2021.09.11 2022.11.11オフィスデザイン
オフィスのコミュニケーション活性化！内装デザインや施工事例、注意点
本記事で、オフィスのコミュニケーション活性化について解説します。コミュニケーションを活性化する内装デザインやポイント、施工事例、注意点をご紹介します。
「オフィスのコミュニケーションを活性化するデザインとは？」「施工事例が知りたい！」とお悩みではありませんか？オフィスの開業や移転、リニューアルなどを検討している方はぜひご覧ください。
目次
オフィスにコミュニケーションが必要な理由
オフィスでは従業員同士の情報交換や上司から部下への指導などにおいて、コミュニケーションが不可欠です。オフィスをデザインする前に、コミュニケーションが必要な理由を整理しておきましょう。
業務の内容や変化に柔軟に対応するため
まず業務の内容や変化に柔軟に対応するために、オフィスにコミュニケーションは必要です。情報共有がスムーズであれば、生産性向上やトラブル防止などにつながるからです。
例えば異なる部署から従業員が参加するプロジェクトにおいて、日頃から綿密にコミュニケーションを取っていれば情報共有のスピードが上がります。変更やトラブルがあっても、柔軟な対応が可能です。
オフィスの課題を解決するため
またオフィスの課題を解決するためにも、オフィスコミュニケーションは必要です。オフィス内のコミュニケーションが十分でなければ、オフィスの課題に気づかなかったり、課題解決が円滑に進まなかったりするからです。
オフィス内には適度な休息を取るためのスペースを求める従業員がいる一方で、話し声に邪魔されない集中スペースを求める従業員もいます。コミュニケーションによってオフィスが抱える課題を把握して、解決に導いてください。
コスト削減や業務効率化のため
加えてコミュニケーションにコスト削減や業務効率化を促します。例えばコミュニケーションの活性化によって情報共有がスムーズになれば、定期的に会議を開催する時間的コストの削減につながります。
また上司と部下のやり取りが円滑に行われると決定事項が素早く伝わり、プロジェクトの目的を達成しやすくなります。
従業員同士の意思疎通・相互理解を図るため
さらに従業員同士の意思疎通・相互理解を図るためにも、オフィスコミュニケーションは必要です。なぜならオフィス内では複数の従業員が連動しながら業務を進めるからです。
例えば互いの得意・不得意を把握できれば、得意分野の業務を任せて成長を促しながら、苦手な業務を手伝うことができます。オフィス全体の利益を上げるために、コミュニケーションを深めて互いに支え合うことが重要です。
従業員のストレスや離職率を低下させるため
なおコミュニケーションを活性化させることで、従業員のストレスや離職率を低下させることも期待できます。もし仕事や人間関係の悩みを相談する体制が構築されていないと、従業員が前向きに業務に従事できません。
また自由に意見交換できる風土が醸成されていると、新たなビジネスアイデアが生まれる可能性が高まります。従業員が働きやすい環境を整えてモチベーションを上げるために、オフィスコミュニケーションを活性化させましょう。
オフィスのコミュニケーションを活性化させる内装デザイン
オフィスにコミュニケーションが必要な理由を把握したうえで、コミュニケーションを活性化させる内装デザインのポイントを押さえましょう。オフィスのニーズや業務などに応じて適した内装をデザインすることが重要です。
フリーアドレスやABWを導入する
まずフリーアドレスやABWを導入すること、オフィスのコミュニケーション活性化を期待できます。業務内容やチームメンバーによって働く場所や方法、タイミングを選べるため、コミュニケーションの幅が広がるからです。
ただしオフィスフロア全体にフリーアドレスやABWにを導入する必要はありません。フリーアドレスとABWについて詳しく解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
フリースペースをデザインする
次に業務や休憩に使用できるフリースペースをデザインすることでも、コミュニケーションが活性化されやすくなります。業務内容や時間帯を限定されないスペースがあることで、自由な意見交換が可能となるからです。
例えばソファを設置したフリースペースをレイアウトすれば、寛ぎながら作業したり、従業員同士で何気ない会話を交わしたりしやすくなります。可動型パーテーションを設置すれば、特別な会議やコンペに使用可能です。
リフレッシュスペースをデザインする
またリフレッシュスペースをデザインすることでも、コミュニケーション活性化を期待できます。集中スペースから離れて休息を取りながら、従業員同士で何気ない会話を交わしやすくなるからです。
具体的なデザイン例として、落ち着いた配色の内装に芝生やハンモックを施工すれば、オフィス内に開放的な屋外の雰囲気を演出可能です。またストレッチ器具（バランスボールやマット）や卓球台などのゲーム設備（卓球台やダーツ盤など）を設置すれば、適度に運動しながらリラックスできる空間を整備できます。
ミーティングスペースをデザインする
またコミュニケーション活性化のために、ミーティングスペースをデザインしましょう。大規模な会議室ではなく、少人数の座席や個室をレイアウトすることで、気軽に集まって話しやすくなるからです。
例えばファミレスのボックス席のようなスペースなら気軽に利用しやすく、ゆったりとしたソファにリラックス効果も期待できます。あえて椅子を排除した立ち話スペースをレイアウトすれば、短時間にお茶をしながらミーティングが可能です。
デザイン性や機能性を高める
またオフィスのコミュニケーションを活性化させるために、内装のデザイン性や機能性を高めることもポイントになります。デザイン的にも機能的にも働きやすいオフィスであれば、従業員のモチベーションや帰属意識の高まりを期待できるからです。
例えば従業員が明るい気持ちで業務に向かえるように遊び心のあるポップなデザインを取り入れたり、最新設備を導入して業務効率化を促したりしましょう。目的に応じたオフィスデザインの事例を紹介していますので、次の記事もご覧ください。
ペーパーレス化でスペースを作る
さらにペーパーレス化でスペースを作る点も、オフィスのコミュニケーションを活性化させる内装デザインのポイントです。狭いスペースではコミュニケーションを取りづらいので、内装空間からなるべく書類を排除してください。
例えば日報や社内文書をデジタルデータ化してオンラインに保存すれば、印刷して保存していた書類の保存ペースを有効活用できます。ただし全ての文書を一度に電子化するのではなく、オフィスの業務内容や方針に沿って慎重に移行させてください。
仕切りをなくして柔軟に空間を活用する
加えて仕切りをなくして柔軟に空間を活用する点も、オフィスのコミュニケーションを活性化させる内装デザインのポイントです。例えば部署ごとに区切っていた間仕切りをオフィスフロアから撤去すれば、横断的な会話がしやすくなります。
ただし集中スペースや個人面談室などの仕切りまで撤去しないようにご注意ください。可動型パーテーションを活用すれば、限られたスペースのプライバシー保護とコミュニケーション活性化を両立できます。パーテーションのデザインについてまとめてありますので、次の記事もご覧ください。
オフィスの理念やビジョンを発信する
なおオフィスコミュニケーションを活性化する内装をデザインするうえでは、オフィスの理念やビジョンを発信することを忘れないでください。オフィスの強みや魅力を感じながら働けると、従業員のモチベーションや生産性の向上が期待できます。
また来訪者にもオフィスデザインをとおしてオフィスの理念やビジョンを伝えやすくなります。次の記事にオフィスデザインのコンセプト設計について詳しくまとめてありますので、併せてご覧ください。
オフィスのコミュニケーションを活性化する施工事例
オフィスのコミュニケーションを活性化する内装デザインを把握したうえで、施工事例をご紹介します。IDEALの施工した事例を取り上げながら、上記のデザインポイントが活かされている部分を解説します。
コミュニケーションスペースのあるオフィス
「QLデンタルメーカー株式会社」様のオフィスは、歯科技工所として若手の採用力強化を目指してデザインされました。オフィスフロアには、技工室とコミュニケーションスペースがレイアウトされています。
コミュニケーションスペースには古材やタイルが施工されており、穏やかな配色の内装空間からガラスパーテーションをとおして技工室の作業風景を見ることができます。採用面接や従業員の休憩などに利用できるスペースです。
エリアごとのコミュニケーションを活性化させるオフィス
「株式会社パルディア」様のオフィスは、用途によって3エリア（カフェエリアと会議室エリア、フリーエリア）にレイアウトされています。エリアごとのコミュニケーションを活性化させるようにデザインされました。
例えばカフェエリアにはリラックスして過ごせるようにソファやテーブルが配置されて、本棚を活用した集中ブースもレイアウトされています。会議エリアやフリーエリアも、利用する人数を想定して間取りや什器がデザインされました。
ブーメランデスクが配置されたオフィス
「株式会社アクセル」様のオフィスには、コミュニケーション活性化を促すブーメランデスクが配置されています。カーブがあるため従業員同士が真正面で向き合うことはありませんが、会話をしやすい座席配置です。
加えて少人数でミーティングできるボックス席や休憩できるフリースペースもレイアウトされました。クールな大人の雰囲気を演出できるように、ブラウンやとホワイトでデザインされています。
リラックスできるフリースペースのあるオフィス
クルーズ旅行を運営されている「株式会社 ベストワンドットコム」様のオフィス。社内外にオフィスの魅力を訴求できるように、壁面にコンセプトが表現されたボードが貼られています。
またオレンジやホワイトをベースにした明るいフリースペースがデザインされています。従業員のリラックスを促すだけではなく、空間の目隠しや間仕切りの役割も果たせるように、観葉植物が配置されています。
ABWを導入したオフィス
「イグナイトアイ株式会社」様のオフィスには、「創造的な生き方・働き方へのシフト」を達成するためにABWが導入されました。業務効率化とコミュニケーション活性化を図るために、オフィスフロアが8ゾーンに分けられています。
例えば「電話/Web会議」「高集中」「1on1の対話」などのゾーンがあり、業務の内容や従業員の数に応じて座席や配色が検討されています。各ゾーンごとに責任者が配置され、働き方の改善に努めています。
オフィスのコミュニケーションを活性化させるときの注意点
オフィスをデザインするときにはコミュニケーション活性化だけではなく、安全性や生産性なども考慮しなくてはなりません。注意点を把握したうえで、バランスの取れたオフィスをデザインしましょう。
セキュリティ対策を行う
オフィスのコミュニケーションを活性化させるときには、セキュリティ対策を万全に行ってください。従業員同士の自由なコミュニケーションを促すためにオープンスペースをレイアウトすると、機密性の高い情報を扱うことが難しくなるからです。
セキュリティ対策として、社外秘の情報を鍵のかかるロッカーに保存したり、セキュリティレベルごとにオフィスフロアをゾーニングしたりしてください。また訪問者のためにエントランスにリラックススペースをレイアウトするなら、フロアへの入場には規制をかけることが必要です。
なお通信環境構築に関しても解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
集中できるスペースも設置する
また活発にコミュニケーションできるスペースだけではなく、集中できるスペースも設置してください。業務内容によっては、オープンスペースを利用すると作業効率が下がる恐れがあるからです。
例えば会話や雑音が気にならないように、1人用のワークブースをレイアウトしましょう。従業員の生産性と満足度を高めるためには、コミュニケーション活性化と作業効率の検討が必要です。
従業員の意思を尊重する
さらなる注意点として、従業員の意思を尊重する点も挙げられます。画一的なコミュニケーションを従業員に求めても、返って従業員のモチベーションが下がる恐れがあるからです。
したがって従業員のニーズを調査してコミュニケーション課題を洗い出したうえで、オフィスデザインを検討しましょう。自然とオフィス全体のコミュニケーションが活発化するデザインを導入することが重要です。
オフィスでデザインでコミュニケーションを活性化させよう！
コミュニケーション活性化により、オフィスの業務効率化や従業員のモチベーション向上などを期待できます。事業内容や従業員のニーズに応じてオフィスのレイアウトやデザイン、働き方などを工夫して、コミュニケーションを活性化させましょう。
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