フリーアドレスを導入する企業が多くなり、自社でも取り入れるべきではないかと検討するケースも増えてきました。しかし、なぜ今、多くの企業がフリーアドレスを取り入れているのでしょうか。この記事では一般的な導入の理由と、フリーアドレスのメリットとデメリットについて紹介し、本当に必要なのかどうかを考察します。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは従業員のデスクを固定せずに自由に場所を選んで働く仕組みです。フリーアドレスオフィスではデスクやテーブルなどがレイアウトされていて、仕事をするときには従業員が自由に決められます。

仕事をするのに必要なパソコンやスマートフォンなどは自分で持ち歩き、印刷された資料などはロッカーに保管するという方法が一般的です。

企業によって働きやすい環境を整えるためにデザインにこだわった内装を作ったり、効率化を重視したレイアウトにしたりするなど、オフィス設計には様々なバリエーションがあります。

フリーアドレスでは社員が自由な働き方を実現しやすいことから、ワークスタイルの自由を求める時代の傾向に沿ったオフィスの運営方法として注目されています。

なぜ多くの企業が導入しているのか

フリーアドレスの導入が進められているのはなぜなのでしょうか。以下のように企業が抱える課題の解決につながる可能性が見出されているのが理由です。

新しい価値の創造につながる

多くの企業では競合他社との競争に勝ち抜く、あるいは新事業によって新しい市場を開拓することが大きな課題になっています。

新しい価値を創造するための方策を考えなければならない状況で、フリーアドレスの導入は解決策の一つとして着目されています。

席が固定されている職場環境では生まれにくい部署を越えたコミュニケーションが促進されるのがフリーアドレスの魅力です。そこから生まれた新しい発想が価値を生み出すと期待されています。

働き方改革の一環として推進されている

政府が主導する働き方改革に対して企業も積極的な取り組みを進めることも課題となっています。フリーアドレスの導入は働き方改革の一環としてもよく位置付けられています。

フリーアドレスはコミュニケーションを取りやすい職場環境を作れるのが特徴で、上司も部下も気軽に会話することが可能です。また、席を選ぶことから自由があるので自分なりのワークスタイルを実現しやすくなります。

リモートワークとの組み合わせによって効率的に働ける環境を作り上げるのに成功している事例もあります。

ツールの多様化により運用しやすくなった

このような状況下で情報技術の進展に伴い、業務ツールが多様化してきました。その影響で以前はフリーアドレスを導入するのが困難だった現場でも効果的な運用が可能になっています。

パソコンやソフトウェアが充実し、書類の電子化などの状況変化が起こったことで専用のデスクがなくても業務に必要なものを持ち歩けるくらいの量で済ませられるようになってきました。

莫大な書類が業務に不可欠だったり、動かせない重さのパソコンを必要としたりすることが減ってフリーアドレス化をしやすくなったのです。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスの導入が進められているのはメリットが大きいからです。以下に代表的なメリットを挙げたので確認しておきましょう。

従業員のコミュニケーションが活性化される

フリーアドレスの最大のメリットとも言われているのは従業員のコミュニケーションが活性化されることです。従業員同士が互いに理解し合い、協力する体制ができれば業務効率も向上します。

個人のモチベーションも上がりやすくなり、全体的なパフォーマンスが高まるのがメリットです。部署や価値観、考え方の違う従業員同士のコミュニケーションから新しい価値創造を期待できる点も優れています。

チーム単位での業務推進をしやすい

フリーアドレスはチーム単位で働くのにうってつけだとも言われています。プロジェクトごとにチームを結成して取り組むのは一般的な方法ですが、フリーアドレスにするとそのチームでテーブルを囲んで仕事を進めやすいのが魅力です。

議論が終わったら解散し、また別のチームで議論を深めるといった形で業務を推進できます。オープンな環境にすれば他のチームの動きもわかりやすいので、チーム同士で協力する体制を作ることも促進可能です。

スペースコストを削減できる

フリーアドレスは当初はスペースコストを削減する目的で取り入れられるケースがよくありました。そのメリットは変わることなく、スペースを有効活用できるオフィスデザインが可能です。

従業員全員にデスクを割り当てるよりもスペースは少なくて済みます。会議室などを余分に設ける必要もなくなります。一見すると狭そうなオフィス物件でも快適な職場環境を整えることが可能です。

リモートワークとの組み合わせをしやすい

フリーアドレスでの運営はリモートワークと組み合わせやすいのも魅力です。フリーアドレスにすると個人が支給されたパソコンなどを使って作業するようになるため、自宅も作業場所にできるでしょう。

個人業務は在宅で行い、チーム業務はオフィスで実施するといった形で運営することも可能です。スペースコストを削減できるだけでなく働き方改革の推進にも直結するメリットです。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスの導入が本当に必要なのかを考える上ではデメリットも考慮しなければならないでしょう。ここではよく知られているデメリットを解説します。

導入コストが高い

フリーアドレスは導入コストが高くなりがちなのがデメリットです。オフィスレイアウトを変更する必要が生じたり、全員にパソコンなどを支給しなければならなかったり、業務システムを導入することになったりする場合が多いからです。

フリーアドレスを導入するのにかかる費用を大まかに試算して、長期的に見た費用対効果を十分に得られるかを確認してから決める必要があります。

従業員にとって初期負担が大きい

フリーアドレスにすると従業員はワークスタイルを変えなければなりません。慣れてしまえば大丈夫だったとしても初期負担が大きいことは確かです。

従業員によって得手不得手があるので退職者が出てくるリスクもあります。また、一時的に業務が滞る可能性もあるので注意が必要です。

マネジメントが困難になる

フリーアドレスはマネジメントが難しくなるのもデメリットです。

勤怠管理の仕方を現場に合った形で考える必要が生じるだけでなく、上司と部下のコミュニケーション機会を意識的に作らないと部下の業務を上司が把握できなくなるリスクがあります。

結果として人材の成長が遅くなったり、上司による評価への不満が生じたりする可能性があるのが問題点です。

現場に合ったデザインが難しい

フリーアドレスは現場に合わせたデザインをすることで最大の機能が発揮されます。テーブルの大きさや場所、数などを適切に選ぶ必要があります。

それだけでなく、オープンスペースをどのくらい用意するか、個人業務を行いやすいブースを用意すべきかといった点も考えなければなりません。オフィスデザインの仕方によってフリーアドレスの価値は大きく左右されるので注意が必要です。

フリーアドレスは必要なのか

このようなメリットとデメリットを考慮すると、結局フリーアドレスは必要なのでしょうか。

フリーアドレスは必須ではない

結論から言えば、フリーアドレスの導入は必須ではありません。フリーアドレスには向き不向きがあるので、現場によっては混乱をきたして業務効率も下がるだけになるリスクがあります。

個人業務が中心になる場合にはデスクがあった方が効率が上がるのは明らかでしょう。

チーム単位での業務が多い部署ではフリーアドレスのメリットを有効活用できますが、デスクワークで一人でやるべき業務がメインの部署の場合には逆効果になる可能性が高いのです。

フリーアドレスが合う現場には導入価値がある

フリーアドレスは導入によって価値を見出せるときに取り入れると良い方法の一つです。取り入れたときに現場がどう変わるかを考えて、メリットが際立つのであれば前向きに導入してみるのが良いでしょう。

現場環境も多様化してきているため、本当に現状から切り替えて意義を見出せるかどうかはケースバイケースです。フリーアドレスが必要かどうかは現場を詳しく見て判断するのが大切です。

フリーアドレスの導入は現場を見て考えよう

フリーアドレスは新しい価値の創出や働き方改革の推進などの様々な魅力があるのは確かです。しかし、現場で行われている業務内容や従業員の様子などによってフリーアドレスが合うか合わないかが大きく異なります。

現場の状況を正確に把握して、高いコストパフォーマンスを得られる投資になるかを見極めた上で導入を決めるようにしましょう。