本記事で、オフィス開設のスケジュールについてご紹介します。またオフィス開設の準備物や費用、届出・申請についても解説します。

「オフィス開設に必要な準備物は何？」「オフィス開設費用の抑え方を知りたい！」とお悩みではありませんか？オフィス開設を検討している方は、ぜひご覧ください。

オフィス開設のスケジュール

はじめてオフィスを開設する場合には、どんな準備をどの順番で行えばよいか迷ってしまいますよね。まずは全体の流れをイメージできるように、オフィス開設スケジュールをご紹介します。

なおオフィス移転をご検討の際には、オフィス移転スケジュールについてまとめてある次の記事も併せてご覧ください。

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開設1年前　～事業計画書の作成

開設1年前くらいから、事業計画書の作成を開始します。不測の事態によって開設時期に遅れが生じる危険性もあるため、ゆとりをもって準備を進めるためです。

事業計画書作成は必須ではありませんが、事業の戦略や方向性などを明確にすることで事業を評価しながら改善できます。また出資や融資などを受けて事業拡大する場合には、一般的に事業計画書や資金計画書の提出が必要です。

開設6か月前～物件探しと賃貸借契約

開設6か月前くらいから、物件探しと賃貸借契約を始めましょう。オフィス物件を探す際には、立地や種類、広さ、賃料などの条件から絞ります。書き出した条件に優先順位をつけ、理想に近いオフィス物件の内覧を申し込みます。

内覧後にオフィスを開設したい物件を決めたら、賃貸借契約を申し込みます。審査を通ると、不動産業者より必要書類（法人なら会社謄本や会社印鑑証明書など）を求められますので、期限までに提出しましょう。

開設3か月前～内装工事

開設3か月前までには、オフィス物件の内装工事を依頼します。内装業者を選定する際には、工事の内容や費用を比較しながら適切な契約を結ぶために、複数の業者から相見積もりを取るようにしましょう。

またデザインから施工、アフターサポートまでワンストップで対応してくれる業者へ依頼することで、手間や費用を削減できます。

開設2か月前～設備・機器等の購入やレンタル・リース

開設2か月前から、設備・機器等の購入やレンタル・リースを行います。新品・中古品の購入以外にも、レンタル・リース可能な設備・機器もあります。

キャッシュフローや使用状況に合わせて、購入かレンタルかを選びましょう。オフィス開設に必要な準備物について、後ほど詳しくご紹介します。

開設1か月前～必要書類の作成

開設1か月前までに、オフィス開設の必要書類を作成しておきます。個人事業主の場合は、管轄の税務署へ開業届の提出が必要です。

一方で法人の場合は、法務局への法人登記や税務署への法人設立届出などの手続きが必要になります。法人として手続きをするために、法人の口座や印鑑も必要です。

開設2週間前～公的機関への届出・申請

開設2週間前から、公的機関への届出・申請を開始します。上記の必要書類を管轄の法務局や税務署などに提出していきます。公的機関への届出・申請は種類が多いだけでなく、書式や期限も異なりますので、漏れがないように注意しながら申請しましょう。

近年ではオンラインで申請できる届出・申請もありますので、コスト削減につながります。主な公的機関への届出・申請について、後ほど詳しくご紹介します。

オフィス開設の準備物

オフィス開設のために、さまざまな設備・機器・備品が必要です。最低限の物が揃っていないと、業務の進捗に影響が出る危険性があるからです。それではオフィス開設に必要となる準備物をご紹介します。

通信設備

通信設備には、電話機や無線LANなどが含まれます。オフィス開設日を決めたら、通信回線業者へ連絡しましょう。

電話回線工事に時間がかかることがあるので、オフィス開設2か月前には業者へ連絡することをおすすめします。電話回線と並んで、インターネット回線も必要です。オフィス開設2か月前にはインターネット回線事業者・プロバイダへ連絡が必要です。

什器

オフィスで使用される什器には、机や椅子、ロッカーや棚などがあります。初期投資を抑えたい場合やオフィス開設までに時間が限られている場合は、リースやレンタルを検討しましょう。

また従業員が働きやすい環境を整備できるように、動線を意識して什器を配置しましょう。机や椅子のレイアウトに加えて、収納スペースも十分に確保しなくてはなりません。

サイン

オフィスのエントランスや出入口に飾るサインには、主に次の種類があります。

• 表札看板（エントランスに取り付けるサイン）
• スタンド看板（敷地内に立て置くサイン）
• ウィンドウサイン（入り口や窓ガラスに貼り付けるシール状のサイン）

開設するオフィスのイメージに合わせて、サインの設置場所や種類を選びましょう。

オフィス機器

オフィス機器には、主に複合機があります。複合機とは、プリンターとスキャナー、コピー、FAX等の機能を兼ね備えた機器です。

印刷コストや処理能力を考慮して、一般的には家庭用ではなくオフィス用複合機が導入されます。また什器と同様にリースやレンタルを利用することで、初期投資を抑えられるだけでなく、最新機器を使い続けることが可能です。

電化製品

電化製品は、従業員が執務室や休憩室で使用するために必要となります。従業員の数や会社の規模に合わせて大きさや導入数を決めましょう。

例えば社内で昼食を食べる従業員がいるなら、冷蔵庫や電子レンジを提供すると喜ばれます。またオフィス空間を清潔に保つための電化製品（空気清浄機や掃除機など）の導入も検討しましょう。

事務用品

事務用品として、キーボックスや硬貨保管箱、筆記用具(ペンやハサミ、カッター、定規など)などが含まれます。徐々にペーパーレス化が進んでいるとはいえ、事務用品が必要な場面もありますので、必要最低限の事務用品を常備しましょう。

印鑑

印鑑はさまざまな業務や手続きに使われますので、用途に合わせて複数用意すると便利です。例えば、下記のような印鑑が必要になります。

• 商業登記に必要な代表者印（法人実印）
• 代表者銀行員（法人銀行印）
• 社印（角印）
• 認印（宅配物・書留の受取りや請求書・申請書・受領書などに使用）
• 住所印

上記の印鑑以外にも、オフィス開設の挨拶回りに使える記念スタンプなども便利です。

名刺

オフィス開設前から取引先と名刺交換できるように、名刺を準備しておきましょう。見栄えを重視するなら、専門の印刷業者やデザイナーへ外注できます。

コスト削減のために、デザインツールを使用して名刺を作成する場合もあります。あらかじめ用意されたテンプレートに会社名や住所を打ち込むだけで、印刷できます。

書類

業務を進めるために必要な書類も、忘れずに準備しましょう。オフィスの業種や業態によって必要な書類は異なりますが、主に以下の書類が挙げられます。

• 見積書・納品書・請求書・領収書
• 外部委託の契約書
• 社内の規定・申請書・基本方針

オフィスを初めて開設する場合には、社労士や会計士などの専門家に相談しながらフォーマットを決めましょう。

オフィス開設の費用

オフィス開設準備をスムーズに実行できるように、オフィス開設の費用を正確に計算することが必要です。オフィス開設費用の相場と内訳、抑え方をご紹介します。

開設費用の相場

オフィス開設費用の相場は、坪単価30万～60万円程度です。オフィス物件が30坪なら、1,000万～2,000万円程度かかります。

開設費用の内訳

オフィス開設費用をなるべく抑えるために、内訳も把握しておきましょう。30坪月30万円の物件を賃借してオフィスを開設費用を試算して、表にまとめました。

上記のとおりに物件取得費と内装工事費が、オフィス開設費用全体の半分近くを占めます。ただし物件の広さや賃料などによって、費用は増減します。物件の規模と工事の内容によって、内装工事費用だけで500万円程も差が出る場合があります。

またオフィス内装工事費は、坪単価20万～40万円程度です。飲食業やサービス業などの店舗（内装工事費用が坪単価30～50万円程度）には特別な設備・機器が必要になりますが、簡素なオフィスを工事するなら費用が安くなります。

開設費用の調達方法

開業資金の調達方法は、次のとおりです。

• 親族や知人からの借入
• 民間金融機関の融資制度
• 日本政策金融公庫や地方自治体の制度融資
• クラウドファンディングの募集
• 国や地方自治体の補助金・助成金

日本政策金融公庫は政府が運営する金融機関で、さまざまな融資制度を整備しています。開業を支援する融資制度もありますので、最新情報をご確認ください。

参考：日本政策金融公庫「融資制度を探す」

また民間金融機関によっては、使用目的を問わないフリーローンを取り扱っています。限度額が決まっていないので、大量の資金を調達出来る可能性があります。

さらに雇用創出による経済活性化を目的として、地方自治体の創業補助金制度も運営されています。創業に必要な経費の一部が補助されて、金利が安い点が特徴です。

参考：東京都中小企業振興公社「創業助成金」

なお開設費用の50％程度を自己資金から調達する必要があります。500万～1000万円程度を自己資金から調達したうえで、上記の調達方法から足りない分を賄うように検討しましょう。

開設費用の抑え方　

開設費用の半分近くを占める物件取得費と内装工事費を抑えましょう。

まず保証金の無い物件や保証金6か月以下の物件が存在します。ただし古い物件で人気がなかったり、保証会社への加入が求められたりする場合があるので、契約条件を事前に確認してください。

またオフィスのデザインから内装工事、アフターサービスまでに一貫して対応できる業者に頼むことで、時間と費用を最小限に抑えることができます。各工事を別々の業者に依頼すると、時間が余分にかかるだけでなく費用もかさむこととなります。

オフィス開設の届出・申請

オフィス開設の準備物と費用だけではなく、オフィス開設の届出・申請も確認しておきましょう。届出・申請ごとに提出書類や提出方法が異なるので、管轄する公的機関のWebサイトへアクセスして、最新情報を確認してください。

法人登記

まず法務局に対して、法人登記を行うために「株式会社設立登記申請書」や「株式会社本店移転登記申請書」を提出します。法人登記とは会社に関する事項を一般に開示できるようにして、会社の信用維持と安心して取引できるようにすることを目的としています。

オフィス設立から2週間以内に、申請手続きを行いましょう。申請の際には株主総会議事録や定款なども必要になります。登記申請から1週間～10日程度で、法人登記完了です。

参考：法務局「商業・法人登記の申請書様式」

納税

次に納税に関する手続きは、複数あります。

• 法人設立届出書
• 青色申告承認申請書
• 給与支払事務所等の開設届出書
• 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

上記の書類を管轄の税務署へ提出しますが、届出・申請書類ごとに提出期限が異なるため注意しましょう。「法人設立届出書」については、税務署に加えて自治体への提出も必要です。

「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」は、源泉所得税の納期の特例を受ける為に必要です。給与を支払う従業員が常時10人未満である場合に、源泉所得税の納付を年2回にまで減らすことができます。

参考：

国税庁「内国普通法人等の設立の届出」

国税庁「青色申告書の承認の申請」

国税庁「［手続名］給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」

国税庁「手続名］源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請」

社会保険

同様に年金事務所へ、健康保険および厚生年金保険の新規適用届を提出します。提出期限は会社設立から5日以内と決められており、提出方法（郵送か窓口持参、電子申請）を選びます。

適用届のほかに、提出日の90日以内に発行された会社の登記簿謄本の原本が必要です。またオフィスの場所が登記した場所と異なる場合には、会社の所在地を確認できる書類（会社の賃貸借契約書や公共料金の領収書など）も必要になります。

参考：日本年金機構 「新規適用の手続き」

雇用保険

さらに雇用保険の手続きも必要です。会社名を変更した場合には、「労働保険名称、所在地等変更届」の提出が必要になります。変更した日の翌日から10日以内が期限で、「労働保険名称、所在地等変更届」を管轄の労働基準監督署またはハローワークへ提出します。

同時に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を管轄するハローワークへ提出しましょう。一元適用事業であるか二元適用事業であるかによって、提出方法が異なります。届出についてお困りの際は、提出先の担当窓口や専門家に相談しましょう。

参考：東京労働局「適用事業所に関するQ&A」

計画的に無駄を省いてオフィスを開設しよう！

オフィス開設にはさまざまな準備が伴いますので、計画的に無駄を省きながら準備を進めましょう。開設費用の相場と内訳を把握したうえで、自己資金を蓄えることはもちろん、融資制度や補助金を活用してオフィス開設費用を調達してください。

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