「オフィスの役割を改めて考えたい。テレワークが増えてきて、出社率が下がったのでどのような位置づけでオフィスを残すべきか?」というお客様への記事です。

結論から言いますと、テレワークが普及されてきた中でのオフィスは『”職場”以外の役割』を見出だすことができます。

当記事では、
・オフィスが存在している理由 ・『職場以外の3つの役割』を持つオフィス といった内容を、噛み砕いて分かりやすくお伝えしていきましょう。

オフィスの必要性や役割に疑問を抱いたり不安を抱いているお客様がクリアになるようまとめました。

オフィスはそもそも何の為に存在しているのか

結論、オフィスは以下のような理由で存在していると言えます。

［オフィスが存在している理由］
・働く場所の一つとして存在している
・社員の帰属意識を持たせるために存在している

多種多様な働き方が広がっているからこそ「オフィスが存在していても良いのだ」と理解しましょう。
事実、ベンチャー企業の中には、テレワークやリモートワークの環境が広がったことで、オフィスを解約する動きが増えています。

短期的にコストが下がることになるので、業績が良くない状況なのであれば「オフィスを無くす」という選択肢は必要なことだと言えるでしょう。
そうでないのであれば、今一度、オフィスの役割をここで改めてるのはいかがでしょう。

「職場」以外にもオフィスは役割が存在する

結論、オフィスにおける「”職場”以外の役割」とは以下を指します。

・オフィス＝コミュニケーションの場
・オフィス＝機密情報の保管場所
・オフィス＝企業ブランドの一つ

それぞれについて詳しくお伝えしますね。

「職場」以外のオフィスの役割①従業員のコミュニケーションの場

1つ目は、従業員同士のコミュニケーションの場としての役割がある、という点です。

一人で集中して作業するには、在宅勤務やコワーキングスペースなどが適しています。
ですが「アイデアを出し合う」「企画のブレインストーミングをする」といった共同作業は、対面でのコミュニケーションが適切な場合が多いでしょう。

オフィスで社内外の人々と関わることで得られる刺激が、モチベーションUPや作業効率UPになることもあります。

実際にはテレワーク普及により執務スペース自体が減ってくるかもしれません。

ですが、オフィスとして
・少人数で社内会議ができる場
・大人数での会議ができる場
・リフレッシュできる場
などは、変わらず必要な要素であり続けると考えられます。

よって『オフィスを最適化する』といった考え方に切り替えましょう。
社員が快適に過ごせるような環境作りが、今後のオフィスに必要です。

「職場」以外のオフィスの役割②機密情報の保管場所

2つ目は、機密情報を保管する場としての役割がある、という点です。

社内には様々な資産、情報、機材があります。

大まかに例をあげると以下の通りです。
・契約書類
・財務情報類
・勤務管理系の情報
・社内外の会議資料
・顧客、社員の個人情報
・パソコンなどの機器類
・開発中、あるいは新商品に関する情報
など。

オフィスを残すことは、こうした機密情報を厳守することにもなります。
そのため、常に最新のセキュリティ対策が必須だと心得ましょう。

内部情報、取引先の情報などが万が一外部に流出することになれば、大きなダメージを受けてしまいます。

オフィスとして機密情報を守るのにセキュリティ対策を施すことは、企業価値や取引先、顧客の信頼を守る大切な投資と考えましょう。

「職場」以外のオフィスの役割③企業ブランドとしてのオフィス

3つ目は、企業ブランドとしての役割がある、という点です。

ブランディングとは『企業が、相手に抱いてほしい感情やイメージを設計すること』だと理解しましょう。

具体的には
・強み
・文化
・伝統
・企業風土
・スローガン
・コンセプト
・企業の価値観
など。

『企業ブランディング＝企業の社会的イメージ』を、オフィスを通じて取引先、顧客、社員に共有することを意味します。

オフィスは来訪者へ自社のイメージを強く与える

結論、オフィスがあることで来訪者に対して自社の企業としてのイメージを強く与えることができます。

オフィスがあるのと無いのとでは、クライアントや顧客に対する印象に違いがあるのも事実です。

社員の帰属意識やコミュニケーションの場としての必要性があるのはもちろんですが、対顧客、対クライアントにもプラスな効果があるものだと、ここで理解しましょう。

オフィスとしての役割不足を感じるのであれば、
・オフィスを縮小する
・思い切って地方移転する
・オフィスレイアウトを変える
などの対策を取ることも可能です。

オフィスの存在意義を、今一度考え、その後の経営と社員にプラスになるよう働きかけましょう。

まとめ：オフィス＝企業のブランドの一つだと心得よう

オフィスの存在意義に疑問を抱いているお客様へ、オフィスが持つ「職場以外の役割3つ」をお伝えしてきました。

職場以外の役割を持つオフィスとは、
・オフィス＝コミュニケーションの場
・オフィス＝機密情報の保管場所
・オフィス＝企業ブランドの一つ
だとお伝えしました。

オフィスは今まさに、業種や業績状況によっては「必要だ」あるいは「必要ない」と判断されてきています。

オフィスを今後必要とするかどうかを決めるには、
①まずは現状を把握する
②オフィスの「職場以外」の役割を理解する
上記2つのステップを踏んでいくことが重要です。

企業としてだけでなく、社員、クライアントや顧客に対してプラスになるよう働きかけましょう。

日本全体を通して、働き方と企業の在り方が変化しています。

今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
「他にどんな見本があるか気になる」

という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。
＞＞『集中ワークブース』を詳しく見てみる