2022.04.21 2022.04.20オフィス移転
オフィス移転業者の選び方！依頼するメリットや移転の事例・準備も
「オフィスの移転を検討しているけど業者選びに迷っている」「何を基準に移転業者を選べば良いか分からない」とお悩みではないですか？オフィス移転は中長期的なスパンで考える必要があり、引越しや工事などの工程がたくさんあります。
そこで今回はオフィス移転業者の選び方として、依頼するメリットや移転事例などをご紹介します。移転業者と綿密に相談して滞りなく進めるポイントを解説しますので、オフィス移転を検討している経営者や担当者の方はぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転業者に依頼するメリットを知ろう！
オフィス移転作業を提供する業者として、引越し業者やオフィスデザイン会社、内装施工業者、オフィス家具メーカー、オフィス専門不動産会社などが挙げられます。業者へ依頼するメリットは多いので、オフィス移転業者へ依頼する際の検討材料にしてください。
時間と作業のコストを削減できる
オフィス移転を業者に依頼すれば多くの作業を任せることができるので、時間と作業のコストを削減できます。移転業者は専門知識やスキルを有しており、迅速な作業が可能です。また移転業者に依頼すると、トラブルのリスクを低減して安全にスピーディな作業を期待できます。
一方で自社の従業員だけで移転作業をすると、搬入・搬出の際にオフィス家具や壁に傷をつけてしまうなどのトラブルが発生します。想定外のトラブルが起きたり勝手が分からなかったりすると、作業時間が増えるでしょう。
計画的に作業を管理してもらえる
オフィス移転業者に依頼すると、運送計画やオフィスデザインなどを立案・管理してもらえます。なかでも運送計画には、現場調査から作業当日までの細かな予定が組み込まれます。
オフィス移転のポイントは、綿密な計画に従った作業です。移転業者に依頼すると、移転作業全般を任せることができて、管理する負担を減らせます。
必要な準備と作業を説明してもらえる
オフィスの移転は、旧オフィスから新オフィスへ物品を運ぶだけではありません。新オフィスの内装デザインやオフィス家具購入なども含まれます。
移転業者に依頼すると、移転作業を幅広く検討して必要な準備と作業内容を説明してくれます。自社の従業員が行う作業が明確になると、スムーズなオフィス移転が可能です。
求めるサービスを提供するオフィス移転業者を選ぼう！
オフィス移転業者に依頼するとさまざまなメリットがありますが、業者によって対応できる工程が異なります。オフィス移転サービスの一般的な内容を紹介しますので、自社の求めるサービスを洗い出しましょう。
オフィス移転の計画・管理
自社が希望する時期にオフィス移転を完了させるには、計画の立案力や管理力を有する業者を選ぶことが重要です。
オフィス移転における最初の工程は、計画を立てることです。計画に沿って作業を始めると、進捗管理が必要となります。前述のとおりオフィス移転計画立案のためには、現状を確認して細かな運送計画が必要です。
荷物の搬入と不用品の処分
不要品の処分や新調するオフィス家具の手配から搬入などを全般的に対応できる業者も存在します。旧オフィスから新オフィスへの荷物搬業や旧オフィスの不要品処分も移転にはつきものです。オフィス家具を新調する際は、手配と搬入が必要になります。
不要品の処分については、産業廃棄物処理業者や不要品回収業者に依頼することも可能です。またリサイクルショップから買取ってもらうことも方法のひとつです。ただしオフィス移転業者と別の業者に依頼する場合には、余分な時間と経費が必要になります。
旧オフィスの原状回復工事
旧オフィスから退去するためには原状回復工事が必要です。オフィス移転業者によっては、原状回復工事の手配や管理に対応できる場合があります。原状回復工事とは、物件を退居するときに入居したときの状態に戻すことです。
新オフィスへの移転が決まったら、旧オフィスの管理業者に原状回復義務の範囲を確認して、契約条件に違反しないようにしましょう。旧オフィスの原状回復工事に対応できない場合もありますので、オフィス移転業者に事前に相談することが必要です。
新オフィスの物件探しと内装のデザイン・工事
新オフィスの物件探しから内装のデザイン・工事にも対応できるオフィス移転業者が存在します。物件探しにおいては、企業のブランディングや集客につながる立地や周辺環境を選んでください。
また商品・サービスのコンセプトや企業理念に基づいてオフィスをデザインして、内装工事を行います。ただしオフィス移転業者によって物件探しやデザイン、施工の対応に違いがありますので、注意してください。
移転諸手続きのサポート
オフィス移転前後には、関係機関への各種届出が必要です。例えば法人が本店（本社）を移転した場合には、移転日から2週間以内に「本店移転登記申請書」を提出します。
他にも税務局や労働基準監督署、公共職業安定所などへの届出が必要です。オフィス移転業者によって諸手続きのサポートに対応できない場合には、自社で進める必要があります。
オフィス移転業者に依頼する前に準備しよう！
オフィス移転は、時間的にも予算的にも企業にとって大きな作業になります。計画的に進めないと、通常業務に不都合が生じます。移転業者に依頼する前に、自社で十分に準備しておくことが必要です。
オフィス移転の目的設定
まずはオフィス移転の目的を設定します。移転する目的を検討する際は、現状のオフィスにおける課題を洗いだしてください。
例えば「社員数増加による作業スペースの不足」「売上げに対するオフィス賃料の高さ」「ブランディング戦略の変更」などの課題を列挙します。そして課題を解決するために、新オフィスの立地や広さ、内装デザインなどを検討します。
新オフィスのコンセプト設計
新オフィスの条件を決めるためには、明確なコンセプトが必要です。オフィス移転の目的や企業理念、主力の商品・サービスの特徴などを踏まえて、コンセプトを設計します。「顧客とのコミュニケーションを重視できるオフィス」「従業員同士が助け合えるアットホームなオフィス」などと具体的に言語化してください。
例えば企業ブランド力の向上を目指したオフィス移転では、コーポレートカラーやロゴを取り入れたオフィスデザインが有効です。コーポレートカラーを取り入れることで、企業の商品・サービスとオフィスの統一感を保つことができます。
移転担当者の配置
オフィス業者に依頼できる作業が多いものの、社内に移転担当者を配置しておきましょう。移転担当者は社内への告知や役割分担、業者とのやり取り、移転当日の指揮などを担当します。
社内全体を把握している部署や役職の従業員から、移転担当者を選んでください。部署でいえば総務部が適しています。また経営陣が移転業務の先陣に立つと、統率や調整しやすいです。
運搬品と不要品の整理
オフィス移転業者に相談する前に、大まかに新オフィスへの運搬品と旧オフィスの不要品を整理しておきます。特に新オフィス移転前に不要品を処分しておくと、新オフィスへの引越しがスムーズになります。
新オフィスのコンセプトに基づいて、不要になる備品や新調する家具などを選びます。引越し作業が済んでから運搬し忘れた設備や備品が見つからないように注意してください。
旧オフィス管理業者への解約通知
オフィス移転の6ヶ月前には、旧オフィスのオーナーや管理業者に解約通知を提出します。契約内容によりますが、解約通知時期が6ヶ月前後に定められている場合が多いからです。基本的に解約日までに旧オフィスからの退去（荷物搬出と原状回復工事の完了）が必要です。
解約通知を出し遅れると、新オフィスへの入居日を決めづらくなり、余分な賃料が発生してしまいます。社内でオフィス移転が決定されたら、契約内容を確認して解約通知を出す準備を開始してください。
接客やアフターフォローの良いオフィス移転業者を選ぼう！
新オフィスへの移転が完了しても、一定期間が経過するとレイアウトや設備に不満が出る可能性があります。そのため接客やアフターフォローの良い移転業者を選ぶために、移転後の具体的な作業内容を確認しておきましょう。
移転数か月後の点検
新オフィスへの移転から1-2か月後に無料点検を行ってくれる移転業者があります。無料点検では施工箇所だけではなく、新オフィスのレイアウトや設備などに不便がないかも確認してもらえる場合があります。
また移転後の保証期間が定められていれば、期間内の不具合を無償で修繕してもらうことが可能です。購入したオフィス家具についても、無償保証が適用される場合があります。業者選定段階で、各業者の保証期間や無料点検を検討しましょう。
レイアウト変更
オフィス移転後のレイアウト変更にスムーズに対応してくれる業者であれば、新たな業者を選定する時間が不用です。
オフィス移転後に「動線が十分に確保されていなかった」「オフィス家具の場所を移動させたい」などの不都合が生じたら、迅速な対応が必要です。なぜなら長期間放置すると、従業員の生産性の低下や働きやすさなどに影響が出るからです。
内装の追加工事
オフィス移転後に新たにパーティションが必要になったり、造作物を増やしたりすることがあります。床や壁などの内装を改装する場合には、時間がかかることもあります。しかし移転を担当してオフィスの内装を把握している業者なら、安心して追加工事を依頼できます。
回線の追加工事
従業員増加やマーケティング戦略変更などによって、インターネット回線や電話回線の増設が必要になります。新オフィスの回線工事を担当した業者に相談できれば、余分な打ち合わせの時間を省きスムーズに追加工事を依頼できます。
特にインターネット回線については、「有線か無線か」「回線業者をどこにするか」などの検討事項が多いです。電話回線も同様で、回線の種類や業者、料金などの比較が必要です。
セキュリティ対策
セキュリティ対策には、家具の転倒防止工事や機密書類の処理などが含まれます。オフィスのセキュリティ対策に対応できる移転業者なら、オフィス移転を好機としてオフィスのセキュリティを強化することができます。
日本は地震が多発しますので、大型のキャビネットやロッカーなどは、転倒防止工事が必要です。また一般的なシュレッダーで書類を処分するよりも、業者に処理を依頼したほうが手間も費用も抑えることが可能です。
オフィス移転業者の実績を確認しよう！
オフィスの移転業者を選ぶときは、各業者のオフィス移転実績を確認してください。実績豊富な業者はノウハウを蓄積しているため、希望に沿ったオフィス移転を実現してくれます。IDEALが担当したオフィス移転事例を紹介しますので、オフィス移転の参考にしてください。
より働きやすいオフィスへの移転
株式会社シトラス様は、飲食店のプロモーションやコンサルティングを行う企業です。従業員が働きやすいオフィス環境を整備するために、エントランスにコミュニケーションスペースを作ったり、執務室に集中デスクを配置したりしました。
またコミュニケーションスペースの床を単色にすることで、壁紙や家具をおしゃれに際立たせました。リラックス空間を実現するために、グリーンを多く配置するようにデザインしてあります。
オフィススペースの拡大移転
株式会社イオシス様は、スマートフォンとPCのリユースや買取、販売を手がける企業です。会議室やリフレッシュスペースの新設・増設のために、オフィスを拡大移転されました。
新オフィスは、白を基調とした光が広がる気持ちの良い空間としてデザインされています。エントランスと会議室の壁に白レンガを用いて、洗練された雰囲気を演出しました。
ABWのできるオフィスへの移転
イグナイトアイ株式会社様は、採用管理システムを中心としたクラウドサービスを提供している企業です。オフィス移転をきっかけに、仕事内容に応じて働く場所やデスクを選ぶABW（Activity Based Working）を導入されました。
木目調のデスクや緑を中心に各スペースで温もりやリラックスを感じるオフィスになっています。作業内容に合わせて、オフィス内に8つのゾーンがデザインされています。
ミーティングスペース拡充のための移転
AWL株式会社様は、独自のAIエッジデバイスにより店舗業務の効率化とマーケティングの高速化をサポートする企業です。オフィス移転に伴い、オンライン商談に対応できるミーティングスペースを拡充されました。
執務室は今後の事業展開に応じてレイアウト変更できるような什器を選定しました。木目調やレンガの壁を施工することでモダンさを感じるオフィスデザインです。
採用力強化を目指した移転
QLデンタルメーカー株式会社様は、セラミックスや歯冠修復補綴物にこだわる歯科技工所です。労働環境を原因として人材不足の業界を変えるためにオフィスを移転されました。
エントランスとコミュニケーションスペースに古材やタイルを施工することで、落ち着きのある空間を実現。白を基調とした明るい技巧室の動線を考慮しながらデザインして、従業員の働きやすさにも気を配りました。
理想のオフィス移転を任せられる移転業者を選ぼう！
オフィス移転は企業にとって大きな作業ですので、計画的に進めることがポイントです。アフターサービスの対応範囲を確認したうえで、自社の求めるサービスを提供している移転業者を選びましょう。
IDEALはオフィス移転を始め、オフィス開設のためのデザインから内装工事、リニューアル、資金調達などをワンストップソリューションとしてご提供しています。
オフィスの移転や開設手続き、リニューアルなどにお困りの際には、お気軽にご相談ください。
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