2021.08.28 2023.05.18オフィスデザイン
テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイント！メリットや役割、事例
本記事で、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントを解説します。テレワーク導入のメリットや事例、オフィスの役割もご紹介します。店舗の開業や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。
目次
オフィスにテレワークを導入するメリットとデメリット
オフィスにテレワークを導入する前に、メリットとデメリットを確認しておきましょう。コストや作業効率のメリットを活かし、セキュリティやコミュニケーションのデメリットを対策することが必要です。
メリット①コストを削減できる
オフィスにテレワークを導入するメリットとして、まずコストを削減できる点が挙げられます。従業員がオフィスに出社する機会が減ることで、交通費や出張費を減らせます。またオフィスフロアを縮小できるため、オフィス物件の賃料や光熱水道費も削減可能です。
さらにテレワーク導入のためにペーパーレス化も開始すると、紙媒体書類の印刷や保管にかかるコストも不要になります。テレワーク導入に初期費用はかかりますが、長期的に固定費を削減可能です。
メリット②業務効率を上げる
次に業務効率を上げる点も、オフィスにテレワークを導入するメリットです。オフィスで作業していると、想定外の来客対応や打ち合わせが入ります。しかしテレワークを導入すると、オンラインで商談やスケジュール管理などができます。
また自宅やカフェなどでテレワークが認められると、気分や都合に合わせて働きやすくなります。通勤時間も短縮できるため、時間を減らしながら同じ仕事量をこなしやすいです。ワークライフバランスを保てると、従業員が仕事に対するモチベーションを維持できます。
デメリット①情報セキュリティが脆弱になる
メリットがある一方で、情報セキュリティが脆弱になる点は、オフィスにテレワークを導入するデメリットです。従業員がオフィスに出社せず、オフィス外からデータにアクセスするテレワークには、情報の漏洩や紛失のリスクが生まれるからです。
またテレワークを導入すると、オフィス環境よりも、コンピュータウィルス感染のリスクが増します。各従業員の通信環境を整備しづらく、コストもかかるからです。テレワーク導入後の情報セキュリティ対策について、後ほどご紹介します。
デメリット②コミュニケーションを図りづらい
なおコミュニケーションを図りづらい点も、オフィスにテレワークを導入するデメリットです。特に対面でのコミュニケーションが減少するため、従業員同士の信頼関係や業務効率が損なわれるリスクがあります。
またテレワークを導入すると、オンラインツールのスキルとコストも求められます。テレワークのコミュニケーション手段として、電子メールはもちろん、ビデオ通話やチャットメッセージなどが利用されます。後ほどテレワーク導入後のコミュニケーション対策をご紹介します。
テレワーク導入後に求められるオフィスの役割
オフィスにテレワークを導入するメリットを活かしながら、デメリットを対策できるように、テレワーク導入後に求められるオフィスの役割も確認しましょう。従業員がオフィス外でテレワークをすると、オフィスに従来とは異なる役割が求められるからです。
従業員を交流させる
テレワーク導入後には、まず従業員を交流させる役割がオフィスに求められます。オフィス外でテレワークしている従業員らにとって、オフィスは他の従業員らと対面でコミュニケーションできる場所になります。
もちろんテレワークにおいても、ビデオチャットや電子メールでコミュニケーションできます。しかしオフィスの業種や業態によっては、対面での会議や相談が必要です。会議室や制作室などとして、オフィスの役割が求められます。
そしてオフィス内で従業員が交流できると、新しいアイデアが生まれたり、職場の雰囲気が明るくなったりすることが期待されます。従業員の交流場所としてオフィスが機能すれば、テレワークを円滑に進めやすいです。
企業理念を表現する
次に企業理念を表現する役割も、テレワーク導入後にオフィスに求められます。テレワーク導入後に出社回数が減少すると、企業理念が従業員間に浸透しづらくなるからです。企業理念が従業員間に定着できないと、商品やサービスの品質を保てなくなります。
そこでオフィスからテレワークする従業員へ向けて、企業理念を共有するための情報発信が求められます。オフィスデザインや社内広報などによるインナーブランディングについて、後ほどご紹介します。
従業員らが企業理念に共感できれば、同じ方向性に沿って、取引先や顧客に対して商品・サービスの魅力をアピールしやすくなります。社会的に企業理念が評価されれば、オフィスの発展につながります。
多様な働き方を実現させる
また柔軟な働き方を実現させる役割も、テレワーク導入後にオフィスに求められます。従業員のワークライフバランスを保つためには、働く場所だけではなく、働く時間や方法にも多様性が求められます。
従来型のオフィスでは、一般的に執務や会議などに適した島型レイアウトが採用されてきました。しかしテレワーク導入後に出社率が下がり、リモートで執務や会議が進められるオフィスには、数多くの固定席が必要なくなります。
また消費者や取引先のニーズに応えるためにも、オフィスに柔軟な対応が求められます。従業員らが、オフィス外で働く必要があります。具体的なシステムとして、ABWやフリーアドレスがありますので、後ほどご紹介します。
テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイント
テレワーク導入後にオフィスが役割を果たせるように、デザインするポイントを確認しましょう。レイアウトやコミュニケーション活性化、ICTツール・サービス、ブランディング、セキュリティ対策、ABW・フリーアドレス、空間デザインのポイントをご紹介します。
個室や半個室をレイアウトする
テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントとして、まず個室や半個室をレイアウトする点が挙げられます。個室や半個室で集中作業に取り組めれば、業務効率の向上を期待できます。
個室や半個室をレイアウトする具体的な方法として、個室ブースや施工型パーテーションなどがあります。予算に応じて、防音性能や素材、値段を選びましょう。パーテーションの種類や造作壁との違いをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
コミュニケーションを活性化させる
次にコミュニケーションを活性化させる点も、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントです。例えばオフィスフロアから余分な仕切りをなくすことで、部署間の交流がしやすくなります。
またテレワーク導入後も週1回の出社をルール化したり、社内用SNSを活用したりすることで、コミュニケーションを活性化させましょう。他にもコミュニケーションを活性化させるオフィスデザインを紹介していますので、次の記事も併せてご覧ください。
ICTツールやサービスを活用する
またICTツールやサービスを活用する点も、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントです。例えばWeb会議システムや勤怠管理ツール、チャットサービス、クラウドデータサービスなどがあります。
ICTツールやサービスを活用することで、テレワークする従業員がオフィス内の従業員とコミュニケーションを図りやすくなります。またオフィス内から、遠方の取引先や消費者とやり取りも可能です。
ブランディングを展開する
そしてブランディングを展開する点も、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントです。社外（取引先や消費者）だけではなく、社内（従業員）へ向けて、ブランディングを展開しましょう。
企業理念や商品・サービスの魅力などを理解してもらうためには、オフィスのロゴやキャッチコピー、内装デザイン、イベント企画、SNSからの情報発信などを活用できます。他にもオフィスのブランディングを成功させるポイントをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
情報セキュリティ対策を施す
それから情報セキュリティ対策を施す点も、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントです。具体策として、ガイドライン策定や統合認証基盤、セキュリティソフト、通信環境の安定化などが挙げられます。
導入するICTツールやサービスを踏まえて、情報セキュリティの対策方法を検討しましょう。オフィスの通信環境構築について解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
ABWやフリーアドレスを導入する
加えてABWやフリーアドレスを導入する点も、テレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントです。ABWやフリーアドレスを導入することで、多様な働き方を実現させやすくなります。
フリーアドレスは、各従業員に専用デスクが割り当てられず、オフィス内で働く場所を自由に選べるスタイルです。フリーアドレスのメリット・デメリットをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
ABWは、業務内容やメンバー構成などに応じて、働く場所や時間を選ぶ働き方です。ABWのメリット・デメリットをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
立体的に空間を捉える
なおテレワーク導入後のオフィスをデザインするポイントとして、立体的に空間を捉えましょう。テレワーク導入前より狭いオフィスへ移転すると、収納スペースが不足したり、動線を確保しづらくなったりするからです。
例えば壁際にデスクが配置されると、上のスペースが余りますので、収納棚を設置できます。また可動型のホワイトボードやディスプレイを採用することで、不要なときには片付けられます。ただし安全性への配慮を忘れないでください。
テレワークが導入されたオフィスの事例
オフィスへのテレワーク導入を検討するために、参考となる事例を調査しましょう。建設業やコンサルティング業、製造業、通信業のオフィスを取り上げて、テレワーク導入に伴う特徴や成果などをご紹介します。
フリーアドレスが導入されたオフィス
引用元:株式会社タカミヤ「タカミヤ、名古屋支店リニューアル〜最先端オフィスで働き方改革・オフィスをコミュニケーションの場へ〜」
株式会社タカミヤは、足場をはじめとする仮設機材の開発・製造・販売・レンタルを営む企業です。名古屋支店のリニューアルに伴い、オフィスにフリーアドレスが導入されました。フロアから仕切りが取り払われたことで、従来型オフィスから一新されたデザインです。
フロアの8割にオープンスペースが採用されたため、従業員が業務内容や気分に合わせて、自由に仕事場所を選べるようになりました。また全国の支店と綿密にコミュニケーションを図れるように、複数台のモニターが設定されています。
コミュニケーションを活性化させるオフィス
引用元:PEACEMIND「テレワーク時代！コミュニケーションにおける課題と取り組みを解説」
ピースマインド株式会社は、EAPサービスをはじめとした組織コンサルティング事業を展開する企業です。コミュニケーションを活性化させるために、Web上で定期的に上司と部下による面談が行われています。
他にも、人事部がマネジメントの課題解決をサポートしており、上司が部下と適切なコミュニケーションが取れるように研修機会が提供されています。テレワークする従業員の孤立化を防止し、従業員間の信頼関係構築を狙う施策です。
社員の満足度を向上させるオフィス
引用元:Calbee「カルビー コロナを機にオフィス勤務者のモバイルワークを標準化」
株式会社カルビー様は、食品の製造と販売を行う企業です。社員の満足度を向上させるために、2017年よりモバイルワーク制度が拡大されてきました。通勤時間削減や感染症予防、業務効率化などのメリットが得られています。
モバイルワーク制度下では、オフィス出社が必要な場合のみに制限され、コアタイムの廃止されたフルフレックス勤務が認められています。またモバイルワーク手当が支払われるため、従業員が通信環境を整備しやすいです。
マーブルワークを導入したオフィス
参照元:株式会社MIXI ニュース「ミクシィ、リモートワークとオフィスワークを融合した新しい働き方『マーブルワークスタイル』を4月より正式に制度化」
株式会社MIXI様は、マッチングサービスやアプリ開発などを展開する企業です。テレワークにオフィスワークが融合されたマーブルワークが導入されています。フルリモートワークが可能な体制が整備されているため、各部門の室長が従業員の出社回数を選択できます。
またフレックスタイムのコアタイムが、午後の数時間だけに縮小され、遠方からでもオフィスへ出社しやすいです。コミュニケーション不足解消のために、オフラインやオンラインの懇談会へ費用が補助されています。
テレワーク導入後のオフィスにデザインしよう！
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