2025.01.03 2024.11.23オフィス新設・開設
パイロットオフィスとは？メリットや注意点・事例を紹介
本記事で「パイロットオフィスとは？」という疑問にお答えして、パイロットオフィス開設のメリット・デメリットや注意点・事例をご紹介します。オフィスの新設や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。
パイロットオフィスとは？基本情報を紹介
パイロットオフィスを開設する前に、基本情報を確認しましょう。基本情報を確認することで、開設準備を進めやすくなるからです。それではパイロットオフィスの定義と目的、取り組みの具体例、他のオフィスタイプとの違い、開設する流れをご紹介します。
定義と目的
まずパイロットオフィスとは、試験的に導入される事務所です。特定のオフィスだけや部署だけをパイロットオフィスにすれば、オフィス全体や各支店のオフィスへ展開する前に、働き方や雇用条件、オフィスデザインなどの変更を試験できます。
パイロットオフィスを開設する目的は、変更内容の成果や課題などの評価です。例えばパイロットオフィスにテレワークを導入すれば、従業員の適応性や業務の効率性などの成果を評価したり、導入やアフターフォローなどの課題を特定したりできます。
取り組みの具体例
次にパイロットオフィスの取り組みの具体例には、勤務体系の変更（リモートワーク・フリーアドレス・ABWなど）やペーパーレス化、DXの推進、健康経営などがあります。オフィスの課題や業務内容などに応じて、取り組みの内容を検討しましょう。
例えばテレワークにはコストや業務効率性のメリットがありますが、情報セキュリティの脆弱さやコミュニケーションの停滞はデメリットです。オフィスにテレワークを導入するメリットとデメリットをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
他のオフィスタイプとの違い
それからパイロットオフィスと他のオフィスタイプとの違いは、開設の目的や期間などです。さまざまな取り組みを試験的に実施するためのパイロットオフィスは、期間限定で開設されます。
一方で他のオフィスタイプも、種類（サテライトオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス、セットアップオフィス、バーチャルオフィスなど）によって開設する目的や期間が異なります。
開設する流れ
そしてパイロットオフィスを開設する流れは、以下のとおりです。
- 試験的に実施する取り組みの計画
- 物件探し（または部署の決定）とデザイン・工事
- 設備・機器・什器の手配
- 公的機関への届出・許可
オフィスを新設する場合には数週間から数か月以上がかかりますが、既設オフィスの特定の部署だけをパイロットオフィスにする場合には物件探しが不要です。オフィス開設のスケジュールをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
パイロットオフィスを開設するメリット
基本情報と併せて、パイロットオフィスを開設するメリットも確認しましょう。4点（職場環境の改善とモチベーションのアップ、コミュニケーションの活性化、コストの削減）をご紹介します。
職場環境の改善
まず職場環境の改善が、パイロットオフィスを開設するメリットとして挙げられます。パイロットオフィスで勤務体系の変更やペーパーレス化、DXの推進、健康経営などの取り組みを試験することで、オフィス全体や全支店のオフィスの職場環境の改善が可能です。
全従業員や各取引先へ、パイロットオフィスのさまざまな取り組みを報告することで、職場環境の改善に努めている様子をアピールできます。働き方に対する従業員の多様なニーズを調査したうえで、パイロットオフィスで試験する取り組みを検討しましょう。
モチベーションのアップ
次にモチベーションのアップも、パイロットオフィスを開設するメリットです。従業員の要望に応じて勤務体系の変更やペーパーレス化、DXの推進、健康経営などを試験的に導入すれば、モチベーションのアップにつながるからです。
特定のオフィスや部署をパイロットオフィスとして、試験的に取り組みの成果と課題を評価したうえで、オフィス全体や各支店のオフィスへ展開させれば、より多くの従業員のモチベーションアップにつながります。
コミュニケーションの活性化
それからコミュニケーションの活性化も、パイロットオフィスを開設するメリットです。特にフリーアドレス・ABWやDXの推進などの取り組みを実施する場合には、従業員同士や取引先とのコミュニケーション活性化を期待できます。
ただしコミュニケーション活性化を図る際には、オフィスフロアのレイアウトやデザイン性なども重要です。コミュニケーションを活性化させるオフィスデザインをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
コストの削減
そしてコストの削減も、パイロットオフィスを開設するメリットです。全支店のオフィスで一斉に取り組みを計画するよりも、パイロットオフィスで取り組みを試験するほうがコストがかかりません。
パイロットオフィスの成果と課題を評価することで、導入やアフターフォローのコストを削減しながら、オフィス全体や全支店のオフィスへと取り組みを拡大できます。狭い範囲で小さな取り組みから試験しながら、広い範囲へ多くの取り組みを広げていきましょう。
パイロットオフィスを開設する際の注意点
パイロットオフィスを開設するメリットを引き出せるように、注意点（目的の明確化と従業員へのヒアリング・周知、PDCAサイクルの展開、段階的な導入、設備・機器・什器の選定、DXの推進、柔軟な働き方の推進、健康経営の推進）に気をつけましょう。
目的の明確化
まず目的の明確化が、パイロットオフィスを開設する際の注意点として挙げられます。パイロットオフィス開設の目的が曖昧では成果と課題を正確に評価できず、取り組みの縮小・拡大を判断できないからです。
そこでオフィスの課題（業務の効率化や職場環境の改善、など）を特定し、適切な解決策を決定することで、開設の目的を明確にしましょう。同じ取り組みでも、パイロットオフィス開設の目的によって、試験する取り組みは異なります。
従業員へのヒアリング・周知
次に従業員へのヒアリング・周知も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。従業員の理解と協力を得られなければ、パイロットオフィスで試験する取り組みの成果を出せません。
そこで従業員へのヒアリングを実施したうえで、パイロットオフィスの取り組みを計画し、途中経過や成果と課題を周知しましょう。計画前と実施中、実施後にアンケートを実施すれば、取り組みの改善に役立ちます。
PDCAサイクルの展開
それからPDCAサイクルの展開も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。計画（Plan）した取り組みを実施（Do）してから、成果と課題を評価（Check）したうえで、改善（Action）を図りましょう。
取り組みの成果があまり得られなかったり、新たな課題が出たりした場合には、パイロットオフィスで取り組み方を改善したうえでオフィス全体へ全支店のオフィスへ取り組みを広げましょう。取り組みの成果がほとんど得られなかった場合には、導入の見送りも必要です。
段階的な導入
続いて段階的な導入も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。狭い範囲で少ない取り組みのパイロットオフィス開設計画を完了してから、パイロットオフィスの範囲や取り組みの数を徐々に増やしましょう。
パイロットオフィスの取り組みを全オフィスや全支店のオフィスへ広げる際にも、従業員向けの研修や導入後のアフターフォロー体制を整備したうえで、段階的に導入しましょう。少しずつ取り組みを導入していくことで、無駄なコストを抑えながら成果を得やすいです。
設備・機器・什器の選定
また設備・機器・什器の選定も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。取り組みの目的や方法に応じて、必要な設備・機器・什器が異なります。パイロットオフィスの目的に合わせて、機能性はもちろんサイズや台数なども検討しましょう。
例えば健康経営の取り組みとしてスタンディングワークを導入する際にはスタンディングデスクを配置し、オンラインミーティングや集中作業の効率化には個室ブースが必要です。スタンディングワークや個室ブースについては、次の記事も併せてご覧ください。
DXの推進
さらにDXの推進も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。DX（デジタル技術によるオフィスの働き方や商品・サービスなどの変革）の推進は、業務の効率化や生産性の向上、企業の変革や競争力の強化などにつながります。
例えばパイロットオフィスで試験できるDXの方法には、電子契約システムや業務管理システム、在席管理システム、チャットツールなどがあります。オフィスDXを進める流れと方法をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
柔軟な働き方の推進
そして柔軟な働き方の推進も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。働き方に対する従業員の多様なニーズに応えるために、パイロットオフィスで柔軟な働き方（リモートワーク・フリーアドレス・ABWなど）の推進を試験しましょう。
オフィス内で働く場所を自由に選べるフリーアドレスに対しては、ABWは業務内容やメンバー構成などに応じて働く場所や時間を選ぶ働き方です。フリーアドレスとABWの違いをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
健康経営の推進
なお健康経営の推進も、パイロットオフィスを開設する際の注意点です。プレゼンティーズム（健康問題により仕事中の生産性が低下している状態）とアブセンティーズム（健康問題により欠勤している状態）を解消するために、健康経営を推進しましょう。
健康経営オフィスの具体的な取り組みには、オフィス環境や休憩・運動・食事習慣などの改善があります。健康経営オフィスを実現する流れをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
パイロットオフィスの開設事例
注意点に気をつけてパイロットオフィスを開設できるように、参考となる事例を調査しましょう。事例5点を取り上げて、各事例の特徴（市役所と町役場、建材メーカー、セットアップオフィス、SOHOの支援）をご紹介します。
市役所のパイロットオフィス
まず「埼玉市役所」は、パイロットオフィスを開設した市役所です。フリーアドレスや個室ブース、ペーパーレス化を試験するために、5階のフロアにパイロットオフィスが開設されました。
今回のパイロットオフィスは2か月間限定で開設され、職員のアンケートを実施して、成果と課題が評価されます。職場環境の改善やコミュニケーション活性化を図るパイロットオフィスの開設事例です。
参照元：埼玉新聞「さいたま市、オフィス家具メーカー『オカムラ』と協定 市役所にパイロットオフィス設置し実証実験 市長も見学『「市庁舎移転を待つのではなく、伸び伸びと仕事できる環境にしていきたい』」
町役場のパイロットオフィス
次に「上川町役場」は、パイロットオフィスを開設した町役場です。コミュニケーション活性化やモチベーションアップなどを目的に、窓口担当のフロアにミーティングスペースやオープンスペースなどが配置されています。
総務省主催の自治体フロントヤード改革モデルプロジェクトに応募したパイロットオフィスの開設事例です。パイロットオフィス以外にも、上川町では越境共創をコンセプトに、窓口業務の改革が行われています。
参照元：
OPENERS「北海道の3000人の町役場がいま最先端企業から注目される理由｜LOUNGE」
建材メーカーのパイロットオフィス
続いて「YKK AP」は、パイロットオフィスを開設した建材メーカーです。働き方改革を推進するために、本社ビル４-５階に、フリーアドレスやペーパーレス化を試験するパイロットオフィスが開設されました。
総務部・人事部・経営企画部による働き方改革委員会が運営するパイロットオフィスの開設事例です。働き方に関するアンケートを従業員に実施したうえで、パイロットオフィスの開設を進めました。
参照元：PR TIMES STORY「会話がはずむ『会える』オフィスにリニューアル！YKK APのパーパス実現のための働き方改革とは」
パイロットオフィスに対応したセットアップオフィス
それから「W place」は、パイロットオフィスに対応したセットアップオフィスです。オフィスフロアにOA機器や個室ブース、オープンスペースなどが配置されており、パイロットオフィスとして利用できます。
パイロットオフィス開設を支援するセットアップオフィスの事例です。共有スペースのラウンジや会議室もあるため、パイロットオフィスとしてだけではなく、スタートアップ企業のオフィスとしても利用できます。
参照元：PR TIMES「仙台五橋にて新たな働き方を提案する”セットアップオフィス内覧会”を11月13日(月)14日(火)で開催」
SOHOを支援するパイロットオフィス
そして「三鷹市SOHOパイロットオフィス」は、SOHOを支援するパイロットオフィスです。「SOHO CITYみたか構想」をコンセプトに、SOHOワーカーや起業家を支援するインキュベーション施設として開設されました。
オフィスフロアには、各入居者のユニットやフリースペース、トイレがレイアウトされています。ビジネス支援サービスも提供しているパイロットオフィスの開設事例です。
参照元：
PR TIMES「東京都認定インキュベーション施設『三鷹市SOHOパイロットオフィス』リニューアル・入居者募集」
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