新しい働き方のひとつに、フリーアドレスというのがあります。フリーアドレスは従来の労働環境とは違って、自由にデスクを選んで仕事をしていくスタイルです。 しかし、フリーアドレスについてよく分からない人もいるでしょう。そこでこの記事では、フリーアドレスの意図やメリット、デメリットなどを詳しく説明していきます。

フリーアドレスの意図を理解しよう

フリーアドレスを導入する意図はいくつかあります。フリーアドレスを導入する前に、その意図をしっかりと理解することが大切です。

従業員の満足度の向上

いつも同じ場所で働いていると、新鮮さが無くなります。フリーアドレスを導入することで、気分を一新する狙いがあります。自分の好きな場所を確保して、働きやすい環境を自ら選べるのはメリットと言えるでしょう。

集中力が高められれば、結果的に生産性の向上も期待ができます。

コスト削減ができる

従来のオフィス環境では、一人ひとりにデスクやロッカーなどを用意する必要がありました。その結果、一人当たりのスペースの保有率が高くなってしまいます。

フリーアドレスにすれば決められた固定の場所が無いため、省スペース化ができてコストを抑えられるようになります。企業によっては複数のフロアを借りている場合もあるでしょう。

フリーアドレスにできれば、1フロアにまとめられるようになるかもしれません。そうなれば、賃貸料の削減もできる可能性があります。

フリーアドレスのメリットは

フリーアドレスにすれば、様々なメリットがあります。具体的なメリットを把握した上で導入を検討してみるのがいいでしょう。

社内コミュニケーションが活性化

自分のデスクが決まっていると、周囲の人間は常に同じ人になります。しかし、フリーアドレスでは、違う部署の人間が隣になることもあります。

様々な部署の人間と隣同士になれば、社内の交流が活性化する効果が期待できるでしょう。自分が関わっていない業務の話を聞いて、新しいアイデアが生み出される可能性もあります。

場合によっては違う部署の人間とコラボレーションして、新規の事業を立ち上げる可能性もあります。社内コミュニケーションが活性化できれば、企業全体に新たな利益を作り出せるようになるかもしれません。

業務を効率化できる

フリーアドレスでは、ファイルや自身の私物などを放置できません。そのため、できるだけ無駄なものを無くして効率化を図る必要があります。

例えば資料等をペーパーレスにして、データ化を進めていきます。業務で行う部分をできるだけIT化することで、社内の情報共有がスムーズになります。

様々なシステムを導入していけば、無駄な部分が自然と無くなり業務を効率化できるようになるでしょう。

テレワークにも対応しやすい

フリーアドレスにすればIT化が進みます。その結果、働く場所に拘る必要がなくなります。そのため、自宅でも仕事ができるようになるでしょう。

業務で使う資料やデータなどはデジタル化できるし、メールでのやり取りが可能となります。また、通勤時間が必要なくなり、交通費等のコストも削減できるでしょう。

オフィスを簡素化できる

データ化により余計な資料が必要なくなり、ロッカー等の収納スペースも最小限で済みます。従業員も本当に必要な物だけを持っていくようになり、オフィスを簡素化できます。

物が少ないと言うことは、掃除もしやすいし整理整頓も簡単になります。業務以外の時間も短縮できるようになるでしょう。

フリーアドレスのデメリットは

フリーアドレスを導入するなら、デメリットも知っておく必要があります。導入後に後悔しないためにも、事前の準備は必要です。

フリーアドレスにするための初期投資が必要

オフィス内をフリーアドレスにするには、最初にコストが発生してしまいます。レイアウトなどの内装を変更したり、パソコンをノートPCに変更したりしなければいけません。

また、私物の置き場所や資料の扱いなども決める必要があります。他にもネット回線などを無線LANに変更するなど、従業員が働きやすい環境を整える必要があります。

場合によってはオフィス全体を改修しなくてはいけません。内装を元から変更するとそれだけ時間も必要です。このように初期の段階で様々な投資が必要となります。

全体の管理が難しい

従業員それぞれが自由に席に座っていると、同じ部署の人間を探すのに苦労をします。上司であれば自分の部下がどこにいるのか、常に把握する必要があります。

また、チームで仕事をしている場合は、すぐに連絡を取れる手段を考えておかないといけません。そのため、自由に働ける分、全体を管理するのが難しくなります。

フリーアドレスを導入するなら、連絡の取り方やデータの共有方法などを事前に決めておかないといけません。

セキュリティリスクがある

データ化をしてネットでアクセスできるようにすれば、仕事の効率化ができて便利です。しかし、資料や顧客情報などをすべてデータ化すると、セキュリティのリスクが上がります。

外部からの不正なアクセスがあった場合、重要なデータが盗まれてしまいます。また、従業員であれば誰でも簡単にデータを、他の媒体にダウンロードできてしまうでしょう。

そのため、オフィス内のネットワークには、セキュリティソフトなどを導入する必要があります。また、重要なデータについてはアクセスできる人を絞って、権限を持たせるのもいいでしょう。

他にもネットワーク内から何かをダウンロードすると、ダウンロード履歴が自動で残るようなシステムを導入するのも効果的です。

フリーアドレスが向かない人もいる

フリーアドレスにすれば、オフィス内のコミュニケーションが増える可能性があります。そうなれば、新しいアイデアやモチベーションも上がりやすくなるでしょう。

しかし、人によってはコミュニケーションを取るのが苦手な人もいます。そういった人は決まったデスクで自分だけのスペースがある方が、業務もしやすくなります。

もし、フリーアドレスを導入するなら、そういった人にも配慮した内装にすることも必要です。例えば、個室に近いフリースペースを用意するのもひとつの方法です。

また、フリースペースと固定の席の両方を用意して、従業員に選択できるようにするのもいいでしょう。

フリーアドレスにしたのに、働きづらくなっては意味がありません。従業員の意見を取り入れて、要望に答えていくことも重要です。

フリーアドレスを導入する前に導入後のルールを考えよう

フリーアドレスを導入して失敗をしては意味がありません。事前にいくつかのルールを決めておく必要があります。

データ等のやり取り

IT化をして効率化をするだけでは意味がありません。データのやり取りの方法を、しっかりと決める必要があります。例えば顧客の重要なデータを扱う場合は、数回のパスワード設定にして簡単にアクセスできないようにします。

また、ネットワーク上にあるフォルダを業務や部署ごとに設置して、どこにどんなデータがあるのかを事前に決めておきます。予め保存場所を決めておかないと、必要なデータを見つけるのは困難です。

そのため、仕事を効率化する上でも、データ等のやり取りの仕方を共有しなければいけません。

荷物等の置き場所の確保

フリーアドレスとはいえ、従業員ごとに最低限の保管場所は確保した方がいいでしょう。一人ひとりにノートPCを持たせるなら、そのPCを保管する場所が必要です。

また、コートなどをかけておくスペースもあった方が便利です。他にもデスクの近くにカゴなどを用意しておけば、ちょっとした荷物を置くこともできるでしょう。

電話や郵便物の管理方法

フリーアドレスになると、どこに誰がいるのか分からない場合があります。もし、取引先から電話があり、取次ぎをしなければいけないときは注意が必要です。

対処法としては、従業員に専用の携帯電話を支給するなどの方法があります。また郵便物に関しては、従業員ごとに郵便物の保管場所を用意しておけば問題ありません。

組織力に影響しないフリーアドレスにしよう

フリーアドレスを安易に導入してしまうと、企業全体として業務に支障をきたす可能性があります。例えば連絡の仕方を決めていないと、仕事の進み具合が悪くなってしまいます。

また、データや資料の管理方法を決めておかないと、必要な時にすぐに見つけられない場合もあるでしょう。フリーアドレスを導入する前は問題なかったのに、逆に効率が悪くなってしまうリスクがあります。

そのため、フリーアドレスを導入するなら、組織力に影響しないようにしっかりとルールを決めておかないといけません。しかもそのルールをすべての従業員に理解してもらう必要があります。

フリーアドレスは新しい働き方を提案できる

フリーアドレスの最大のメリットは、従業員に様々な働き方を提供できるところです。仕事上のやり取りをIT化すれば、効率化もできるでしょう。

また、普段は話さない相手と話ができるようになり、新しいアイデアが生まれる可能性もあります。ただしフリーアドレスが苦手な従業員もいるかもしれません。そういった従業員への配慮も同時に行う必要があります。