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2021.07.09コラム

オフィスを移転する際の内装の準備について

オフィスを移転する際の内装の準備について

「オフィス移転するときって、内装準備はどんなことをしたら良い?」
「いつまでに移転先の内装を考えないといけない?」というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オープン会議スペースの概要
・オープン会議スペースのメリット&デメリット

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

オフィス移転では、移転先の内装デザインについても、心に余裕を持って準備しなければなりません。

なぜなら移転するまでの期間が長い(短くても約6ヶ月)からと言って、内装デザインを後回しにしてしまうと、後から見直し、修正しにくくなるからです。

移転するギリギリになって慌ててデザインを考えることがないよう注意しましょう。

ここから先は『オフィス移転における、移転先の内装デザインの準備期間』について解説していきますね。

オフィスの内装準備は、移転日の◯ヶ月前までに

オフィスの内装準備は、移転日の◯ヶ月前までに

結論、移転先となるオフィスの内装デザインは、遅くとも移転する日の4ヶ月前までに設計しましょう。

デザインとレイアウトがある程度決まらないと、内装工事、電気系、通信系、空調系の業者への依頼が遅れてしまうからです。

移転先の内装デザインを考える上でのポイントは、以下のとおりです↓
・各部署に必要なスペースを洗い出す
・会議室、応接室、休憩室の配置を決める
・オフィスのコンセプトに合わせたデザインにする

内装デザインそのものが「移転する目的をクリアしているか」と「企業イメージを意識しているか」といった視点からチェックしましょう。

内装工事が始まる前までに終わらせることが望ましいです。

移転先のオフィスの内装、レイアウトに必要な準備とは

移転先のオフィスの内装、レイアウトに必要な準備とは

移転先オフィスの内装デザインに必要な準備をお伝えしていきます。

ポイントは4つです。

・現オフィスでの課題や問題点を洗い出す
・移転先オフィスのスペースを把握する
・導線と開放感を確保する
・企業のコンセプトを可視化する

それぞれ詳しくお伝えしますね。

移転先オフィスの内装準備①:現オフィスでの課題や問題点を洗い出す

一番にやることは、現オフィスの課題や問題点を洗い出す作業です。

課題や問題点を洗い出すということは、移転する目的がハッキリすることにもなります。

たとえば、以下のようなイメージです↓
課題:離職率が高い
移転の目的:定職率UPのために働きやすくも快適な空間にする

課題:従業員の生産性が下がってる
移転の目的:快適さを維持しつつ、機能面に優れた環境

課題や問題点をスムーズに洗い出すには、できる限り全従業員からヒアリングしましょう。

多くの従業員の声を聞き入れ、かつ数字で把握しておくと良いですよ。
客観的に見られるだけでなく、納得感を抱かせる対策を練られます。

移転先オフィスの内装準備②:移転先オフィスのスペースを把握する

移転先オフィスの内装準備②:移転先オフィスのスペースを把握する

次にすることは、移転先オフィスのスペースを把握することです。

各エリアと部署ごとに必要なスペースを把握することは、デザイン、レイアウトを決める上での最初のステップとなります。

具体的には
・受付
・会議室
・応接室
・休憩室
・執筆スペース
と分けて考え、さらに執筆スペースにおいては、部署ごとにスペース配分を考えなくてはいけません。

オフィスはあくまで仕事の場です。
そのため、業務内容に合わせた空間でなければなりません。

デザイン性ばかりこだわることがないようにしましょうね。
オフィスなのに仕事がしづらい環境では、本末転倒です。

移転先オフィスの内装準備③:導線と開放感を確保する

スペース配分を終えたら、導線決めです。

導線を確保することで、開放感を維持することにもなります。

導線においては、
・従業員が効率良く動けるか
・災害時にスムーズに避難できるか

を意識して考えましょう。

従業員それぞれの作業に合わせ、効率よく移動できるようにしなければなりません。

でなければ、作業効率が悪くなる、従業員同士のコミュニケーションに支障をきたす恐れがあります。

また、万が一避難しなければならない状況になったとき、導線が原因で避難に遅れを生じてしまうようなことがあってはいけません。

オフィスデザインは、一度作り上げると、簡単に変えられません。
だからこそ、はじめのうちにしっかり導線を確保しておくことが重要なのです。

移転先オフィスの内装準備④:企業のコンセプトを可視化する

移転先オフィスの内装準備④:企業のコンセプトを可視化する

最後の準備として挙げるのは、企業のコンセプトを可視化する、という点です。

オフィスデザインは、企業理念や企業として目指すものをを可視化すると良いですよ。
オフィスデザインそのものが企業イメージにつながり、ブランディング効果も期待できるからです。

たとえば、
・緑あふれる空間にする
・ロゴマークを取り入れる
・カフェのような空間にする
・ホテルライクな空間にする
・コンセプトカラーを取り入れる
など、”訪れた人に抱かせたいイメージ”を演出すると良いでしょう。

極論ですがオフィスを見るだけで、ここはどんな企業で、何を大事にしているのか、がわかりますからね。

オフィス移転の目的は、仕事の効率化を図ること

オフィス移転の目的は、仕事の効率化を図ること

オフィス移転の最大の目的は、今よりも仕事の効率を良くすることです。

したがって、デザインばかりに目を向けてはいけません。
自社にとって効率の良いオフィスとは、どういったカタチであるのかを考えるのは簡単なことではありません。

いざ、移転の手続きが始まれば、引っ越しや業者の手配などで、すぐに手が回らなくなります。
そのような環境下で移転先の内装デザインを考えてもスムーズにいきません。

だからこそ、余裕を持って内装デザインの準備に取組む必要があるのです。

まとめ:移転先オフィスの内装準備には余裕を持って取り組もう

まとめ:移転先オフィスの内装準備には余裕を持って取り組もう

「移転するのに、内装デザインっていつ頃までに決めたら良い?」というお客様へ、内装デザインにおける準備期間とポイントについて解説してきました。

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転していくのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法でもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を、一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスの内装を変えるのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。