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2021.08.04コラム

リモートワークとオフィス出勤の両立を考慮したオフィスデザイン

リモートワークとオフィス勤務を組み合わせる新スタイル

「リモートワークとオフィス出勤の両方ってアリでしょうか?」
「リモートワークとオフィス出勤を併用するときに気をつけることって何でしょうか?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・リモートワークとオフィス出勤を併用するときの注意点
・リモートワークオフィス出勤の併用に合わせたオフィス作りのポイント
これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。
リモートワークができ、かつ出勤も可能とする働き方ができるオフィス作りは、大いにアリです。
現代では、多様化した働き方が広がっているからです。
業務に支障が出ないのであれば、取り入れても良い働き方だと言えますね。

ただし、今までにない新しいスタイルの働き方となる分、課題点も挙げられます。
ここから先は『リモートワークを導入し、かつオフィスに出勤も可能とする働き方』について解説していきますね。

お客様には「新しい働き方の良し悪しを理解し、より良いオフィス環境作りができる人」と、なっていただきますね。

リモートワークとオフィス勤務を組み合わせる新スタイル

リモートワークとオフィス勤務を組み合わせる新スタイル

リモートワークを取り入れつつ、オフィス出勤も可能とする働き方は、ABWと捉えても良いでしょう。

AWB(Activity Based Working)とは、従業員が仕事をする場所と時間を自由に選べる働き方を指します。

仕事に対してベストなパフォーマンスを発揮できるタイミングと場所は、個々によって変わります。

個の働き方を、大いに尊重した制度と言えますね。

具体的な働き方や出勤パターンは、企業によってさまざまです。

たとえば、
・出勤日を曜日で指定
・出勤日をあらかじめ決めているケース
・午前=自宅、午後=オフィス勤務(逆のパターンも)
・「第2週目の月曜日と水曜日は出勤しましょう」といった出勤日指定型のスタイル
などが挙げられます。

このような制度を行うことで、企業としてはコロナの感染拡大防止に貢献する以外にもメリットがあります。

具体的には、
・消費電力削減=コスト削減
・通勤手当を廃止=コスト削減
・従業員のライフ・ワーク・バランスへの助長
など。

リモートワークとオフィス出社を併用しながら業務を進めることで、これまで「在宅だと業務ができない」という業種も、導入しやすくなるのでは。

リモートワークとオフィス出勤を併用しよう:デザインを決めるポイント

リモートワークとオフィス出勤を併用しよう:デザインを決めるポイント

結論、リモートワークとオフィス出勤を併用する働き方に合わせて、オフィス環境も変えるべきです。

なぜなら従来のままですと、出勤する従業員にとって快適で働きやすいオフィスに成りえないからです。

たとえば、出社率の低下で、必要な面積が減った。

あるいは、余分なスペ−スが生まれうまく活用できない。

さらには、出社している従業員同士のコミュニケーションがまばら、などのネガティブな要素が尽きなくなります。

それらを解消するための案として、以下を検討してみてはいかがでしょう↓

・オフィスを縮小する
・レイアウトを変えてみる
・コミュニケーションが取りやすい空間を作り

それぞれ詳しくお伝えしていきますね。

新しい働き方に合わせよう①:オフィスを縮小する

まず、挙げるのはオフィス縮小です。

テレワークが普及してきた中で、多くの企業が縮小を検討、実施しています。

オフィス縮小を通して受けられる恩恵が、企業にとって大きいメリットとなりえるためです。

たとえば
・賃貸料の低下
・光熱費の削減
・スペースを有効活用できる
・業務効率化、生産性の向上
など。

浮いた分のコストを、オフィスの環境整備に充てることも可能でしょう。

新しいビジネスへの資金にも充てることができます。

何より、オフィスが新しく生まれ変わったことに対する従業員のモチベーションUPに貢献することもあるでしょう。

新しい働き方に合わせよう②:レイアウトを変える

新しい働き方に合わせよう②:レイアウトを変える

オフィス縮小が難しければ、今のレイアウトを思い切って変えてしまう、というのもアリです。

結論、フリーアドレスというレイアウトがオススメです。

リモートワークで出社率が低下した企業に適したレイアウトになります。

フリーアドレスは、従業員の固定席を設けません。

誰が座っても良いようにデスクを配置します。

必要な人が、必要なときに使える、という柔軟性がメリットになります。

フリーアドレスに変更するのに合わせて、オフィス家具や内装デザインを変えていくとベスト。
今あるデスクの位置を変えていくだけでも良いですが、心機一転するには不十分かもしれません。

オフィス環境の改善を、企業としての”投資”と捉えられるか。

新しい働き方を取り入れるのと同時に、オフィス全体も新しく生まれ変わらせることを検討してみてください。

新しい働き方に合わせよう③:コミュニケーションが取りやすい空間にする

中には、オフィス縮小も、レイアウトの変更も難しい企業もあるでしょう。

その場合は、フリースペースやリフレッシュスペースを無理やりでも作ってみましょう。

フリースペースやリフレッシュスペースがあることで、従業員同士のコミュニケーション活性化が期待できます。

オープンなフリースペースを設けることで、ちょっとしたミーティングに利用できます。

従業員同士のインフォーマルな会話をする場所として利用することも可能です。

あるいは、作業の合間のコーヒーブレイクにも活用できるでしょう。

オフィスの一角をフリースペースやリフレッシュスペースにし、ソファを設けたり観葉植物や小物を設置すれば、ゆったりと過ごせる空間にもなります。

リモートワークとオフィス出勤の併用で気をつけること

リモートワークとオフィス出勤の併用で気をつけること

リモートワークとオフィス出勤を併用する場合、注意点があります。

注意点とは、おもに3つです↓

・評価制度を整える
・セキュリティ対策を徹底する
・進捗状況が分かるよう工夫する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

リモートワーク×オフィス出勤の注意点①:評価制度を整える

評価制度を見直しましょう。

人事評価の基準が、”出勤することが大前提で”行われていたとしたら、それは改めなければなりません。

なぜなら、出勤する人のみをきちんと評価するスタイルでは「リモートワーカーに対する平等性が無い」と言えるからです。

そのため、
・仕事の進捗具合から評価する
・業務に対する成果や結果を見て評価する
といった評価の仕方に変えていく必要があります。

「目が届く範囲でしか評価しない」という制度を変えていかないといけない、と理解しましょう。

リモートワーク×オフィス出勤の注意点②:セキュリティ対策を徹底する

リモートワーク×オフィス出勤の注意点②:セキュリティ対策を徹底する

セキュリティ対策も怠ってはいけません。

オフィスの外でも仕事ができるということは、それだけ企業の大切な情報が外に漏れる危険性が高まる、ということです。

企業によっては、明確にルールを決めているケースもあります。

たとえば
・保存先を決めておく
・紙で資料を持ち出す
・会社指定のアプリケーションを使用する
・カフェなどの公共の場で企業情報を扱わない
・機密性が求められるデータの取り扱いは不可
など。

こうしたルールを設けることで、リモートワーク中の従業員が安心して作業できるでしょう。

同時に、情報管理の責任に対する意識を高めることにもつながります。

リモートワーク×オフィス出勤の注意点③:進捗具合を分かりやすくなるよう工夫する

業務の進捗情報を分かりやすくする工夫も必要です。

リモートワークをする従業員と出勤する従業員、そして上司がお互いに作業状況を把握しやすくするためです。

いつ、誰が、どのくらい進んでいるのか、をツールなどを用いて情報共有できるようにしましょう。

まとめ:リモートワークとオフィス出勤の併用を検討してみよう

まとめ:リモートワークとオフィス出勤の併用を検討してみよう

「リモートワークとオフィス出勤の併用ってアリでしょうか。何に気をつけたらいいですか」というお客様へ、必要な考え方と3つの注意点についてお伝えしてきました。

リモートワークとオフィス出勤を併用することで、多様性のある新しい働き方の促進につながります。

また、業務の効率化、従業員の生産性向上に、大きく貢献できるでしょう。

そのためには、スムーズに業務できるためのポイントを押さえながら導入していく必要があります。

効率の良い業務ができるよう、良し悪しをよく把握しながら検討してみてください。