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2021.02.04コラム

アフターコロナでの会議室の必要性は?

アフターコロナでの会議室の必要性は?

「オフィス環境を改善したい。会議室をどうしようか」というお客様への記事です。

当記事では、アフターコロナにおける会議室の必要性についてお伝えしていきます。

結論から言いますと、業種次第ではありますが、これまでにあったような複数人が集まれる大きな会議室は不要になります。

現に「働く場所の1つとしてオフィスは必要。でも会議室はいらなくなったね」と感じている企業が増えています。
今後もテレワーク普及が広がり、会議そのものはオンラインで行われるようになることが考えられます。

未だ会議室の有効性について悩んでいる、あるいは使わなくなるであろう会議室をどう有効活用したらいいか、と考えるお客様へヒントをお伝えいたします。

アフターコロナでも会議室はなぜ必要なのか?

アフターコロナでも会議室はなぜ必要なのか?

結論ですが、会議室そのものは必要です。

なぜなら、
・オフィスにいる社員同士との話し合い
・来訪者とオフィスにいる社員との話し合い
・オフィスにいる複数の社員とテレワーク中の社員との話し合い
のための場として、会議室はまだ必要だと考えられるからです。

問題なのは”広さ”です。
これまでのような、十数人が集まれる大きなスペースは不要だと理解しましょう。

スペースを縮小し、会議室としてだけでなく、多種多様な使い方ができるよう工夫することで「ただの広い会議室」から有効活用できます。

大きな会議室はもう必要ない?

大きな会議室はもう必要ない?

大きな会議室が必要なくなる理由は次の通りです。

・オフィス縮小が進むから
・レンタルスペースなどで代用できるから
・WEB会議の方がメリットが大きいと気づいたから

それぞれの理由について詳しくお伝えしますね。

大きな会議室が必要ない理由①オフィス縮小が進むから

1つ目は、オフィス縮小がアフターコロナにおいても進んでいくからです。

テレワークの普及により出社率はどんどん下がっていくことでしょう。
であれば、オフィスとしての機能面と、社員の働きやすさを維持しつつも、全体で縮小傾向になると予想されます。

会議室をはじめ「使われない部屋を上手く有効活用できないか…あるいは削減するべきか」
と考えていくことでしょう。

オフィス縮小が進んでいくことで”大きな会議室”は必要なくなっていきます。

大きな会議室が必要ない理由②レンタルスペースなどで代用できるから

大きな会議室が必要ない理由②レンタルスペースなどで代用できるから

2つ目は、レンタルスペースで代用できる、という点です。

場合によっては、複数人が同時に集まって作業することもあるでしょう。
ですがオフィス内の会議室を手放せば、コスト削減にも繋がります。

オフィス縮小によって、会議室がなくなったとしても、レンタルスペースやコワーキングスペースを活用する、という手段が取れます。

必ずしも、会議をオフィス内で行う必要性はありません。
働き方が多様化しているのですから、会議室=オフィスという考え方も変わりつつあるのだと理解しましょう。

大きな会議室が必要ない理由③WEB会議の方がメリットが大きいから

3つ目は、WEB会議におけるメリットを見出だせる、という点です。

これまでのような『会議室で会議する』ですと「議論が会議室の中に閉じてしまう」というデメリットがありました。

WEB会議をベースにできれば、
・会議内容を、場所にとらわれずオープンにシェアできる
・座席が決まっていないので、参加者全員がフラットに臨める
といったメリットが挙げられます。

今後、会議をWEB上で行うことに注力すれば「会議内容がオープンにシェアされない」という欠点を解消できます。

会議室は縮小し有効活用できるよう工夫しよう

会議室は縮小し有効活用できるよう工夫しよう

もとあった会議室を有効活用できれば、オフィスとしてより働きやすい環境にできます。

具体的には
・個人ブースを設ける
・フリースペースを設ける
・WEB会議専用のスペースを設ける
・ちょっとしたリラックススペースにする
など、いくらでも有効活用できます。

この時、周囲の声や音が気にならない環境を整えましょう。
また、背景のなどの見栄えを良くするなど、配置やデザインにも注力する必要があります。

当然、快適な通信環境を整えた上で、です。

まとめ:アフターコロナは大きな会議室は不要【ただし業種による】

まとめ:アフターコロナは大きな会議室は不要【ただし業種による】

オフィスの在り方を改めてお考えのお客様へ、大きな会議室がいらなくなる理由と有効活用の仕方についてお伝えしてきました。

業種次第ですが、テレワークやリモートワークは今後も増えていくでしょう。
例え「コロナの不安が収まる状況になったとしても」です。

であれば、従来あったような大きなスペースを有した会議室は
・オフィス縮小が進む
・レンタルスペースで代用できる
・WEB会議の方がメリットが大きい
ことから、縮小していくと考えられています。

テレワーク中の社員が、働く場所の一つとしてオフィスに来る際
「オフィスだと集中できない、作業しづらい」
というネガティブな印象にならないよう、オフィス環境を整えていくことが求められます。

そのためには、使われなくなった会議室を
・個人スペース
・フリースペース
・リフレッシュスペース
として活用できるよう、工夫していきましょう。


新しい働き方を通して、会社や企業の在り方までもが変化しています。
今後企業は、社員が「どう働くべきなのか」「どう働きたいのか」という、個人の価値観を尊重することが求められます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、企業としての環境作りがより一層求められるようになるでしょう。

そのような中でも、特に集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一貫として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
「他にどんな見本があるか気になる」

という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。
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