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2021.09.30コラム

はじめてオフィス移転される方へ知ってほしいポイント

はじめてオフィス移転される方へ知ってほしいポイント

「オフィス移転をはじめてするけど、どんなことに気をつけたら良い?」
「オフィス移転で知っておいた方が良いポイントを教えてほしい」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オフィス移転の流れ
・オフィス移転で知っておいた方が良いこと

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

ここから先は『オフィス移転の流れと、これだけは押さえたいポイント』について解説していきますね。

オフィス移転は"流れ"を知ることから始めよう

オフィス移転は"流れ"を知ることから始めよう

オフィス移転は、移転するまでの流れを把握してから取り掛かりましょう。

なぜなら、家の引っ越しと違って、単純にやることが多いからです。

そもそもオィス移転とは、今いる場所から”他の場所”、オフィスを移すことを指します。

移転の範囲は、都心から地方、あるいは地方から都心に移転することが多いです。

同じようなエリア内で移転する企業はそこまで多くありません。

移転する理由としては、
・人材雇用の幅を広げるため
・企業としての目標を達成するため
・現オフィスで抱えている課題や問題を解決するため
などが挙げられます。

これらの理由を踏まえた上で、オフィス移転の流れを把握していきましょう。

オフィス移転の流れ

オフィス移転の流れ

オフィス移転の流れとしては大きく分けて以下のとおりです↓

・現状課題の洗い出し
・移転のためのプロジェクトを掲げる
・移転までのスケジュールを立てる
・現オフィスの契約と原状回復の範囲を確認する
・移転先オフィスの選定
・移転先オフィスの内装デザインと業者選び
・什器、OA機器、オフィス家具の選定
・引っ越し、最終確認

それぞれもう少し詳しく見ていきましょう。

オフィス移転の流れ①:現状課題の洗い出し

まず、現オフィスの問題点や改善点を、すべて洗い出しましょう。

なぜなら、オフィス移転をする理由の1つとして現状抱えている課題をクリアするためだからです。

「今、どんなことが問題なのか」
「目標達成ができていないのは、なぜか」
「目標を達成するためには、どうしたらいいのか」

を、洗い出すことが最初にやることです。

オフィス移転の流れ②:移転のためのプロジェクトを掲げる

オフィス移転の流れ②:移転のためのプロジェクトを掲げる

オフィス移転のためのプロジェクトを立ち上げましょう。

プロジェクトマネジメントとしてオフィス移転に臨むことで、他業務への支障もなく、移転に集中して取り組めます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントについては、下記の記事で解説しています↓

オフィス移転の流れ③:移転までのスケジュールを立てる

オフィス移転のプロジェクトを立ち上げたら、移転までのスケジュールを立てていきましょう。

移転する日を決め、逆算していくとスケジュールが組みやすくなります。

スケジュールを立てられたら、全従業員に共有することを忘れずに。

従業員に共有することで、オフィス移転に対して他人事化しなくなります。

オフィス移転の流れ④:現オフィスの契約内容と原状回復の範囲を確認する

オフィス移転の流れ④:現オフィスの契約内容と原状回復の範囲を確認する

今のオフィスの契約内容と、原状回復の範囲を確認しておきましょう。

確認する内容としては
・移転するのに問題無いか
・現オフィスの解約期間に問題が無いか
・原状回復の範囲(壁、天井、床仕上げ材の塗装、張替えなど)

多くの場合、約6ヶ月前にオーナーに解約する旨を申告する必要があります。
細かい条件によっては、違約金が発生する場合もあるため、よく契約内容を確認しましょう。

また、原状回復の範囲は、契約内容によります。
現オフィスの原状回復の範囲について、契約書を通して確認しましょう。

オフィス移転の流れ⑤:移転先オフィスの選定

移転先オフィスの選定をしていきましょう。

移転先となるオフィスを選ぶ際は、以下を押さえながら進めていきましょう↓
・立地
・オフィス環境

詳しくはこちらの記事で解説しています↓

オフィス移転の流れ⑥:移転先オフィスの内装デザインと業者選び

オフィス移転の流れ⑥:移転先オフィスの内装デザインと業者選び

移転先オフィスの内装デザインを大まかに決めましょう。

遅くとも移転日の約4ヶ月前までにレイアウトを決めておくと良いでしょう。

また、内装施工業者や、電気、通信などの専門業者は、遅くとも移転日の3ヶ月前までに依頼するようにしましょう。

レイアウトの考え方については、下記の記事で解説しています↓

オフィス移転の流れ⑦:什器、OA機器、オフィス家具の選定

什器、OA機器、オフィス家具を選定していきましょう。

現オフィスにあるものをそのまま使うのか。
そうであれば、サイズや機能面に問題無いか。
を確認していきましょう。

必要であれば、新オフィスに合うよう、新しい什器やオフィス家具を買い揃えることも考慮しましょう。

あらかじめ購入することで、移転後のバタバタした時期に、備品不足の事態を避けられますよ。

オフィス移転の流れ⑧:引っ越し、最終確認

オフィス移転の流れ⑧:引っ越し、最終確認

最後に引っ越し、最終確認です。

引越し業者は、移転日の2か月前までに複数見積もりを取りましょう。

費用や作業内容を比較しながら検討していきましょう。

「どこまで作業に対応しているのか」
「廃棄物を処分してくれるのか」
などの作業内容を基準にすると良いでしょう。

引越し業者を選びやすくなりますよ。

従業員への情報共有を忘れずに

従業員への情報共有を忘れずに

オフィス移転に関する情報は、全従業員に共有していきましょう。

共有していくことで「自分たちも移転に関わっているんだ」と、意識するようになります。

移転後、新しいオフィス環境の効果も相まって、帰属意識と企業へのロイヤリティも高くなることでしょう。

そのため、従業員への情報共有は忘れずに行っていきましょう。

まとめ:オフィス移転は流れを知るところからがスタート

まとめ:オフィス移転は流れを知るところからがスタート

「オフィスを移転ってどんな準備が必要なの?なぜ、そんなに注目されているの?」というお客様へ、オフィス移転の事前準備の流れと、注目されている理由についてお伝えしてきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのに不安はつきものです。

その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法。その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。

これからオフィスを移転するのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。
ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。

TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。