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2021.08.23コラム

オフィスの経費コストを削減する方法とは

オフィスの経費コストを削減する方法とは

「コストを削減する方法を教えてほしい」
「効率よくコスト削減するには、どうしたら良いでしょう?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・コスト削減のための5つの方法
・効率よくコスト削減するための考え方

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきます。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。
オフィス運営におけるコスト削減は、効率良いやり方を知り、実行し、都度、分析、改善を行って行く他ありません。

そのため、まずは、正しいやり方を知ることから始めましょう。
そこでこの記事では『オフィス運営における、効率の良いコスト削減方法』について解説していきますね。

オフィスにおけるコスト削減の方法は5つ

オフィスにおけるコスト削減の方法は5つ

結論、オフィス運用でコストカットを試みるなら、5つの方法が挙げられます。

方法とは、以下のとおりです↓

・オフィスを縮小する
・テレワークを増やす
・ペーパーレス化する
・通信環境を無線化する
・クラウドサービスを活用する

それぞれについてお伝えしていきましょう。

オフィスのコスト削減方法①:オフィスを縮小する

1つ目は、オフィスの縮小化です。

オフィスを縮小することで、ランニングコストが大きく削減できるでしょう。

具体的には、これらのコスト削減につながります↓

・賃料低下
・光熱費カット

オフィスの縮小化は、移転による引っ越し費用や工事費など、初期コストがかかります。

ですが、長期的に見ると、月々にかかる費用が、縮小前よりも抑えれることが期待できます。

そのため、オフィス縮小化もコスト削減のための選択肢の1つとして検討すると良いでしょう。

オフィスのコスト削減方法②:テレワークを増やす

オフィスのコスト削減方法②:テレワークを増やす

2つ目は、テレワークの導入です。

オフィスに出社する人数を減らすことで、必要なスペースを抑えられます。

必要なスペースが少なく済むため、オフィスの縮小化にもつながることでしょう。

同時に、従業員の通勤手当を削減することにもつながります。

通勤手当の削減で浮いたコストを、事業拡大やオフィス環境改善のために活用できるでしょう。

オフィスのコスト削減方法③:ペーパーレス化する

3つ目は、ペーパーレス化です。

ペーパーレス化することで、
・紙媒体の保管スペース
・印刷、コピーにかかるコスト
・稟議や、決裁にかかる手間や労力
などの削減につながりやすくなります。

業務効率化を図ることにつながりますね。

オフィスのコスト削減方法④:通信環境を無線化する

オフィスのコスト削減方法④:通信環境を無線化する

4つ目は、通信環境の無線化、です。

パソコン、電話回線を無線化することで、決められた場所で作業する必要がなくなります。

また、配線工事のための手間やコスト的な負担が大きく軽減されます。

ABWやフリーアドレス化を実現しやすくなるでしょう。

オフィスのコスト削減方法⑤:クラウドサービスを活用する

5つ目は、クラウドサービスの活用です。

クラウドサービスを取り入れることで、IT関連の管理におけるコストを削減しやすくなります。

たとえば、
・サーバー
・ソフトウエア
などの購入、管理などが挙げられます。

また、クラウドサービスの導入は、テレワークにも効果的だと言えます。

なぜなら、クラウドサービスを通して、在宅から企業情報にアクセスしやすくなるからです。

最新の情報に更新、または、進捗状況の確認に役立つでしょう。

ただし、より強力なセキュリティー対策が必須です。

いつでもどこからでも企業情報にアクセスできる状況は、情報漏えいのリスクが非常に高いからです。

そのため、
・権限を設定する
・従業員へ徹底教育する
・パスワードを厳重に管理する
などの対策が必須になると心得ましょう。

コスト削減の効果を高めるためにすることは3つ

コスト削減の効果を高めるためにすることは3つ

より効果的にコスト削減を行うには、以下を意識しましょう↓

・徹底的に現状を把握する
・コスト削減のための計画を立て、実行する
・結果を分析、再検証、改善

それぞれについて見ていきましょう。

効果を高めるためにやること①:徹底的に現状把握する

まずは、徹底的にオフィスの現状を把握していきましょう。

コスト削減を行うには「何のためにコストを削減するのか」を明確にする必要があります。

そのためには、現状を把握しなければなりません。

必要なコスト、不要なコストはなにか、を書き出しましょう。

書き出すことで、オフィスの課題点ともいえる部分が見えてきます。

効果を高めるためにやること②:コスト削減プランを作成し、実行する

効果を高めるためにやること②:コスト削減プランを作成し、実行する

オフィスの現状をすべて書き出し、コスト削減のための計画を立てましょう。

計画を立て次第、実行に移していきます。
ここでの注意点は、従業員への情報共有を行う必要がある、という点です。

たとえば、これまで購入していた備品が購入できなくなる。
あるいは「〇〇に経費が使えなくなる」といった情報をあらかじめ共有していきましょう。

上司から「経費削減のためだから」と言われるだけでは、従業員のモチベーション低下につながりかねません。

そのため、管理職を通して「なぜコスト削減を行うのか」を従業員に共有していきましょう。
従業員の理解なくしては、効果的なコストカットは実現できません。

効果を高めるためにやること③:結果を分析し、再度検証、改善する

取り組んだ結果、本当にコストカットにつながっているのか、分析、検証していきましょう。

期間としては、1ヶ月〜3ヶ月、半年など、ある程度期間を決めた上で行うのが望ましいです。

期間を決めて行うことで、分析しやすくなります。
結果や成果を可視化することで「どうして今〇〇を経費として充てられないのか」と、説明できるようになります。

また、分析後はその結果をもとに、さらなる改善を行う姿勢が大切です。
コスト削減のための分析と改善は、できる限り全従業員で協力して行っていきましょう。

企業のコストは、管理職や経営陣だけでなく、従業員一人ひとりの行動にも深く関連しているからです。
従業員からコスト削減のためのアイデアを募集するのも良いではないでしょうか。

まとめ:従業員一人ひとりの取り組みがコスト削減につながる

まとめ:従業員一人ひとりの取り組みがコスト削減につながる

「オフィスにおけるコスト削減方法を知りたい」というお客様へ、コストカットのための5つの方法と、効果的な取り組み方についてお伝えしてきました。

コスト削減を実現するには、まずは現状を把握することから始めましょう。
その次にするべきは、コスト削減の方法を検討することです。

コスト削減の方法を決め、期間を決めて実施していきましょう。

そして「本当にコスト削減になっているか。業績に響くほど業務に支障が出ていないか」について、都度分析、改善していく姿勢が必要です。

色々とお伝えしてきましたが、コストカットを実現するべく、オフィスを縮小、移転していくのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法でもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

その理由は、お客様の考えや希望を、一つ一つ汲み取っていける自信があるからです。
これからオフィスを縮小するのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。