「オフィスを縮小、移転したい。どんなことに気をつけたらいい?」というお客様への記事です。

当記事では、オフィス縮小で最低限抑えるべきポイント3つをお伝えしていきます。

結論から言いますと、次に掲げるポイントは必ず抑えましょう。

・移転先の利便性が高いか
・移転先でも社員が働きやすいか
・移転先でオフィスの機能性が下がらないか

オフィス縮小は、コスト削減や機能性向上に繋がります。

ですが、コスト面や機能面ばかりに重点を置いてしまうのは避けましょう。
肝心の「社員への考慮がない」と捉えられてしまいます。

オフィス縮小をスムーズに進めるために、一度立ち止まって、当記事で理解を深めてから検討しましょう。

なぜオフィスを縮小するのか目的を再確認しよう

オフィスを縮小する目的を明確にし、その目的を社員へとシェアしましょう。

大まかに分けると次の3点が挙げられるでしょう。

・IT進化により、オフィスに出勤せずとも作業ができるようになった
・コロナ禍の影響による業績悪化から回復するために固定費を下げたい
・テレワーク普及による出社率低下でスペースがそこまで必要なくなった

業種によっては、これら3つ以外の目的も挙げられるでしょう。

まずは、
・なぜ縮小するのか
・縮小するとどうなるのか
・縮小することで社員へどんな影響ができるのか
を、まずはきちんと分析することが重要です。

オフィスを縮小するまえにやるべきこと

結論、現在の社員の働き方を把握しましょう。

例えば、
・テレワーク中の課題はなにか
・テレワークだとできない業務はなにか
・現在、どの程度オフィスに出勤しているのか
・テレワークはいつ（曜日、時間帯）実施しているか
・どのくらいの社員がテレワーク、リモートワークをしているのか
など。
オフィス縮小に取り掛かる前に、上記のような現状把握ができていますか?

可能であれば、職種、部署、ポジションごとにヒアリングやアンケートを実施しましょう。

現状を把握してからこそ、オフィス縮小の目的を改めて明確にすると「本当に縮小しても良いのか、問題点はないか」が、見えてくるようになります。

オフィスを縮小する上で重要となるポイントを考えよう

オフィスを縮小することで、抑えるべきポイントは次の3つです。

・移転先の利便性が高いか
・移転先でも社員が働きやすいか
・移転先でオフィスの機能性が下がらないか

それぞれ詳しくお伝えいたします。

オフィス縮小のポイント①移転先の利便性が高いかどうか

1つ目は、移転先の利便性についてです。

例えば、古い物件だったとしても、周りに商業施設があるようなエリアを選ぶと良いでしょう。

商業施設付近であれば、駅近な物件だと考えられます。
であれば、出社する社員にとっても通勤しやすくなりますね。

社員の出社人数をオフィスの設備から物件の規模は検討することになりますが、利便性を欠いて物件をえらぶことは避けましょう。
出社する社員のモチベーションにマイナスな影響を与えかねません。

オフィス縮小のポイント②移転先でも社員が働きやすいか

2つ目は、社員の「働きやすい」と、移転先で感じられるかどうか、です。

結論、小規模なオフィスになるからこそ、フリーアドレス制を導入しましょう。
フリーアドレスは、少人数で効率的に働けるレイアウトです。

出社率が下がり、出社する社員もバラバラになるのであれば、従来のような固定席を設けるスタイルは適切ではありません。

また、急なオンライン会議や、集中して作業したい社員のために個人ブースのようなパーソナルスペースを設置しましょう。
パーソナルスペースがあるだけでも、社員は「オフィスだと働きにくい」と、ネガティブに感じられなくなります。

オフィス縮小のポイント③移転先でもオフィスの機能性が保たれるか

3つ目は、移転先でも、オフィスとしての機能性が保たれるか。

オフィスを縮小したことで「以前までできていた作業ができない」という状況にならないよう、環境を整えましょう。

テレワーク中心ではあるものの、場合によっては出勤を余儀なくされる社員もいます。
このような社員たちが、縮小後のオフィスに対して不便に感じてしまうことを防がなくてはいけません。

でなければ、会社に出社する際、モチベーションが下がったり、作業効率が下がってしまうことになりかねません。
効率を上げるという意味で、作業スタイルが変わるのであれば良いですが、もし作業効率が悪くなるような状況になるのだけは避けましょう。

オフィスの縮小は無駄なスペースを省く以上の効果が期待できる

オフィスを縮小することで、単純にスペースが小規模になるだけに留まりません。

オフィスを縮小することで、
・固定費を抑えられる
・働き方に合った環境を社員に提供できる
・テレワークとオフィス出社という働き方の選択肢が増える
などのメリットが挙げられるようになります。

縮小、移転することで引っ越し費用がかかりますが、はじめだけで済みます。

月々にかかる費用が浮く分、社員へのオフィス環境改善や、その他業効率化にお金を掛けられるようになるでしょう。

まとめ：オフィス縮小で社員、企業ともにメリットが大きい

オフィス縮小をお考えのお客様へ、最低限抑えるべき3つのポイントについてお伝えしてきました。

オフィスを縮小するのであれば、まずは現状を把握しましょう。
そしてオフィス縮小の目的を明確にすること。

オフィス縮小を実施する際には、
①移転先の利便性が高いか
②移転先でも社員が働きやすいか
③移転先でオフィスの機能性が下がらないか
を、最低限抑えましょう。

業種次第ですが、テレワークやリモートワークは今後も増えていくでしょう。
例え「コロナの不安が収まる状況になったとしても」です。

新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化しています。

今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

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