2023.04.21 2023.05.01オフィスデザイン
オフィスDXとは？オフィスDXのメリット・流れ・方法・事例をご紹介
本記事で、オフィスDXについて解説します。オフィスDXのメリットや流れ、方法、事例をご紹介します。オフィスの開業や移転、リニューアルなどを検討している方は、ぜひご覧ください。
目次
オフィスDXとは？
そもそもオフィスDXとは、どういった取り組みなのでしょうか？そこでオフィスDXの定義や求められる背景、種類をご紹介します。基本情報を押さえたうえで、オフィスDXの推進を検討しましょう。
オフィスDXの定義
まずオフィスDXの定義は、「デジタル技術によるオフィスの働き方や商品・サービスなどの変革」です。DXはデジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)の通称です。直訳すると「デジタル変革」になります。つまりオフィスDXの目的は、デジタル技術を活用して、業務の効率化や生産性の向上、企業の変革や競争力の強化などを図ることです。
経済産業省によると、DXが「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。
引用：経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0」（2ページ）
またオフィスDXの視点が「ビジネス環境」だけではなく、「顧客や社会のニーズ」に向けられている点もポイントです。顧客や社会のニーズに応えるためにビジネスモデルを変革することで、オフィスのさらなる成長につなげましょう。
オフィスDXが求められる理由
次にオフィスDXが求められる理由として、デジタル技術の利活用の遅れが挙げられます。スイスの国際経営開発研究所が発表した「デジタル技術の利活用能力を示す世界規模のランキング」（2022）で、日本は過去最低（63か国中29位）を記録しました。海外企業との競争力を高めるために、オフィスDX化が求められています。
参考：独立行政法人日本貿易振興機構 「世界デジタル競争力ランキング、日本は29位に低下」
また労働人口の減少による人材確保の困難さも、オフィスDXが求められる理由です。ITシステムやツールを導入して生産性向上や業務効率化が実現できれば、人手不足の解消が期待できます。
さらに働き方の多様化も、オフィスDXが求められる理由として挙げられます。リモートワークやオンライン商談などが可能になれば、感染症対策のために行動制限されたり、遠隔地で勤務したりしていても、業務遂行が可能です。
オフィスDXの対象（フロントオフィスとバックオフィス）
そしてオフィスDXの対象は、フロントオフィスとバックオフィスに分けられます。
フロントオフィスとは、顧客や取引先と直接関わる部署（営業部やコールセンターなど）の総称です。フロントオフィスのDXを進めるためには、顧客の問い合わせにAIが応える自動応答システムを導入したり、取引先との商談にWeb会議システムや電子契約システムを導入したりしましょう。
バックオフィスとは、オフィスの営業を支える部署（経理部や人事部など）の総称です。フロントオフィスに比べて幅が広く、経理や人事、総務、生産管理などの業務があります。バックオフィスのDXには、書類の電子化や領収書発行のクラウドサービス、業務管理システム（勤怠管理や在庫管理など）などの導入が有効です。
オフィスDXを進めるメリット
オフィスDXの基本情報を押さえたうえで、オフィスDXを進めるメリットも確認しましょう。生産性とコスト、情報管理、働き方に関するメリットを活かすことで、オフィスDXの成果（企業の変革や競争力の強化など）を出しやすくなります。
生産性の向上
オフィスDXを進めるメリットとして、まず生産性の向上が挙げられます。デジタル技術を利活用して幅広い業務を遂行することで、業務を効率化できるからです。業務効率化が進めば、他の業務に充てる時間を増やせます。
例えばオフィスの人事部に、勤怠管理システムを導入すると、従業員の勤怠状況を入力したり、確認したりする時間を短縮できます。業務負担を軽減できるため、社員の採用や研修などの業務に時間を充てられるようになり、生産性の向上を期待できます。
なおモチベーションアップや生産性の向上を図るオフィス改革についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
コストの削減
次にコストを削減も、オフィスDXを進めるメリットです。デジタルシステムやツールにより、消耗品費や人件費などを削減できます。
例えば書類電子化システムを導入してペーパーレス化を進めることで、紙代や印刷代などのコストを削減できます。またエントランスに無人受付システムを導入することで、受付業務の人員を削減できます。自動音声ツールで電話受付をすれば、オペレーターの人件費を減らし、24時間対応可能です。
情報の一元管理
またオフィスDXを進めるメリットとして、情報の一元管理もあります。デジタルシステム・ツールを利活用することで、オフィス内外で情報の共有が可能です。
例えばオンライン上に電子データを保存することで、オフィス内外から必要な情報へアクセスしやすくなります。他にも顧客情報をオンラインで共有すれば、部署間の連携が取りやすくなり、担当者が変わっても引き継ぎ業務をスムーズに行うことが可能です。
なおオフィスの通信環境の構築についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
多様な働き方への対応
そして多様な働き方への対応も、オフィスDXを進めるメリットです。オフィスDXの推進により、テレワークで幅広い業務を遂行できるようになります。
テレワーク導入でり時間や場所が制限されなくなると、介護や子育てなどとの両立がしやすくなり、ワークライフバランスを保つことが可能です。加えて従業員が働きやすさを感じれば、優秀な人材が集まりやすくなり、人材の流出を防ぎやすくなります。
アフターコロナにおけるオフィスのコミュニケーション活性化についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
オフィスDXを進める流れと方法
オフィスDXを進めるメリットを踏まえて、具体的な流れと方法をご紹介します。綿密な計画（目的・目標とツール・システム、実行、評価・改善）を立てることで、スムーズにオフィスDXを推進しましょう。
推進計画を立てる
オフィスDXを進める流れは、推進計画を立てる作業から開始されます。経営陣の承諾を得てから、デジタルツール・システムを導入・実行し、評価・改善するまでには時間を要します。オフィスの営業状況に応じて、推進計画を立てましょう。
またデジタルツール・システムを定着させるために、繁忙期には導入を避けましょう。繁忙期に新しいデジタルツール・システムを導入しても、余裕がない従業員に普及しない恐れがあるからです。年間の営業計画と照らし合わせながら、導入時期を決める点がポイントです。
さらにオフィスDXの推進計画を立てる際には、デジタルツール・システムを導入しやすい業務から始めてください。大規模にデジタルツール・システムを導入してしまうと、従業員が使いこなせず業務が滞る恐れがあるからです。オフィスDXを推進する順番も検討しましょう。
目的と目標を設定する
次にオフィスDXを進める際には、目的と目標を設定しましょう。オフィスの抱える課題を調査し、オフィスDXを進める目的（業務効率化や多様な働き方の導入など）を明確にします。目的が曖昧なままにデジタルツール・システムを導入しても、効果を得られない恐れがあります。
オフィスDXの目的を明確にしたうえで、達成する具体的な目標を立てます。例えば「受付業務のコストを削減する」という目的を設定したら、削減するコストの目標（月〇万円の削減など）を計算しましょう。
オフィスDXの目的と目標を明確にすることで、評価・改善が可能になります。目標の一つを達成できても、他の目標を達成できていなければ、オフィスDX計画の見直しが必要です。適切な目的と目標を設定したうえで、オフィスDXを進めましょう。
デジタルツール・システムを選定する
オフィスDXの目標を達成しながら目的を果たせるように、デジタルツール・システムを選定しましょう。必要な機能や予算などの条件を整理してから、選定してください。ただし性能やコストだけでなく、既存のツールやシステムとの互換性や操作性、故障時の対応、アフターフォローなども考慮しなければなりません。
またデジタルツールやシステムを導入する優先順位も決めてください。従業員が操作しづらかったり、導入効果を得にくかったりすると、オフィスDXを進めづらくなるからです。勤怠管理システムや問い合わせに対応するチャットボットなどから導入しましょう。
周知徹底しながら実行する
そしてデジタルツール・システムを選定したら、周知徹底しながら実行してください。オフィスDXの効果を引き出すためには、オフィスDXに対する理解と協力が必要だからです。特に経営陣からの理解と協力を得られないと、デジタルツール・システムの導入に必要な予算を得られなくなります。
加えて従業員がオフィスDXの目的や目標を認識できていなければ、導入したデジタルツール・システムが活用されない恐れもあります。オフィスDXの推進計画を周知徹底するために、オンラインとオフラインで説明会やセミナーを開きましょう。
評価・改善を繰り返す
なおデジタルツール・システムを導入するだけではなく、オフィスDXの推進計画の評価・改善を繰り返してください。各ツール・システムの活用状況や目標の達成度を定期的に評価します。実際に使っている従業員から意見を聞くことも重要です。
各ツール・システムの評価を踏まえて、改善策を検討してください。必要であれば運用マニュアルを変更したり、デジタルツール・システム変更したりして対応します。ただしデジタルツール・システムが定着するまでには時間がかかります。中長期的な視点から、オフィスDXの推進計画を評価してください。
オフィスDXの事例
オフィスDXを推進するための参考情報として、オフィスDXの事例を調査しましょう。自社オフィスの現状や課題に合わせてデジタルシステム・ツールを選定できるように、各事例の目的と方法、成果をご紹介します。
デジタルサイネージによるペーパーレス化
引用：RICOH「お客様導入事例 日本医科大学付属病院 様」
「日本医科大学附属病院」様では、ペーパーレス化を目的として、デジタルサイネージによるオフィスDXが推進されました。病院前のロータリーにデジタルサイネージを設置し、バスの時刻表やリアルタイムの運行状況、病院のお知らせなどを表示。
紙の掲示物を張り替える手間を省けたことで、業務効率化につながりました。加えて防災・災害情報も発信できるため、災害拠点病院としての機能も強化されました。オフィスの防災マニュアルについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
書類電子化システムによる業務効率化
「甲府通運株式会社」様では、業務効率化を目的として、書類電子化システムによるオフィスDXが推進されました。月2000枚に及ぶ書類の電子化作業に時間がかかっていましたが、書類電子化システムで自動的にデータをネーミングして保存。
書類のスキャンにかかる時間が、以前の半分程度に削減されました。またデータをクラウドに保存することで、パソコンが壊れてもデータが破損しません。災害時にデータを素早く復旧できるため、事業継続計画も対策できました。
業務管理システムによる数値分析
引用：CONOC「実績インタビューVo.1｜株式会社ヌリーズ 佐藤社長「ビジュアルの入りやすさ、業界を熟知したプロダクト設計、なにより山口社長の熱意に惹かれました」 」
「株式会社ヌリーズ」様は、数値分析を目的として、業務管理システムによるオフィスDXが推進されました。導入以前は売上管理がどんぶり勘定で、会社経営を改善できるほどの数値分析をできていない点が課題でした。
しかし建築業界に特化した本システムを導入することで、利益や原価を明確に把握できるようになり、売上の数値分析が可能になりました。また現場と見積書が紐づけされる機能もあるので、発注業務が効率化されました。
電子契約システムによるコスト削減
引用：CLOUD SIGN「導入1年で数千件の契約を電子化。三菱地所が電子契約をスムーズに社内普及させた理由とは。」
「三菱地所株式会社」様では、コスト削減を目的として、電子契約システムによるオフィスDXが推進されました。紙の契約書よりも、経費（印紙代や郵送費など）や事務作業などを削減。また契約締結にかかる日数も短縮できたため、業務効率的の効果も得られました。
導入前には、本システムへの理解を深めるための動画を作成し、社内でオンライン説明会も実施。加えて本システムの相談体制を整えるために、チャットサポートも導入されました。
点呼システムによる業務改善
「協和梱包運輸 有限会社」様では、業務改善を目的として、点呼システムによるオフィスDXが推進。リモート点呼が可能になったため、移動の手間が無くなり、所要時間を10分の1に短縮できました。
また点呼簿の手書き入力作業が、本システムにより自動化。管理の負担が減り、時間に余裕ができたため、ドライバーとのコミュニケーションに時間を割くことが可能になりました。
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