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2021.04.05コラム

コロナ禍で働き方が変わったからこそ、オフィスの縮小移転!移転の際に気を付けるポイントとは?

コロナ禍だからこそ、オフィスを縮小移転!移転の際に気を付けるポイントとは?

「テレワークが増えたので小規模にしたいのですが、具体的にどのようなことに気をつけたらいいでしょう」というお客様への記事です。

当記事では、オフィス縮小移転のポイントを2つお伝えします。

先に結論を言いますと、オフィスを縮小移転する際は以下を押さえましょう。

・従業員の数に合わせたオフィスの広さを確認すること
・使用している家具や機材を選別すること

「これだけ?」と意外に感じられますが、まずはこの2点で十分です。

従業員が働きやすい環境にすることを前提として、縮小に伴う機能面についてお伝えしていきましょう。

なぜ今オフィス縮小移転が注目されているのか

なぜ今オフィス縮小移転が注目されているのか

オフィスの縮小移転が注目、増えてきた理由は、これまで求められてきた”働き方”が大きく変わったからです。

具体的には、
・テレワーク
・リモートワーク
・フリーアドレス制
・ABWの導入
を通して、働き方が変わってきました。

オフィスか自宅か、あるいはもっと良いパフォーマンスが発揮できる場所を、自ら選べるようになりました。
すなわち、オフィスへの出社率が下がったことになります。

出社率が下がったことを受け「もう少し小さい規模でも問題ないな」と縮小、移転を決める企業が増えてきたのが背景にあります。

オフィスを縮小できれば、その分コスト削減や機能性を上げることにつなげられます。

ですが『従業員への働きやすい環境作り』は前提として心得ておきましょう。
「縮小したせいで働きにくくなってしまった」なんてことは避けなくてはなりません。

そのリスクを避けるためにも、縮小移転で知っておくべきことをお伝えしていきますね。

オフィスの縮小移転で知っておくべきポイント

オフィスの縮小移転で知っておくべきポイント

オフィスの縮小移転で知っておくべきポイントは次のとおりです。

・従業員の数とオフィスの広さを確認しておくこと
・使用している家具や機材を選別しておくこと

以上2点についてお伝えしていきますね。

オフィス縮小、移転のポイント①:従業員数とオフィスの広さを確認

1つ目は、従業員の数を確認し、合わせてオフィスの広さを確認することです。

正確には”出社する従業員の数”に合わせた広さの物件を見つけることがカギになります。

これまでと同じ広さのオフィスは選択肢から外しましょう。
テレワークやリモートワークで出社率が下がったから、オフィスを縮小するのですから。

よって、オフィスの規模を小さくしても「業務上問題ない」ということが判明しているべきですね。

現状をよく観察し、出社率を計り、必要な広さが備わった物件を見つけましょう。

オフィス縮小、移転のポイント②:使用している家具や機材の選別

オフィス縮小、移転のポイント②:使用している家具や機材の選別

2つ目は、使用している家具や機材を選別しておくこと、です。

機材や家具の選別は、移転先での「従業員の働きやすさ」を左右することになります。

テレワークの普及により「これまで使用していたが使われなくなった」そのようなものがあれば、移転先へ移動せずに済むでしょう。

必要なくなったものは、この先使用する可能性は極めて低くなります。

家具については、移転先の規模に合うもの、合わないものを選別しましょう。
規模、内装に合わせた家具であれば取り入れ、そうでないと判断できれば手放す時です。

オフィスを縮小することにより得られるメリット

オフィスを縮小することにより得られるメリット

オフィスを縮小することで、企業にとってもメリットは大きいと言えます。

具体的には、
・固定費を抑えられる
・浮いた費用を機能、環境改善に充てられる
・従業員の働き方に合った環境を提供できる
・オフィスと自宅勤務といった働き方の選択肢が増える
といったメリットです。

結果的に従業員のライフワークバランスが整い、仕事へのモチベーションUPも期待できます。

従業員のモチベーションが上がれば、企業として大きくプラスに働くことになるのです。

まとめ:オフィスの縮小移転は従業員と企業にプラスに働く

まとめ:オフィスの縮小移転は従業員と企業にプラスに働く

オフィス縮小をお考えのお客様へ、押さえるべき2つのポイントについてお伝えしてきました。

オフィスを縮小するのであれば、まずは現状を把握しましょう。
そしてオフィス縮小の目的を明確にすること。

オフィス縮小を実施する際には、
①従業員数とオフィスの広さを確認
②使用している家具や機材の選別
以上2点を押さえましょう。

業種次第ですが、テレワークやリモートワークは今後も増えていくでしょう。
例え「コロナの不安が収まる状況になったとしても」です。

新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化しています。

今後企業は、従業員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

従業員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

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