たとえば、
・給湯室
・トイレ
・化粧室
・空調設備に問題ないか
・警備システムがあるか
・電気容量や回線が十分か
・新耐震基準をクリアしているか
・駐車場があるか(自社と来訪者用に)
・ビルの開閉時間(残業や早でに対応できるか)
など、オフィス環境として問題ないか、確認しましょう。

合わせて、良いと思った物件を見つけたら、同時に契約内容を確認しましょう。

たとえば、
・面積がどのくらいになるか
・預託金があるか
・賃料の支払いについて
・契約期間がどのくらいか
について、あらかじて質問、相談すると良いでしょう。

その上で、よりピッタリなオフィスを見つけ出すと、後悔することが少なく済みます。

オフィス移転のチェックポイント3:移転先オフィスの内装について

オフィス移転のチェックポイント3:移転先オフィスの内装について

移転先オフィスが決まれば、内装を決めていく段階に入ります。

移転先オフィスの内装は、以下を意識しましょう↓

・業者任せにしない
・デザインと機能面
・リフレッシュスペースの設置

それぞれについて分かりやすく解説していきますね。

移転先オフィスの内装①:業者任せにしない

移転先オフィスの内装は、デザイン性と機能性を意識して設計していきましょう。

多くの場合は、オフィスを専門とする内装業者に施工をお願いすることになります。

ですが、オフィスの内装デザインすべてを業者任せにすることが無いようにしましょう。

「こんなオフィスにしたい」と、理想や希望を都度伝えていく必要があります。

移転先オフィスの内装②:デザインと機能面

移転先オフィスの内装②:デザインと機能面

同時に、オフィスの内装は、デザインだけにこだわってはいけません。

オフィス移転を計画する際「なぜオフィスを移転するか」「現オフィスの問題点はなにか」について書き出しているはずです。

であれば、それらの問題点をクリアするように、内装を設計しいかなければなりませんよね。

そのため、新オフィスの内装を考えるときは、現オフィスの問題点を改善するよう設計していくことが前提です。

たとえば、
・導線を広くする
・パーソナルスペースを設ける
・ペーパーレス化して紙媒体の収納エリアを減らす
といった目的があるのであれば、それらをクリアするように内装デザインを考えていきましょう。

移転先オフィスの内装②:リフレッシュスペースの設置

できることなら、リフレッシュスペースを設けましょう。

作業するデスクで休憩するのと、リフレッシュスペースで休憩するのとでは、その後のパフォーマンスに差が出てしまいます。

生産性をUPさせるには、適度に質の良い休憩を取る必要があります。

作業しているデスクで、少し休むだけでは、脳の疲れが回復しません。

休憩後の集中力も長くは続かないでしょう。

従業員の業務効率UPを図るのであれば、リフレッシュスペースを設けましょう。

オフィス移転のチェックポイント4:手続きについて

オフィス移転のチェックポイント4:手続きについて

最後のチェックポイントは、手続きについてです。

ここでは、オフィス移転に必要な手続きと引っ越し作業について見ていきましょう。

・各種手続き
・通信環境
・外部への移転案内
・引っ越し

それぞれについて分かりやすく解説していきますね。

オフィス移転の手続きとは①:各種手続き

まずは、必要箇所への手続きです。

具体的には、これらの手続きが必要になります↓
・法務局
・税務署
・地方税事務所

届出以外に必要な書類もあるため、それぞれの窓口で、”どんな書類がいつまでに必要か”、あらかじめ確認しながら手続きしていきましょう。

オフィス移転の手続きとは②:電話、通信設備

オフィス移転の手続きとは②:電話、通信設備

電話回線を設けるのであれば、電話の移転手続きが必要です。

その際、
・工事が必要か
・電話番号が変わるか
・移転案内のサービスを申し込むのか
など、確認する必要があります。

オフィス移転の手続きとは③:外部への移転案内

必要に応じて、外部への移転案内も行っていきましょう。

たとえば、街看板やパンフレットなど企業情報があるのであれば、住所変更が必要になります。

合わせて新住所を載せた、新しい名刺も忘れずに用意しましょう。

まとめ:オフィス移転はチェックポイントを押さえながら進めよう

まとめ:オフィス移転はチェックポイントを押さえながら進めよう

「オフィスを移転のチェックポイントを教えてほしい!」というお客様へ、4つのチェックポイントについてお伝えしてきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのに不安はつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。
お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取れっていけるからです。

これからオフィスを移転するのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。
ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。

TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。
ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。