ロゴ

お気軽にご相談ください!

0120-390-865 受付時間:平日10:00〜18:00

NEWSお知らせ

2021.10.08コラム

オフィス移転を円滑にするWBSとは

オフィス移転を円滑にするWBSとは

「WBSって何でしょうか?」
「WBSを取り入れるとオフィス移転がスムーズになるのはなぜでしょうか?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・WBSの意味
・WBSとオフィス移転の関係性

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。

WBSとは、ざっくり言いますと、作業やタスクを細部化し、スケジュールに当てはめて考えていく方法です。
WBSを取り入れてオフィス移転を進めていくことで、スケジュールと進捗状況が把握しやすくなります。

初めてかつ、スムーズにオフィス移転を進めたい人にとって最適な方法とも言えます。

ここから先は『WBSとオフィス移転の相互性やWBSを取り入れるメリット』について解説していきますね。

そもそもWBSとは

そもそもWBSとは

WBS(Work Breakdown Structure)について解説していきます。

冒頭にもお伝えしましたが、WBSとは、作業やタスクを分解し、それらをスケジュールに当てはめていく方法です。

プロジェクト管理の基礎的な方法でもあり、スケジュールを作成していく際の”元”になります。

具体的に言いますと、プロジェクト全体(今回の場合は、オフィス移転)の作業を、まず大まかなタスク(カテゴリー)に分けていきます。

大まかなタスク(カテゴリー)を細分化し、小さなタスクを洗い出します。

さらに、小さなタスクを集めていき、どう進めていくか順序を揃えたツリー構造を練っていきます。

大きなタスクから考え、段階的に細かいタスクにしていく。

そうすることで、プロジェクト計画で最も重要なタスクの洗い出しに、抜けや漏れが起こりにくくなります。

オフィス移転をするならWBSを取り入れよう

オフィス移転をするならWBSを取り入れよう

WBSの仕組みを理解すると、オフィス移転を行う上で、非常に有効だと感じられるでしょう。

なぜなら、WBSを行えば、必要なすべてのタスクが”見える化”するからです。

たとえば、
・今のオフィスの契約内容の確認
→いつまでに退去するのか
→原状回復はどの程度必要か
→電気、通信設備など、どうしたら良いか
・移転先オフィスの確認
→内装はどうするか
→工事はいつ終わるか
→いつから移転できるか
→電話、ネット環境の工事はいつか
など、細かいチェックは免れません。

作業やタスクを漏れなく、かつ滞らないよう細かく分けてることで、進捗状況が分りやすくなります。

「何のタスクが、どこまで進んでいるか」を見える化することは、オフィス移転を進めていく上で重要ですからね。

オフィス移転におけるWBSとは、チェックリストのようなイメージ

オフィス移転におけるWBSとは、チェックリストのようなイメージ

オフィス移転にWBSを取り入れるということは、ある意味チェックリストを作成するのと同じようなイメージになります。

・現オフィスに関するチェック
・新オフィスに関するチェック

と、大きく分けられます。

それぞれ、例を挙げて詳しく見ていきましょう。

オフィス移転とWBS①:現オフィスに関するチェック

現オフィスに関してチェックする内容を、WBSに当てはめて考えてみると、以下が挙げられます↓

・オフィス移転プロジェクトの立案
・現オフィスの契約書内容の確認
・現オフィスの解約予告はいつまでに必要か
・いつまでに現オフィスにいられるか
・原状回復工事は必要か
・どの程度原状回復工事が必要か
(電気、通信、床、天井、壁、建具、設備系など)
・現オフィスて使っている機器類はどうするか
・破棄するなら産業廃棄物の回収業者を選定しなければならない
など。

ここで挙げたのはあくまで一例です。

タスクの中身は、各オフィスの契約内容や現状によって異なります。

オフィス移転とWBS②:新オフィスに関するチェック

オフィス移転とWBS②:新オフィスに関するチェック

新オフィスに関するチェック内容についても見ていきましょう↓

・物件を探す、決める
・賃貸契約書の確認、締結
・レイアウト、内装デザインの作成
・OA機器、オフィス家具の選定、発注
・内装業者の選定、打ち合わせ
・引越し業者の選定、打ち合わせ
・オフィス移転マニュアルの作成
・名刺、メール、ホームページの記載住所の変更
・電気通信工事の手配、契約
・移転案内作業
・社外への連絡
・関係省庁への書類提出
・内装、設備工事はいつ開始でいつ終わるのか
・セキュリティ関連の調整

新オフィスに移転してからも、決してやることは少なくありません。
タスクを漏れなく洗い出すためにも、必ず契約内容や現状をよく確認しておきましょう。

WBSをオフィス移転に取り入れるメリット

WBSをオフィス移転に取り入れるメリット

WBSをオフィス移転のプロジェクトに取り入れると、以下のメリットを実感できるでしょう↓

・必要な作業がなにか、可視化しやすい
・移転を完了するまで、管理と運用がしやすい

それぞれ詳しくみていきましょう。

WBSのメリット①:オフィス移転に必要な作業が可視化しやすい

WBSによって、オフィス移転に関するタスクが、漏れなく、そして重複することなくスケジューリングできます。

たとえば、

現オフィスに関してやること

原状回復工事でやること

天井、床で行うこと

と、細分化していきます。

WBSでは、
1:タスクを書き出し、
2:移転の流れのフェーズごとにタスクを分割し
3:さらにタスクを細分化

という流れでスケジューリングしていけるため、タスクの漏れを防止できるのです。

同時に、何をいつまでにやらないといけないのか、可視化できるようになります。

移転に関わる人全員に情報共有しやすい点もメリットと言えるでしょう。

WBSのメリット②:オフィス移転完了まで管理、運用がしやすい

WBSのメリット②:オフィス移転完了まで管理、運用がしやすい

移転を完了するまでの間、管理しやすいという点もWBSのメリットです。

たとえば
「〇〇の確認が終わりました」
「あ、実はそれ先週確認が取れて、今すぐ△△を確認してほしかったんだけど……」
といった非効率的ロスを回避しやすくなります。

WBSであれば、タスクとスケジューリングの可視化、情報共有が可能です。

作業内容や確認事項に変更があった際には、WBSの書き換えを行いましょう。
そうすることで、移転に関わる人に現状の共通認識を持たせることができます。

メール、口頭だけでタスク管理するよりも、非常に効率よく移転プロジェクトを進められます。

まとめ:WBSで効率良くオフィス移転を進めていこう

まとめ:WBSで効率良くオフィス移転を進めていこう

WBSとオフィス移転についてお伝えしてきました。

オフィスを移転するのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法でもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスの内装を変えるのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。