「コロナ禍でオフィス移転は増えてる？」「オフィス移転の流れを知りたい」と、オフィスの移転について検討していませんか？オフィスを移転するための準備は多岐に渡るため、計画的に勧めることが必要です。

今回はオフィス移転の流れや費用相場、チェックリストをご説明します。またオフィス移転業者の選び方とコロナ禍のオフィス移転市場の動向もご紹介していますので、オフィス移転を検討している方はぜひ参考にしてください。

コロナ禍におけるオフィス移転市場の変化

コロナ禍が長期化しているため、オフィス移転市場が変化しています。オフィス移転市場の主な変化を4点に整理しましたので、自社オフィスの移転について検討するための参考にしてください。

拡張移転が減少している

ニッセイ基礎研究所が公開したデータによると、コロナウィルス感染拡大前の2019年には東京都心部のオフィス拡張移転に対する意欲は活況でした。

参考：ニッセイ基礎研究所「成約データで見る東京都心部のオフィス市場動向（2021年上期）ーエリア別・業種別・ビルクラス別に見た『オフィス拡張移転DI』の動向」

しかし2020年からコロナウィルスの感染が拡大するにつれて、オフィス拡張移転に対する意欲が急低下しています。2021年に入り横ばいに転じましたが、オフィス拡張移転に対する意欲はわずかとなりました。

参考：ニッセイ基礎研究所「成約事例で見る 東京都心部のオフィス市場動向（2020年）」

都心から地方への移転が増えている

コロナ禍により、都心の大企業が地方へと本社を移転させています。例えば総合人材サービスのパソナは、本社機能を東京から淡路島に移転しました。2024年5月までに本社管理部門約1,800名のうち、約1,200名を淡路島へ異動させる予定です。コロナ禍だけではなく、自然災害のリスクを踏まえた事業継続計画（BCP）による移転になります。

参考：ひとまち結び「本社機能移転だけではない、淡路島と同化する生き方」

他にもワークライフバランスの実現や新しい働き方を目指して、都心から地方に本社を移転させる企業が増えています。

参考：NECソリューションイノベータ「コロナ禍で加速する企業の本社移転　その狙いとは？」

コロナ感染対策できる内装設備が求められている

コロナ禍では、感染対策できる内装設備が求められています。一般社団法人日本経済団体連合会の「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」では、オフィス内の具体的な感染対策が示されています。

例えば飛沫防止のためにアクリル板やビニールカーテンなどを設置して、オフィス空間を仕切ることが推奨されています。他にもオフィス内の空気を衛生的に保つために、空調設備の適切な使用も推奨されています。

参考：一般社団法人日本経済団体連合会「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」

サードプレイスオフィスが普及している

コロナ禍で広まったテレワークにより、自宅から近いコワーキングスペースやレンタルオフィス、シェアオフィスなどのサードプレイスオフィスの利用が増えています。ニッセイ基礎研究所の調査によると、通勤時間を削減することや自宅に作業環境が整っていないことが理由として挙げられています。

参考：ニッセイ基礎研究所「コロナ禍を経て拡大が続くサードプレイスオフィス市場－利用ニーズの高まる郊外エリアは新規開設の余地が残る」

なおコロナ禍におけるオフィス移転に関しては以下の記事もご覧ください。

No.263記事

オフィス移転のスケジュール・流れ

コロナ禍にオフィスを移転する場合には、不測の事態に備えるために移転1年前から計画的に進めることがポイントです。オフィス移転のスケジュールをご説明しますので、全体の流れをイメージしてみてください。

移転1年前から計画を立案

移転1年前から計画を立案することが望ましいです。オフィス移転の作業自体に6ヶ月ほどかかるからです。作業の途中に予定がずれ込むことを想定して、ゆとりをもって計画を立てておきましょう。

移転1年前にオフィス移転担当者を決定して、移転先のビル選定や現状調査、物件の契約条件の確認などを検討していきます。また移転作業や内装デザインを依頼する業者をピックアップして、比較検討しておくことが必要です。

移転6か月前に解約通知

移転6ヶ月前になったら、ピックアップしておいた移転先の中から具体的な物件を調査して、賃貸契約を申し込みます。同時に内装業者に依頼して、新オフィスのデザインを相談しておきましょう。

物件を契約して入居日を決定したら、現在オフィスを構えている物件の解約通知をしましょう。解約を通知すると、退去日や原状回復範囲などを確認されます。なお原状回復工事を契約期間内に行うことが一般的です。

参考：建物賃貸借契約における原状回復の時期 | 公益財団法人不動産流通推進センター（旧　不動産流通近代化センター）

移転3カ月前から手続き開始

移転3ヶ月前からは新オフィスで使用する通信回線やオフィス家具などの移転手続きを開始します。オフィス機器の取り外し工事が必要になる場合には、賃貸契約期間内に完了できるように日程を組みましょう。

また移転の時期や準備について、社内外に周知してください。社外へ周知するときには取引先はもちろん、関係のある金融機関や業務委託先の業者なども含めて漏れのないようにしましょう。

移転2カ月前から工事開始

移転2ヶ月前くらいからは、新オフィスの内装工事が始まります。また旧オフィスからの搬出に向けたマニュアルを作って、自社で行う作業を従業員に説明します。

同時に旧オフィスの原状回復工事について、業者と打ち合わせをします。原状回復には1ヶ月程度かかることがあるため、期間に余裕を持って日程を組んでください。

移転1カ月前から届出や申請

移転1ヶ月前からは、移転に伴う届出や申請を行います。法務局や税務署などにおいて、各種手続きが必要です。届出・申請書類の提出期限が決まっているため、移転前から準備をしておきます。また搬出・搬入の作業が何日にも及ぶ場合には、作業と並行して届出や申請の手続きも進めてください。

なおご紹介したオフィス移転のスケジュールについて以下の記事で詳しくご説明しています。

※近日公開予定です。

オフィス移転業者の選び方

オフィスを移転する際は、自社で行えない工事や搬入作業などがあります。信頼できる業者に作業を依頼することが重要です。無駄を省きながら自社の理想とするオフィスへと移転できるように、以下の基準から業者を選んでください。

必要なサービスを提供している業者を選ぶ

オフィス移転業者の中には移転作業全般に対応できる業者もあれば、一部の作業だけに対応する業者も存在します。まずは自社が行う作業を整理したうえで、業者に依頼する作業を十分に検討しましょう。

次に依頼する作業を提供している業者を選びます。契約後のトラブルを防ぐために、サービス内容を細かく調べてください。いくつかの業者を選んだら、各社から見積もりを取りましょう。

見積もりを比較するときは金額の安さだけではなく、自社の必要とする移転作業に対応しているかを確認します。見積もり内容に不明点や疑問点があれば確認して、安心して依頼できる業者を選んでください。

接客やアフターフォローの良い業者を選ぶ

丁寧に接客する業者は、さまざまな角度から検討して最適なオフィス移転方法を提案してくれます。接客内容から業者の対応力を判断できるわけです。

また移転してから、新オフィスの使い勝手の悪さや不具合に気づくことがあります。オフィスは企業活動の要となる場所ですので、問題に素早く対応したいですよね。

そこで自社にとって理想的なオフィスを整えるために、できるだけアフタフォローの良い業者を選んでください。見積もりや提案の内容から、アフタフォローの内容を判断することができます。

オフィス移転実績の多い業者を選ぶ

業者を選定する際には、業者の公式Webサイトなどでオフィス移転実績をチェックしてください。オフィス移転実績のない業者に依頼すると、経験の乏しさからスムーズに作業が進まない可能性があります。

なおオフィスを移転する方法は業種や従業員数、エリアなどによって異なります。業者によって、得意とするオフィス移転作業に違いがあります。したがって自社のオフィス移転と類似した実績のある業者を選ぶことがポイントです。

なおオフィス移転業者については以下の記事に詳しくまとめてありますので、併せてご覧ください。

※近日公開予定です。

オフィス移転の費用

業者へ依頼するときに気になるのは、オフィス移転の費用ですよね。費用を抑えるために、オフィス移転費用の相場や内訳を把握しておく必要があります。業者から見積もりを取った際に不要なサービスを減らしたり、値下げ交渉をしたりできるからです。

移転費用の相場

オフィス移転費用の相場は、1坪30～50万円程度です。50坪の中規模オフィスであれば、移転費用として1,500～2,500万円程度かかります。

ただしオフィスの規模や従業員数、原状回復の範囲などによって、オフィス移転費用は大きく変動します。小規模オフィスなら数百万円で済みますが、大規模オフィスでなら1億円近くになる場合もあります。

移転費用の内訳

オフィス移転費用の内訳は次の3点に整理できます。

• 旧オフィスからの退去費用
• 新オフィスへの入居費用
• 官公庁への届出や申請の費用

下の表にオフィス移転費用の相場と内訳をまとめました。試算として、中規模オフィス（50坪で賃料月50万円、従業員数30名）から同規模のオフィスへ移転する費用を掲載します。

今回試算した中規模オフィス移転費用は、合計1,875万円（575万円＋1,280万円＋20万円）となりました。オフィス移転費用は非常に高額ですので、できるだけ費用を抑えることを検討する必要があります。

移転費用の抑え方

オフィス移転費用の抑え方として、次の方法を検討しましょう。

• 旧オフィスで使用している什器や設備を新オフィスに搬入する
• 不要な什器や設備をリサイクル業者に査定してもらう
• 搬入作業や内装工事、設備工事などを同じ業者に依頼する
• 居抜き物件に入居して内装工事費を減らす

なお下の記事にオフィス移転費用について詳しくまとめていますので、併せてご覧ください。

※近日公開予定です。

オフィス移転チェックリスト

チェックリストに各作業をまとめておくことで、オフィス移転の進行を管理することができます。オフィス移転費用の内訳と同じく3点（旧オフィスからの退去、新オフィスへの入居、官公庁への届出や申請）に整理しましたので、ぜひご活用ください。

旧オフィスからの退去

オフィス移転作業は、移転目的を決定することから始まります。新オフィスへの入居時期から逆算して、旧オフィスからの退去時期と解約通知時期を決定しましょう。タイミングを間違えると余分な賃料を支払うことになるので、注意してください。

新オフィスへの入居　

移転目的を達成できる物件を探して、オフィスの内装デザインを依頼しましょう。旧オフィスの賃貸契約内容を踏まえて、新オフィスへの入居時期を検討しなくてはなりません。

官公庁への届出や申請

オフィス移転に伴う官公庁への届出や申請の期限が決まっているため、滞りなく進めてください。下の記事にオフィス移転のチェックリストについてさらに詳しくご説明していますので、併せてご覧ください。

※近日公開予定です。

綿密なオフィス移転計画を立てよう

オフィスの移転には多様な準備と多額の費用がかかるため、1年ほど前から計画を立てることがポイント。コロナ禍においてオフィス移転の目的は変化しています。旧オフィスの課題を洗い出してから、信頼できる業者に依頼しましょう。

IDALはオフィスの移転はもちろん、デザインやリニューアル工事、Web集客などをワンストップソリューションで提供しております。

参考:IDEALショップ「私たちの強み」

オフィス内装デザインの施工実績も豊富にありますので、電話やメールからお気軽にお問い合わせください。

【CONTACT US】お見積もり・ご相談

オフィス新設や移転、リニューアル、縮小に伴うオフィス内装デザインから内装工事まで当社にてワンストップでご対応いたします。オフィスの新設や移転、リニューアルをご検討の方は【TRUSTオフィス】へご相談ください！多数の実績がございますので将来のオフィスイメージにご参考ください。