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2021.08.28コラム

テレワークの推奨で見えてきたオフィスの新しい役割とは

テレワークの推奨で見えてきたオフィスの新しい役割とは

「テレワークが増えてきた中、オフィスの役割ってどう変わりましたか?」
「役割を果たせるオフィスにするには、どうしたら良いでしょう?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・新しい役割を持ったオフィスにあるべきモノ
・新しい役割を持ったオフィスにするための考え方

これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

テレワークの普及で、オフィスの価値観や役割が大きく変わりつつあります。
中には「もうオフィスって要らなくなるのでは」という声も少なくありません。

ですが、オフィスは必要です。
新しい役割を持つことで、オフィスとしての機能性は維持できるでしょう。

そこで今回は『これからのオフィスの役割と、あるべきモノ』について、分かりやすく解説していきます。

今後のオフィスの役割がどんなものかを理解し、自分たちの働き方を見直すキッカケを掴みましょう。

新しい役割を持ったオフィスにあるべきもの

新しい役割を持ったオフィスにあるべきもの

多様化した働き方が増えてきた中で、オフィスにも新しい役割が与えられつつあります。

その役割とは、以下が挙げられます↓

・交流のための空間
・企業理念を浸透させるための空間

それぞれについてお伝えしていきましょう。

新しいオフィスの役割とは①:交流のための空間

1つ目は、交流の場としての役割です。

テレワークの導入により、従業員同士のコミュニケーションが極端に減った企業も少なくありません。

オフィスが無くても、働くことは可能になりました。

ですが、コミュニケーションはできなくなってきました。

そのため、今後のオフィスの役割としては、従業員同士がコミュニケーションを取り、交流するための場所になる、と考えられているのです。

これからもテレワークの導入は進められるでしょう。

その中で重要なのは、コミュニケーションの機会をどうやって確保していくのか、という点です。

極論ですが、コミュニケーション無くしては、スムーズな業務は実現しづらくなります。

ミスコミュニケーションによって、作業効率が下がってしまうことも。

そのため、たとえテレワークを導入したとしても、従業員同士が交流できる場と時間が必要なのです。

「どんな問題を抱えているか」
「何に悩んでいるのか」
「〇〇についてどう思っているか」

など一見、業務と関係無いような情報でも、お互いに把握しながら業務を進めていくことが理想なのです。
その理由は、お互いの信頼関係を維持するためにあります。

業務を遂行していくには、チームワークは欠かせません。

そしてチームワークは、お互いが信頼し合える仲でなければ上手く発揮しづらくなるのです。

新しいオフィスの役割とは②:企業理念を浸透させられる空間

新しいオフィスの役割とは②:企業理念を浸透させられる空間

2つ目は、企業理念を浸透させられる空間、という役割です。

テレワークによって出社しなくなることで、企業理念が浸透しづらくなり、目指すべきゴールが見えづらくなる恐れがあります。

それを解消するために、オフィスは、企業のビジョンが伝わるような空間であるべきなのです。
企業全体が、どんな未来を目指しているのか、を従業員は理解していく必要があります。

その未来が羅針盤でもあり、パフォーマンスを最大に発揮するために必要だからです。
そのため、オフィスは、企業のビジョンやミッションを体現化したような空間になるよう目指すと良いでしょう。

新しい役割を果たすオフィスを実現するために

新しい役割を果たすオフィスを実現するために

テレワークが進められている中で、新しい役割を持つオフィスとして、機能を保たなければなりません。

そのために、以下を実行していきましょう↓

・レイアウトを見直そう
・ツールを見直そう

以上2点について詳しくみていきましょう。

新しい役割を果たすために①:レイアウトの見直し

レイアウトを見直しましょう。

オススメは、フリーアドレス化です。

テレワークを取り入れいてるということは、出社率が下がっているはずです。

であれば、使われていない余分なスペースが生まれていませんか。

テレワークを導入しているのにも関わらず、従来の固定席スタイルのままになっていないでしょうか。
日によって出社する従業員が変わるのであれば、固定席は必要ありません。

その代わり、フリーアドレス化にすることで、効率良くスペースを活用できます。
出社率の低下で「スペースが余っているな」と感じるのであれば、オフィス縮小化も検討してみましょう。

縮小、移転に伴うコストはかかりますが、月々のランニングコスト削減が期待できますよ。

新しい役割を果たすために②:ツールの見直し

新しい役割を果たすために②:ツールの見直し

ツールを見直してみましょう。

具体的には、以下のようなツールの導入をオススメします↓

・WEB会議ツール
・ビジネス用チャットツール
・勤怠、タスク管理ツール

オフィス通勤では、誰が、何時に出社し、どのくらい働いているのか、都度確認できました。

ですがテレワークではそうは行きません。

従業員がいつ働いているのか、分かりづらくなります。

テレワークによって働く場所、時間が柔軟になったということは、今までのやり方では、通用しなくなる、ということです。

そのため、業務で扱うツールを見直す必要があるのだと理解しましょう。

新しいオフィスの役割とは、多様性を受け入れること

新しいオフィスの役割とは、多様性を受け入れること

多様化した働き方が増えて来ているなか、オフィスだけ今までと同じでは機能面でも非効率です。

そのため、オフィスそのものも柔軟性を持たせるよう、企業側の努力も必要不可欠だと言えます。

ただ単にテレワークを導入するだけに留めず、新しい仕組みやツールを取り入れて、柔軟性あるオフィスを目指していきましょう。

それが結果的に、従業員の企業への満足度UPにつながり、帰属意識UPにもつながるのです。

まとめ:柔軟性あるオフィスを目指そう

まとめ:オフィスの新しい役割とは柔軟性を持つこと

「これからのオフィスの役割ってなんでしょうか」というお客様へ、新しい役割と、柔軟性を持たせることの重要性についてお伝えしてきました。

「テレワークの普及でオフィスは必要なくなる」という声も、確かに存在します。

ですが、オフィスは今後も重要な役割を持ち続けます。

理由は、オフィスに求められる機能や在り方が変化してきているからです。

従業員にとっても、企業にとってもより良いオフィスを作るためにも、柔軟性を持って取組むことが大切だと言えます。

色々とお伝えしてきましたが、アフターコロナに向けて、オフィスの内装を変えていくのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法でもあります。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスの内装を変えるのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。