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2021.06.24コラム

オフィス移転の前に確認しておきたいこと事項まとめ

オフィス移転の前に確認しておきたいこと事項まとめ

「オフィス移転の準備って何をしたら良いの?」
「なんでこんなにオフィスを移転する企業が増えてきたの?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オフィス移転……の前の下準備
・オフィス移転が注目されている理由

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。

オフィス移転の下準備ですることは、以下のとおりです↓
・なぜ、移転するのか、を改める
・移転日を決めて、スケジュールを組む
・依頼する業者を選ぶ

これら↑については、後に詳しくお伝えしていきますよ。

また、オフィス移転が注目されている理由は「オフィス移転=経営戦略の1つ」と、考える企業が増えてきたから。

ここから先は『オフィス移転が、本当に自分たちの会社に必要なのか』を判断できるよう、解説していきますね。

お客様には「オフィス移転によるメリットとベネフィットについて、きちんと理解している人」と、なっていただきます。

オフィス移転とは

オフィス移転とは

オフィス移転とは、今いる地域から、”他の地域に”オフィスを移すことを指します。

なぜ、移すのでしょう。

理由としては、以下が挙げられます↓
・人材雇用の幅を広げるため
・企業としての目標を達成するため
・現オフィスで抱えている課題や問題を解決するため

企業にとってオフィス移転は、”単なる引っ越し”ではありません。

「なんとなく場所を変えたいなー」と、気分だけでオフィスを移転するわけではないんですよね。

オフィス移転は、企業の成長、経営戦略に関わるとても重要な立ち位置にあるのですよ。

オフィス移転の前に準備しておきたいこと

オフィス移転の前に準備しておきたいこと

オフィス移転の前にすることは、おもに3つです↓

・なぜ、移転するのか、を改める
・移転日を決めて、スケジュールを組む
・依頼する業者を選ぶ

それぞれ詳しくお伝えしますね。

準備しておきたいこと①なぜ移転するのか、を改める

まずは、なぜオフィス移転をするのか、を改めましょう。

言い換えるとしたら「現オフィスの問題点や改善点を、すべて洗い出す」ということです。

冒頭でお伝えしたように、オフィス移転をする理由は「現状抱えている課題をクリアするため」でしたよね。

ということは
「今、どんなことが問題なのか」
「目標達成ができていないのは、なぜか」
「目標を達成するためには、どうしたらいいのか」
を、洗い出さないといけませんよ。

スマートなやり方は、従業員に聞き取りをすることです。
人数が多いならアンケートを取るのも良いでしょう。

ここまでする理由は、”リアルな問題点”を集めるためです。

総務や上層部だけでは、現場の問題点をすべて把握しきれませんからね。

準備しておきたいこと②移転日を決めて、スケジュールを組む

準備しておきたいこと②移転日を決めて、スケジュールを組む

オフィス移転の目的が分かれば、移転する日を決めておきましょう。

「この日にオフィスを引っ越しましょう」と、あらかじめ決めておけば、スケジュールが組みやすくなります。

スケジュールを組むのと同時に、以下も進めておきましょう↓

・移転先のオフィスを決める
・新オフィスとの契約を結んでおく
・旧オフィスの解約手続きをしておく

解約手続きは、オフィスを移転する6ヶ月前に行わなければなりません。

解約手続きをするときは「どのくらい原状回復をしたら良いのか」を、オーナーと確認しましょう。

準備しておきたいこと③依頼する業者を選ぶ

オフィスに関する契約が進めば、あとは業者選びです。

オフィス移転に関わる業者は以下が挙げられます↓
・不動産業者
・内装施工業者
・引っ越し業者
・OA機器の専門業者
・ICT関係の専門業者

それぞれどういった対応をしてるのかというと↓

[不動産業者]
移転先の物件について、交渉や相談対応

[内装施工業者]
移転先オフィスの内装について、デザイン設計、予算の相談対応

[引っ越し業者]
オフィス家具や什器などの引っ越し対応

[OA機器の専門業者]
電話、FAX、パソコン、コピー機などの手配

[ICT関係の専門業者]
サーバー管理、セキュリティ対策、ペーパレス化などの対応、相談対応

このように、それぞれ対応する業者が異なります。
ですから「スケジュールをいかに共有するか」が、スムーズなオフィス移転のカギですよ。

最近では『オフィス移転のすべてをおまかせください』などの、ワンストップ型サービスを提供している業者も増えていますよ。

上手に活用していきましょう。

なぜオフィス移転が注目されているのか

なぜオフィス移転が注目されているのか

オフィス移転がここまで注目されてきた理由は、下記が挙げられます↓

・固定費のコストカットにつながる
・サテライトオフィスとして利用するため

それぞれ解説していきましょう。

オフィス移転が注目される理由①固定費のコストカット

1つ目は、オフィス移転=コストカットにつながるから、という点です。

オフィスを都会から地方に移すことで
・賃料
・光熱費
・通勤用の交通費
などの削減につながります。

地方でオフィスを構えた方が、固定費を抑えられる、ということですね。

コストを浮かすことができれば、次の商品開発や事業拡大に活用できるようになります。

なぜ、そこまでコストカットを実現したいのか。

おもな理由は以下が挙げられます↓
・遠くから来ている従業員が多い
・業績が悪化したから、縮小移転したい
・もっと快適なオフィス環境にしたい(都会だと、開放感が実現できない、など)
など。

コストカットをしたい理由は、企業によってさまざまでしょう。

こうした視点から、現オフィスの改善点を洗い出すのも大切ですよ。

オフィス移転が注目される理由②サテライトオフィスとしての利用

オフィス移転が注目される理由②サテライトオフィスとしての利用

2つ目は、サテライトオフィスとして利用する、という点です。

サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設置されたオフィスのこと。

サテライトオフィスは、地方にありながらも本社機能を持っているのが特徴ですね。

もう少し詳しい内容については、こちらで解説していますよ↓

移転によるサテライトオフィス化の最大のメリットは、優秀な人材を確保できる、という点ですよ。

要するに「(通勤時間が長すぎるので)入社をお断りします」といったケースを回避できるかもしれない、ということです。

また、介護中や育児中である従業員の雇用も守れます。

オフィス移転=手放したくない優秀な人材の雇用維持になる、と理解するといいでしょう。

まとめ:スムーズなオフィス移転のために、しっかり準備をしよう

まとめ:スムーズなオフィス移転のために、しっかり準備をしよう

「オフィスを移転ってどんな準備が必要なの?なぜ、そんなに注目されているの?」というお客様へ、オフィス移転の事前準備の流れと、注目されている理由についてお伝えしてきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのに不安はつきものです。

その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。

中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取れっていけるからです。

これからオフィスを移転するのに、はじめからしっかりと計画を立てるのは簡単なことではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。