2023.01.30 2023.02.03オフィスデザイン
オフィス改革とは？流れ・メリット・デメリット・施策例を紹介
本記事で、オフィス改革の流れを解説します。オフィス改革のメリット・デメリットや施策例もご紹介します。オフィスの開業や移転、リニューアルなどを検討している方は、ぜひご覧ください。
オフィス改革とは？流れを紹介
オフィス改革とは、課題を解決してより良いオフィスへと改善する取り組みです。具体的には働きやすいオフィス空間のレイアウトに変更したり、無駄なコストを削減したりします。オフィス改革の流れを確認のうえで、オフィス改革に取り組みましょう。
目的を明確にする
まずはオフィス改革を行う目的を明確にしてください。例えば作業効率化や生産性の向上、コミュニケーションの活性化などが挙げられます。目的を明確にするためには、オフィスの課題や問題点を洗い出すことが先決です。
オフィスの課題や問題点が分かると、改善する目的が見えてきます。なお目的を明確にする方法として、経営陣主導のトップダウン型やプロジェクトチーム主導のプロジェクト型などがあります。
従業員へアンケートやヒアリングを実施する
次に経営陣またはプロジェクトチームが主導して、従業員へアンケートやヒアリングを実施してください。従業員の声を聞くことは、現状におけるオフィスの課題・問題点の発見と改善策の立案に役立ちます。
アンケートやヒアリングの他にも、参加型ワークショップでも従業員のニーズを把握できます。従業員に現状の働きにくさや理想的なオフィス環境などについて自由に発言してもらいましょう。ワークショップ後に、プロジェクトチームが意見を集約して経営陣に提案します。
施策を決定して実施する
従業員へのアンケートやヒアリングに基づいて、施策を決定して実施しましょう。オフィス改革の目的を達成する方法や期間を検討しながら、施策を立案してください。複数の課題を抱える場合には、予算内に施策を展開できるように優先順位を付けましょう。
オフィス改革の施策例として、「コミュニケーション活性化のためにフリーアドレス導入」「休憩時間にリラックスできるようにリフレッシュスペース設置」などが挙げられます。施策の責任者を明確にして、従業員からの理解と協力を得るように努めましょう。
効果測定して施策を改善する
施策を展開したら、定期的に効果測定して施策を改善します。効果測定では、オフィス改革目的の達成度を検証します。作業効率やコミュニケーション活性化などの課題が改善された度合いについて、データや数値で示してください。
測定した効果を踏まえて、施策の方法や時期を再検討します。一つの目的を達成できても、オフィス改革が完結するわけではありません。社会情勢の変化やオフィスの事業展開などに応じて、オフィス改革を継続させましょう。
オフィス改革のメリット
オフィス改革の流れを押さえたうえで、オフィス改革のメリットをご紹介します。メリットを活かせるように、オフィス改革の施策を立案しましょう。
働き方改革を推進できる
オフィス改革のメリットとして、まず働き方改革を推進できる点が挙げられます。オフィス改革により労働環境を改善できると、従業員のライフワークバランスやオフィスの事業内容などに合わせた働き方を実現可能です。
例えばオフィス規模を縮小してテレワークを導入すると、各従業員がライフスタイルに合わせて働きやすくなります。またフリーアドレスを取り入れれば、プロジェクトのメンバーや内容に応じてワークスペースを選ぶことが可能です。
なお働きやすいオフィスへリニューアルするポイントを紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
企業理念を浸透させる
次に企業理念を浸透させる点も、オフィス改革のメリットです。企業理念が浸透することで従業員が帰属意識を抱きやすくなり、仕事のモチベーション向上を期待できます。また商品・サービスに対する認知度を向上させるために、消費者や取引先へ向けて企業理念を発信しましょう。
例えばオフィス内に企業理念を掲げたデジタルボードを掲示する方法があります。企業のブランドカラーやロゴなどを取り入れると、企業理念が印象に残りやすいです。またWebサイトのデザインやコンテンツを見直すことで、オフィス外への情報発信を改善できます。
なおオフィスデザインのコンセプト設計を紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
コミュニケーションを活性化できる
またコミュニケーションを活性化できる点も挙げられます。例えば自由に座席を選べるフリーアドレスや休憩時間に利用できるリフレッシュスペースを導入することで、従業員同士の会話が生まれやすくなります。
フリーアドレスやリフレッシュスペースだけではなく、ミーティングスペースやフリースペースの内装デザインによりコミュニケーション活性化を促す方法もあります。次の記事で紹介していますので、併せてご覧ください。
健康経営を展開できる
またオフィス改革のメリットとして、健康経営を展開できる点もあります。健康経営とは、「従業員の健康に配慮することで企業の利益を期待できる」という視点から展開される企業経営です。健康経営では、従業員が心身ともにリラックスできる環境が重視されます。
そこでオフィス改革により身体への負担が少ない椅子を導入したり、リフレッシュスペースを設置したりすることで、従業員の健康に配慮できます。従業員が心身ともに健康で作業に集中できれば、作業効率の向上を期待できます。
従業員のモチベーションを向上させる
またオフィス改革により、従業員のモチベーションを向上させることも可能です。従業員が働きやすいオフィス空間に改革できれば、従業員が仕事に集中しやすくなります。特にオフィスフロアから無駄なスペースを減らしながら有効活用できると、従業員が動きやすいです。
オフィス内で仕事の合間に簡単なストレッチを行えると、心身のリフレッシュが促されます。またIT機器を導入してDX化を推進することで、無駄な作業や紙媒体の書類を減らすことが可能です。従業員が高いモチベーションを保って働けると、企業の業績に好影響を与えます。
なおオフィスデザインの参考として海外オフィスの事例を紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
コストを削減できる
そしてコストを削減できる点も、オフィス改革のメリットです。テレワークを導入してオフィス規模を縮小すると、賃料を削減できます。またエントランスに無人受付機を設置すると、人件費の削減が可能です。
他にもWEB会議システムを導入すれば、移動時間の削減と会場設営の手間を省けます。オフィス改革によりさまざまなツールを導入すれば、作業効率の向上だけではなく、中長期的な視点からコスト削減も可能です。
会議時間を削減できる
加えてオフィス改革のメリットには、会議時間を短縮できる点もあります。例えばミーティングスペースにモニターを設置すれば、資料を共有しやすいです。また紙の資料を用意する必要がなくなるため、準備時間も削減できます。
消費者や取引サイトの会議や商談においては、オンライン会議予約システムを導入することで、会議の場所と日程を管理しやすくなります。会議を正確に管理できると、ダブルブッキングなどのトラブルを減少させられます。
オフィス改革のデメリット
メリットだけではなく、オフィス改革にはデメリットもあります。オフィス改革の目的や施策の方法などによって、デメリットが異なります。オフィス改革の達成度を高めるために、デメリットを対策しておきましょう。
生産性を低下させる恐れがある
オフィス改革のデメリットとして、まず生産性を低下させる恐れがあります。オフィス改革は、より働きやすい環境で生産性や利益率を上げるために実施されます。しかしオフィス改革を始めてから施策が定着するまでに、一定の時間がかかります。
またオフィス改革の施策が適さない部署や事業内容もあります。例えばフリーアドレスには部署や役職の垣根を超えたコミュニケーション活性化を期待できますが、部署内のコミュニケーションが取りにくくなる恐れもあります。各施策を導入する部署や事業内容を具体的に検討しましょう。
なおオフィスの生産性向上やコミュニケーション活性化を促すデザインを紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
情報セキュリティ対策にコストがかかる
次に情報セキュリティ対策にコストがかかる点も、オフィス改革のデメリットです。オフィスの労働環境を変更するなら、情報セキュリティの対策方法も見直さなければなりません。例えば紙媒体で作成していた書類を電子化する場合には、電子化された書類のバックアップ方法やアクセス権限を明確にします。
またオフィス改革に応じて、通信環境の見直しも必要になります。例えばクラウドサービスには、作業効率向上やコスト削減を可能とする機能があります。一方で顧客情報や機密情報の漏洩などに厳重な対策が必要です。
外部に個人情報や機密情報が漏れてしまうと、企業の信用問題に発展するばかりか、損害賠償のコストもかかります。オフィス改革の施策を検討する段階において、セキュリティ対策やクラウドサービスなどの運用体制を整備しておきましょう。
なおオフィス通信環境について紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
管理職の負担が増える
また管理職の負担が増える点も、オフィス改革のデメリットとして挙げられます。オフィスの労働環境が変わることで、マネジメント方法を変える必要もあるからです。
例えばフリーアドレスやリモートワークを導入して従業員が働きやすくなっても、管理職が部下の勤務する時間や場所を管理しづらくなれば、オフィス全体の作業コストを減らせません。またITツールを導入しても、従業員が使用方法に慣れるまでは、管理者のサポートが必要になります。
そこで管理職には、オフィス改革の施策を導入するだけではなく、施策を定着させるための方法やサポートが必要です。またオフィス改革の施策を検討する段階で、管理職のマネージメントに関するルールや体制も整備しましょう。
オフィス改革の施策例
オフィス改革のメリットを活かしてデメリットを対策したうえで、具体的な施策を決定しましょう。代表的な施策例を紹介しながら、ポイントをご紹介します。
執務室にフリーアドレスを導入する
オフィス改革の施策例として、まず執務室にフリーアドレスを導入する方法があります。各従業員に固定した座席が割り当てられないため、業務の内容やメンバーに応じて適した場所を選べます。ラウンジエリアやカフェスペースでも、ミーティングや打ち合わせが可能です。
フリーアドレスは、従業員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化を目指すオフィスに適します。オフィスの執務室をデザインする方法をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
簡易的なワークスペースをレイアウトする
次に簡易的なワークスペースをレイアウトする方法もあります。例えば立ちながら作業できるカウンターをデザインすると、商品や書類の整理をしやすいです。またミーティングスペースとして、簡単な打合せもできます。
またオフィスフロアにフリースペースをレイアウトすると、幅広い業務内容に対応して多目的に利用できます。他にもパーテーションで個室や半個室をレイアウトすれば、従業員が業務に集中しやすいです。パーテーションの種類や役割を紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
ペーパーレス化を推進する
またペーパーレス化を推進する施策も、オフィス改革に当てはまります。ペーパーレス化とは、紙の書類（公的機関への申請書や会議資料など）を電子化する取り組みです。作成・保存にかかるコストと収納するスペースの削減を期待できます。
特にテレワークを導入するオフィスでは、クラウドサービスで書類を作成して、クラウドストレージに保存することで、場所や時間を問わず業務を遂行しやすくなります。ただしトラブル回避のために、情報セキュリティ対策を講じてください。
オフィスフロアの動線を検討する
またオフィス改革の施策として、オフィスフロアの動線の検討する方法も挙げられます。オフィスに適した動線を確保することで、従業員のスムーズな作業や移動が可能です。「使いやすい設備や什器の配置」「災害発生時に避難しやすい経路」などを具体的に検討しましょう。
ただし通路などの内装には、法令による制限や防災設備の設置などが定められてます。オフィスビルの来訪者の安全を確保しなくてはなりません。オフィスの防災マニュアルを紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
リフレッシュスペースをデザインする
さらにリフレッシュスペースをデザインする方法も、オフィス改革の施策として挙げられます。従業員が適度に気分転換しながら集中力を継続できるように、リフレッシュスペースが必要です。
リフレッシュスペースの例としてラウンジやカフェ、食堂、マッサージチェア、仮眠室などがあります。オフィスの休憩室をデザインするポイントを解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
サテライトオフィスや在宅勤務を導入する
なおオフィス改革の施策には、サテライトオフィスや在宅勤務を導入する方法もあります。サテライトオフィスとは、自社オフィスと離れた場所の小規模オフィスです。在宅勤務とは、自宅で働くことです。
サテライトオフィスや在宅勤務を導入することで、遠方から出社する必要がなくなり、従業員の通勤時間と交通費を削減できます。オフィス以外の就業場所を整備することで、感染症対策や従業員のライフワークバランス向上につながります。
コロナ禍によるオフィスデザインの課題を紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
課題解決のためにオフィス改革に取り組もう！
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