2022.10.10 2022.10.14オフィス新設・開設
オフィス物件の探し方！重要性や選ぶポイント・流れ・賃貸借契約の注意点
本記事で、オフィス物件の探し方をご紹介します。オフィス物件の重要性や選ぶ理由・流れ、賃貸借契約における注意点について解説します。
「オフィスの物件の探し方を知りたい！」「賃貸借契約の注意点はある？」とお悩みではありませんか？オフィスの開設や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。
オフィス物件探しの重要性
まずはオフィス物件探しの重要性を確認しましょう。目的が曖昧なままに物件を探すと、時間と予算を無駄に費やす危険性があります。オフィスのコンセプトや方向性などを明確にしたうえで、効率的に物件探しを始めましょう。
商談や販売をしやすくなる
まずオフィスの立地や雰囲気によって商談や採用をしやすくなるため、オフィスの物件探しは重要です。オフィス開設予定エリア内の環境や交通網などを調査したうえで、適した物件を選ぶべきです。
東京都内にオフィスを開設するなら、渋谷駅や六本木駅の周辺にIT系オフィスが集まっています。同業種のオフィスが集まるエリアにオフィスを構えることで、商談や採用のチャンスが生まれやすくなります。
モチベーションや生産性を上げる
次にオフィスの労働環境は従業員のモチベーションや生産性を上げる要因になるので、オフィス物件探しは重要です。例えば事業拡大に伴い従業員を増員すると、オフィス内が窮屈に感じます。狭いオフィス内では、従業員の生産性向上が難しいです。
そこで生産性向上のために、従業員数に適したオフィスへの移転が有効な手段となります。さらに移転先にリラックススペースやコミュニケーションスペースを設けることで、従業員のモチベーション向上にもつながります。下の記事も併せてご覧ください。
ブランディングにつながる
また内装空間や立地などがオフィスのブランディングにつながるので、物件探しは重要です。ブランディングに必要な要素は、商品・サービスの質だけではありません。
例えば同業種のオフィスが密集するエリアにオフィスを構えることで、事業が軌道に乗っていることをアピールできます。
ブランド力が上がることで、自社のファンを増やすことができます。ファンになったユーザーは自社の商品やサービスをリピート購入してくれるため、売上アップが期待できます。
採用マーケティングに影響する
さらにオフィス物件探しは、採用マーケティングに影響するため重要です。オフィスの仕事内容や雇用条件だけでなく、オフィスの立地や労働環境を重視する求職者もいるからです。
例えば眺望や交通の便が良いオフィスは、採用に有利に働きます。またオフィスビルの外観やエントランスの雰囲気なども重要です。優秀な人材を集めやすくするために、オフィス物件探しを慎重に進めなくてはなりません。
必要経費を削減できる
なおオフィス物件探しにより、必要経費を削減できます。一般的にオフィスの賃料は固定費に占める割合が高い経費です。毎月の賃料を減らすだけでも、オフィスのコストダウンが可能になるわけです。
したがって開設からしばらくは、賃料の安いオフィスを賃貸することで利益を出せるようにしてください。あるいはテレワークを導入して在宅勤務の割合が増えるなら、オフィスの利用しないスペースを減らす（賃料を抑える）ために縮小移転を検討しましょう。
オフィス物件の探し方
オフィス物件探しの重要性を念頭に置いた上で、オフィス物件の探し方をご確認ください。オフィスのコンセプトに合う理想的な物件と出会うために、無駄を省いて効率的に探しましょう。
不動産ポータルサイトで検索する
まず不動産ポータルサイトで検索することで、手間をかけずに豊富な物件情報へアクセスできます。特に大手の不動産ポータルサイトには、オフィス物件の情報が多く掲載されています。
諸条件（エリア、賃料、設備、面積、築年数など）を入力すれば、好みの条件の物件情報を一度に複数に取得できます。なるべく多くの選択肢を持つ方がよいので、複数のポータルサイトに登録しましょう。通常ポータルサイトには新しい物件が掲載されると通知が来る機能が設置されているので、会員登録すると便利です。
エリア内の不動産会社から紹介してもらう
次に実際にエリア内の不動産会社へ足を運び、物件を紹介してもらいましょう。不動産会社は全ての物件情報をポータルサイトへ掲載しておらず、店舗ごとに未公開情報を保有しているからです。
またオフィス物件は住居物件と比べてマーケットが狭いため、不動産会社によってはポータルサイトの掲載に力を入れていないケースがあります。効率的に物件を探すため、不動産会社へ直接相談しましょう。
自治体や商工会議所から紹介してもらう
さらに自治体や商工会議所からオフィス物件情報を紹介してもらうことも、探し方の一つです。自治体や商工会議所は地域経済を盛り上げるために活動しているからです。
例えば創業間もない企業や起業家の支援を目的としたオフィス施設を運営している自治体があり、比較的低価格でオフィス物件を賃借できます。
参考：東京都産業労働局「インキュベーション施設運営計画認定事業」
また商工会議所には物件探しだけではなく経営の相談ができるため、創業間もないオフィスが必要なサポートが受けられます。
開業支援サービスに相談する
加えて開業支援サービスへ相談することで、物件探しをサポートしてもらえます。開業支援サービスはオフィスのエリア選定から資金調達、開設後のフォローアップまで一貫してサポート可能です。
また開業支援サービスが未公開物件情報を保有していることもあり、物件と契約書のチェックにより安心なオフィス物件探しが可能です。オフィス開設準備を一貫してサポートしてもらうことで、時間と費用を削減可能です。
知人・取引先に紹介してもらう
なお知人や取引先に紹介してもらうことも、オフィス物件の探し方です。オフィスを開設・移転する前から希望条件や開設予定日などを共有しておくと良いです。
またSNSアカウントを運用することで、開業前からオフィス物件情報をシェアすることができます。開業してからのWeb集客にも有効な手段となりますので、SNSの利用を検討しましょう。
オフィス物件を選ぶときのポイント
オフィス物件の探し方を押さえたところで、オフィス物件を選ぶときのポイントをご紹介します。入居してから問題が発覚する事態を避けるために、あらかじめポイントを押さえておきましょう。
オフィスのコンセプトを設計する
オフィス物件探しは、オフィスのコンセプト設計から始まります。オフィスのコンセプトとは、オフィスの理念や経営方針などを表した言葉です。単にオフィスの見た目（「高級感のあるオフィス」や「スタイリッシュなオフィス」など）だけを表す言葉ではありません。
設計したコンセプトを活用することで、オフィスの理念や経営方針などを社外へアピールしたり、従業員の帰属意識を高めたりできます。オフィスのコンセプト設計についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
物件の希望条件を整理する
設計したオフィスのコンセプトに基づいて、物件の希望条件を整理してください。希望条件には賃料や広さ、立地、設備、期間などが含まれますが、オフィスによって優先順位は異なります。
例えば執務室だけでなく会議室や応接室を数多く設けるオフィスなら、広さと間取りが重要になります。オフィスの事業内容や将来展望に関わりますので、優先順位を決めたうえでオフィス物件を選びましょう。
開設エリア内を調査する
希望条件を整理したところで、開設エリア内を調査しましょう。例えばオフィスの立地と周辺環境は従業員の生産性にとって重要です。最寄駅からの距離や飲食店の種類などが適切だと、従業員の満足度が高まります。
また来客が多いオフィスにおいては、駅からのアクセスのしやすさが大切です。人通りや車の往来が多い立地であれば、看板を設置することでオフィスの宣伝にもつながります。オフィスの業種・業態に適したエリアと物件を選びましょう。
物件の間取りや内装、設備を確認する
さらに開設エリア内にある物件の間取りや内装、設備を確認します。不動産会社より提示されるオフィス物件の詳細情報(所在地や規模、面積、間取り、設備）を基にして、内覧したい物件を絞りましょう。
ただし間取り図と実際の寸法が異なる場合もあります。各物件を内覧する際に、現地調査も併せて行いましょう。内覧によって、内装・設備の状態や目・耳から感じる情報を確認することができます。
共有部分や隣接するテナントを把握する
賃貸借を申し込む前に、オフィスビル内の共用部分や隣接するテナントを把握しておきましょう。例えばオフィスビル内に競合のオフィスが開設されていると、商談や販促に悪影響をもたらす危険性があります。
また従業員数に対してお手洗いやエレベーターの数が不足していれば、従業員のストレスになります。隣接するテナントの営業時間や従業員数などを事前に確認しておきましょう。
オフィス物件を借りる流れ
選ぶポイントを押さえて絞り込んだら、オフィス物件を借りる流れをご確認ください。オフィス物件を賃貸借して入居するためには、審査が必要です。審査を通過できるように、手続きを把握しておきましょう。
選定した物件の内覧を申し込む
まず選定した物件の内覧を申し込みます。不動産会社から提供された情報と異なることがあるので、実際に足を運ぶことは非常に重要です。物件の間取りや状態などを着実に確認するために、下記の物を持参すると良いです。
- 筆記用具
- メモ用紙
- 不動産業者からもらったオフィスの間取り図
- カメラ
- メジャー
物件の内覧中には、内装の幅や高さを間取図へ書き込んだり、気になった箇所をメモしたりしてください。オフィスの内装や外観は従業員のモチベーションに影響を与えますし、オフィスの周辺環境や入居者なども同時に確認しておきましょう。
入居を申し込み審査を受ける
内覧を終えて物件を絞り込んだら、入居を申し込み審査を受けましょう。入居申込書に必要事項を記入したうえで、下記の書類を添付して不動産会社に提出します。
- 入居申込書
- 登記簿謄本
- 事業計画書
- 決算書
一般的に入居の申し込みから数日以内に、上記の書類提出が必要となります。もし書類の提出が遅れると、入居審査が通らない危険性があるのでご注意ください。早めに審査書類を準備するようにしましょう。
賃貸借契約を結ぶ
入居審査により貸主の承諾を得られたら、賃貸借契約を結びます。一般的に賃貸借契約を結ぶ前には、不動産会社より重要事項説明を受けることになっています。重要事項説明書について理解した上で物件を借りないと、入居後のトラブルを招きますので注意が必要です。
契約書にサインすることで、賃貸借契約を締結します。賃貸借契約書には賃料や対象面積、引渡し時期などが明記されますので、内容を理解したうえでサインしましょう。オフィス物件に入居した後のスケジュールについて下の記事にまとめてありますので、併せてご覧ください。
オフィス物件の賃貸借契約における注意点
最後にオフィス物件の賃貸借契約における注意点をいくつかご紹介します。思わぬ出費やトラブルを避けるために、あらかじめ対策しておきましょう。
契約期間
まずオフィスの契約期間にご注意ください。オフィス物件の賃貸借契約には、定期建物賃貸借契約と普通借家契約があります。定期建物賃貸借契約においては比較的短期間（1年未満）の契約が可能で、契約期間が自動更新されません。
一方で普通借家契約においては1年以上の契約期間が設定されて、契約が自動更新されます。契約更新時に更新料や事務手数料などの費用がかかる場合がありますので、契約条件をご確認ください。
保証金
次に保証金（敷金）の金額と預託日に注意しましょう。住宅物件と比べてオフィス物件の賃料は高く、賃料3か月～6か月分程度の保証金を求められます。加えて預託日が契約日より早く設定されている場合もあります。
なお保証金の返還期間が契約書に曖昧な表現（「速やかに」「直ちに」）で記載されている場合には、事前に条件の修正を依頼しておくと良いです。
契約解除
さらにオフィス物件においては、賃貸借契約解除の予告期間にもご注意ください。一般的に契約解除日の3～6か月前と定められています。住宅物件の賃貸借契約解除の予告期間（解除1～2か月前）と比べて、解除予告期間が早く設定されています。
希望する退去日よりも遅れるトラブルなどを回避するために、契約前に契約解除の時期や方法などを確認しておきましょう。
ポイントを押さえて理想的なオフィス物件を契約しよう！
今回ご紹介したポイントを押さえたうえで、ビジネスチャンスにつながる理想的なオフィス物件を契約しましょう。効率的に物件候補を探しながら、早めに契約準備を進めることが重要です。
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