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2021.10.11コラム

オフィス移転を検討しているなら確認したいこと まとめ

新規展開業者の方に知って欲しい店舗設計で注意すること

「オフィス移転で確認することってなんですか?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・オフィス移転をはじめる前にすること
・オフィス移転で確認していくこと

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

今回は『オフィス移転でやること、確認していくこと』について、一通り解説していきます。

オフィス移転のためのプロジェクトを作ろう

オフィス移転のためのプロジェクトを作ろう

まずは、オフィス移転のためのプロジェクトを立ち上げましょう。

オフィス移転をプロジェクトとして管理できれば、進捗状況を把握することができるからです。

”プロジェクトマネジメント”化することで、移転までのスケジューリングがスムーズになります。

オフィス移転のためにクリアしていくべきタスクは、いくつもあります。

たとえば、
・現オフィスのこと
・新オフィスのこと
・基本のレイアウト
・部署ごとのエリア分け
・内装デザインや機器の選定
・業者の選定、工事の打ち合わせ
などが挙げられます。

同時に、予算や退去日、工事日などが決まっています。

そのため、決められた予算と時間内にすべてのタスクが完了できるよう、移転のための計画を立てていく必要があるのです。

オフィス移転は、思いつきや行きあたりばったりで進めてはいけません。

きちんと計画を立て、タスクを確実に実行していくためにも、プロジェクトを立ててから移転に臨みましょう。

オフィス移転で確認すること

オフィス移転で確認すること

ここから先は、オフィス移転で確認することを挙げていきます。

大きく分けて以下のとおりです↓
・移転の目的を明確にする
・移転日を確認する
・現オフィスの確認
・新オフィスの選定
・新オフィスのレイアウト、内装デザイン
・引っ越し業者の選定
・関係各所への手続き、届け出

それぞれ詳しく見ていきましょう。

オフィス移転でやること①:移転の目的を明確にする

まずは「なぜオフィスを移転するのか」について、明確にしていきましょう。

オフィス移転をする理由を明確にしておくことで、目指すべきオフィスのカタチが見えてきます。

「何のために移転するのか」が明確でないと、
・理想的なレイアウトにならなかった
・導線が悪く、使い勝手の悪くなった
・「業務効率が下がった」と、従業員が不満
などの問題が発生しかねません。

目的がはっきりしないまま行うと、せっかくの移転が失敗してしまう可能性が高くなるのです。

新しいオフィスでは、今までのオフィスよりも良い環境でなければなりません。

そのためには「なぜオフィスを移転するのか」を、明確にしていきましょう。

オフィス移転でやること②:移転日の確認

オフィス移転でやること②:移転日の確認

移転できる日を確認しておきましょう。

オフィス移転以外の業務やプロジェクトに支障があってはいけません。
移転日はできる限り繁忙期は避け、既存の事業が落ち着いた時期に行いましょう。

他の業務に支障がない、適切な移転時期を検討していく必要があります。
そのためには、今のオフィスをいつまでに移転しないといけないのか。

そして、新しいオフィスにはいつ引っ越せるのか、を確認しなければなりません。

オフィス移転でやること③:現オフィスの確認

ということで、現オフィスの契約内容もよく確認しましょう。

具体的には、
・解約通知はいつまでに行うのか
・いつまでに退去しないといけないのか
・原状回復工事の範囲はどのくらいか

を確認していく必要があります。

解約通知は、一般的には移転当日の6ヶ月前、とされています。

伝える相手は、オフィスのオーナー、またはオフィスビルの管理会社です。

ただし、オフィスの規模や契約内容にとって異なる場合があります。

あらかじめよく確認しておきましょう。

同時に、現オフィスの原状回復についても確認しておきましょう。

契約内容によっては、原状回復の条件を設けていることもあるからです。

たとえば
・天井、壁、床
・電気、通信環境
・その他設備の解体
など。

飲食店と違って、居抜きのままオーナーに返すことはほぼできません。

そのため、原状回復について事前によく確認しておきましょう。

オフィス移転でやること④:新オフィス選定

オフィス移転でやること④:新オフィス選定

移転先のオフィスを選定していきましょう。

移転先となるオフィスは、
・移転を行う目的とマッチしているか
・自社にとって適した移転先か
・理想的なオフィスにできるか
を確認しながら決めていきましょう。

また、
・立地
・最寄り駅
・通勤の手間
を考慮しながら考えていくと良いでしょう。

立地によって企業のブランディング力がUPするだけでなく、従業員の通勤ストレスをできるだけ減らせるよう務めることが大切です。

そのため、新オフィスの立地条件はよく検討しましょう。

新オフィス=企業イメージUPにつながり、かつ、従業員にとって働きやすい環境とするためです。

オフィス移転でやること⑤:新オフィスのレイアウト、内装デザイン

新オフィスが決まれば、具体的に「どんなオフィスにするか」を決めていきます。

レイアウトと内装デザインは、移転目的を踏まえて考えていきましょう。

もっと言えば、コンセプトを決め、おしゃれかつ、機能性の高いオフィスになるようデザインしていくことが大切です。

レイアウトや内装デザインを考えるときは、プロの意見を聞くのも有効です。

プロならではの視点を加えながら考えていくことで、より理想的なオフィスを実現しやすくなります。

オフィス移転でやること⑥:引っ越し業者の選定

オフィス移転でやること⑥:引っ越し業者の選定

新オフィスのレイアウトや内装デザインが決まると、次に決めるのは引越し業者です。

引っ越し業者を選ぶときは、情報の取扱において信頼できる業者を選びましょう。
なぜなら、引っ越し作業時には、パソコンや機密書類などの持ち運びが発生するからです。

引っ越しの際、万が一情報漏えいなどのリスクがあってはいけません。
そのため、企業専門で、かつ管理体制が整っている引越し業者を選ぶことが大切です。

「できるだけ安い業者が良い」という理由だけで選んではいけません。

オフィス移転でやること⑦:関係各所への手続き、届け出

移転を終えたら、関係各所へ必要な手続きを行っていきます。

たとえば、以下の手続きが挙げられます↓

[転居届]
どこに?:郵便局
いつまでに?:オフィス移転が確定し次第

[事業主事業所各種変更届]
どこに?:公共職業安定所
いつまでに?:変更が成立した日から数えて10日以内

[本店移転登記申請書]
どこに?:法務局
いつまでに?:移転当日から2週間以内(支店の場合は、3週間以内)

[納税地異動届出書]
どこに?:税務局
いつまでに?:移転当日から1カ月以内

[事業開始等申告書]
どこに?:都道府県税事務所
いつまでに?:事業開始日から10日以内

[適用事業所所在地・名称変更届]
どこに?:社会保険事務所
いつまでに?:移転当日から5日以内

[労働保険名称 所在地等変更届]
どこに?:労働基準監督署
いつまでに?:変更が成立した日の翌日から数えて10日以内

中には、オフィスの移転前に提出すべきものもあります。
そのため、何にどんな手続が必要か、前もって確認しておきましょう。

ワンステップで頼める業者を選ぶのもアリ

ワンステップで頼める業者を選ぶのもアリ

オフィス移転そのものを業者に頼む、というのも1つの選択肢。

オフィス移転のタスクを漏れなく、確実に行っていくことは簡単なことではありません。

もともとある事業やプロジェクトをこなしながら、オフィス移転も同時に行っていく。

複雑な作業も多いので、どうしても時間と労力が必要です。

その分、オフィス移転をゼロスタートから請け負う業者にお願いできれば、少ない打ち合わせで移転までのタスクをお任せすることも可能です。

「オフィス移転を進めたいが、どうしても時間が足りない」
「初めてで、上手く進められるか不安」
などの理由で、なかなか実行できない企業も少なくありません。

ですがオフィス移転は、何もすべてのタスクを自分たちで行わないといけない訳ではありません。

思い切ってオフィス移転のプロにお任せするのもアリです。

まとめ:オフィス移転を検討するなら流れを確認しておこう

まとめ:オフィス移転を検討するなら流れを確認しておこう

色々とお伝えしてきましたが、オフィスを移転するのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法でもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスの内装を変えるのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。