2021.04.09 2023.04.25オフィスデザイン
フリーアドレスとは？メリット・デメリットや失敗しないためのポイント
本記事で、フリーアドレスについて解説します。オフィスにフリーアドレスを導入するメリット・デメリットや失敗しないためのポイントをご紹介します。オフィスの開業や移転、リニューアルなどを検討している方は、ぜひご覧ください。
目次
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、各従業員に専用デスクが割り当てられず、オフィス内で働く場所を自由に選べるスタイルです。自社オフィスに取り入れる前に、フリーアドレスの目的や業種・業態の向き不向きを押さえましょう。
フリーアドレスの目的
まずフリーアドレスの目的は、オフィスにおけるフロアの有効活用やコミュニケーション活性化、生産性の向上などです。
フリーアドレスにより全従業員分の席を設置する必要がなくなれば、空いたスペースを有効活用できます。特に外回りの営業が多い部署においては、在席率は低いため、オフィスフロアの稼働率を上げやすいです。
またフリーアドレスで席を自由に選べると、部署の異なる従業員同士によるコミュニケーションを活性化しやすいです。接点や会話が増えることで、多様なアイデアが生まれやすくなります。
さらにフリーアドレスにより業務内容に応じて働きやすい場所を選べるため、気分転換や業務遂行がしやすくなり、生産性の向上を期待できます。
向いているオフィスの業種・業態
次にフリーアドレスに向いているオフィスの業種は、情報通信業やインターネット広告業などです。また外回りやリモートワークをしてオフィス内の在席率が低い業態に、フリーアドレスは向いています。
情報通信業には、Web制作や情報通信、ソフトウェア・ハードウェアの開発、情報処理サービスなどが含まれます。例えばシステムエンジニアの派遣会社なら、自社オフィスにフリーアドレスを導入しやすいです。
インターネット広告業を営むオフィスには、営業パーソン（オフィス外の挨拶回りや商談などに従事）やWebマーケター（テレワークで商談や問い合わせ対応などに従事）などが在籍します。業務をデジタル化できる部署には、フリーアドレスを導入可能です。
なおフリーアドレスを導入すると、業務内容やメンバー構成などに応じて働く場所が変わるため、必要最低限の持ち物でオフィス内を移動しなくてはなりません。そしてフリーアドレスの実現には、ペーパーレス化やデータのクラウド保存などが求められます。
不向きなオフィスの部署
そしてフリーアドレスに不向きなオフィスの部署には、経理や人事、法務などが挙げられます。機密情報や個人情報を扱う部署にフリーアドレスを導入すると、他部署やオフィス外へ情報が漏洩する恐れがあるからです。
また紙媒体の書類や社内からの問い合わせなどを扱うため、経理や人事、法務などの部署にフリーアドレスは不向きです。オフィス内に在席する時間が長く、席の移動が容易ではないからです。荷物の移動に手間がかかってしまうため、席を変えることが困難になります。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスの基本情報だけではなく、メリットもご紹介します。業務効率化や整理整頓、テレワーク、コミュニケーション活性化、従業員の主体性に関するメリットを活かして、オフィスにフリーアドレスを導入しましょう。
業務効率化を促進できる
まずフリーアドレスのメリットとして、業務効率化を促進できる点が挙げられます。業務内容やメンバー構成などに応じて場所を変えられるため、会議室や応接室の準備をする手間が省けるからです。また従業員が異動する場合には、荷物の移動が必要ありません。
加えてフリーアドレスを導入するためには、ペーパーレス化も推進されます。書類をデータ化することで情報共有がスムーズになると、業務を効率的に進めやすいです。
整理整頓しやすい
次に整理整頓しやすい点も、フリーアドレスのメリットです。各従業員に固有の席が割り当てられず、データがオンライン上に保存されるため、デスクに私物や書類が溜め込まれにくくなります。
したがって業務に使う必要最小限の物だけを持ち歩いて、従業員がオフィス内を移動可能です。座席が共有されるオフィス空間では、オフィス環境の整備に対する意識向上も期待できます。
テレワークと相性が良い
またテレワークと相性が良い点も、フリーアドレスのメリットです。オフィスに出社しない従業員がいる前提で、全従業員分の座席を設置せずにフリーアドレスを導入できます。
コロナ禍の影響や働き方改革の一環として、2020年頃からテレワークが推進されています。テレワークと相性の良いワークスタイルをオフィスに導入することで、柔軟な働き方が可能となり、生産性の向上を期待できます。
参考：総務省「情報通信白書令和３年版」『第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済』
コミュニケーション活性化を促す
そしてコミュニケーション活性化を促す点も、フリーアドレスのメリットです。フリーアドレス導入により、オフィス内で業務を遂行する場所を選べるため、異なる職種や部署の従業員とのコミュニケーションを図りやすくなります。
コミュニケーションが活性化して、さまざまな視点からの意見を交換できれば、新たなビジネスチャンスや新しい価値観が生まれる可能性があります。オフィスのコミュニケーションを活性化させる内装デザインについて解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
主体性を向上させる
さらにフリーアドレスのメリットとして、主体性を向上させる点も挙げられます。フリーアドレスでは固有の座席が割り当てられないため、業務内容やメンバー構成に応じて、従業員自身が適した場所を決めなくてはなりません。
主体的に業務に当たる経験を積み重ねることで、業務の効率化やコミュニケーション活性化などを意識できるようになります。業務に対する主体性を向上させることで、オフィスに対する愛着心やモチベーションの維持なども期待できます。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスのメリットを活かせるように、デメリットも把握しておきましょう。個人作業やマネジメント、私物の保管、座席の固定化、コストに関するデメリットをご紹介します。各デメリットの対策については、後ほど取り上げます。
個人作業に集中しづらい
フリーアドレスのデメリットとして、まず個人作業に集中しづらい点が挙げられます。フリーアドレスを導入するオフィスフロアでは、従業員の移動や会話が増えるため、騒音や視線を感じやすいです。
加えて異なる職種や部署の従業員が集まり、自身の作業と関係ない話し声が聞こえると、気が散りやすくなります。周りの様子が気になることで、従業員の生産性を下げる恐れがあります。
部署内のマネジメントが難しい
また部署内のマネジメントが難しい点も、フリーアドレスのデメリットです。オフィスフロア内を従業員が自由に移動できると、部署を超えたコミュニケーションが生まれる一方で、各部署の管理者が従業員の所在を把握しづらくなります。
部署内のマネジメントが難しくなると、コミュニケーションが希薄になったり、上司と部下の信頼関係に悪影響をもたらしたりする恐れがあります。ひいてはオフィス全体の組織力にも影響するため、注意が必要です。
私物を保管できるデスクが割り当てられない
加えて私物を保管できるデスクが割り当てられない点も、フリーアドレスのデメリットです。従業員が私物を持ち歩かなくてはならないと、移動に負担がかかります。
また固有のデスクがないと、個人で管理する郵便物や紙の書類を保管できません。従業員の負担を減らすためには、私物や郵便物の保管場所が必要です。
座席が固定化される恐れがある
さらに座席が固定化される恐れがある点も、フリーアドレスのデメリットです。フリーアドレス導入の目的やルールが共有されないと、長期的に同じメンバーで集まったり、同じ座席を選んだりしてしまいます。
業務内容やメンバー構成に応じて場所が選ばれなくては、生産性の向上やコミュニケーションの活性化を図りづらくなります。したがって従業員の理解と協力を得る必要があります。
導入コストがかかる
なおフリーアドレスのデメリットとして、導入コストがかかる点も挙げられます。例えばクラウドサービスや通信設備を整備したり、勤怠や座席の管理システムを導入したりするコストが必要です。
加えて適切なレイアウトを設計するためには、什器（複数人で使用できるデスクやソファなど）も揃えなければなりません。予算内に収まるように、システム・設備・什器などの費用を抑える必要があります。
フリーアドレス導入を失敗しないためのポイント
フリーアドレスのデメリットを対策できるように、失敗しないためのポイントをご紹介します。レイアウトやマネジメントシステム、収納スペース、周知徹底、コスト削減について取り上げます。
集中スペースをレイアウトする
フリーアドレス導入を失敗しないためのポイントとして、まず集中スペースをレイアウトする点が挙げられます。個人作業に集中できる環境を整備して、生産性の低下を防ぐためです。コミュニケーションゾーンと区別することで、業務内容やメンバー構成などに合わせて場所を変更できます。
例えばフリーアドレスを導入するエリアにパーテーションを施工すれば、個人作業用ゾーンを設けることができます。オフィスに施工型パーテーションをデザインするポイントを解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
マネージメントシステムを整備する
次にマネージメントシステムを整備する点も、フリーアドレス導入を失敗しないためのポイントです。例えば勤怠・座席管理システムやチャットシステムなどを取り入れると、手書きやメール、電話などに比べて応答や管理がしやすく、業務効率化も期待できます。
オフィスフロアで従業員同士がスムーズに意思疎通を図ることができるように、従業員が使いこなせるシステムを選びましょう。またフリーアドレスのメリットを活かすために、オフィスの事業内容や従業員のワークスタイルに適したシステムを導入しなくてはなりません。オフィスDXについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
収納スペースを割り当てる
また収納スペースを割り当てる点も、フリーアドレス導入を失敗しないポイントです。例えばストレージボックスやキャビネットなどを活用できます。
加えて仕事で使う私物を減らすことでも、保管場所の不足という課題を改善できます。例えば文房具類を会社側で一括管理することが可能です。オフィスエリア別の収納アイデアについて詳しく解説していますので、次の記事も併せてご覧ください。
目的とルールを周知する
さらにフリーアドレス導入の目的とルールを周知する点も、失敗しないためのポイントです。オフィス全体の理解と協力を得られることで、フリーアドレスのメリットを引き出せます。フリーアドレス導入の目的（フロアの有効活用やコミュニケーションの活性化、生産性の向上）を説明する機会を設けましょう。
また座席の固定化を防ぐために、フリーアドレスのルールもオフィス全体へ周知してください。従業員が主体的に作業場所を選び、業務内容ごとに席を変えたり、メンバー構成に応じてエリアを決めたりできるようにルールを明確にしてください。オフィス改革の流れをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
在席率に合わせる
なおフリーアドレス導入を失敗しないためのポイントとして、在席率に合わせる点も忘れてはなりません。在席率を合わせてフリーアドレスを導入する部署やフロア面積などを決めることで、余計なコストを抑えられます。
以下の計算式で、オフィスの在籍率を計算できます。ただし曜日や時間帯によって、在籍率が変化する点に注意しましょう。
- 在席率＝在席人数÷対象従業員×100
オフィスをレイアウトするポイントについて詳しく説明していますので、次の記事も併せてご覧ください。
フリーアドレスが導入されたオフィスの事例
オフィスにフリーアドレス導入を検討する際には、参考となる事例を調査しましょう。本記事ではIDEALの施工事例を取り上げて、フリーアドレスに失敗しないポイントが活かされている点をご紹介します。
コミュニケーション活性化を目指したフリーエリア
「株式会社パルディア」様は、キャンペーン企画を主軸に事業を展開している企業です。コミュニケーション活性化を目指して、オフィス内にフリーエリアが施工。会議エリアやカフェエリアもレイアウトされています。
フリーエリアには、作業に集中したい従業員向けに、本棚で仕切られた個人作業用ブースがレイアウト。部屋の広さを調節できるように、可動式の間仕切壁も設置されています。
イベントも開催できるオープンスペース
「Basis Point Schola 福岡天神西通り店」様は、九州のコワーキングスペースです。イベントも開催できるオープンスペースが施工されました。仕事内容に合わせて、利用者が座席（複数人で使用できるボックス席や個人ブースなど）を選択できます。
内装には、落ち着いた色合いの壁紙がデザイン。ただしオフィスの雰囲気を重たくしすぎないために、床や什器に明るい色が選ばれ、オフィスデザインのバランスが保たれています。
明るいトーンのフリーデスク
「VENUS株式会社」様は、雑誌編集やWebメディア運営プロモーションなどを提供する会社です。5階建てのビルが改装されて、オフィスエリアに明るいトーンのフリーデスクが設置されました。長時間座っても快適に過ごせるように、ヘッドレストがついたイスが採用されています。
また会議や集中作業に使用できるように、ガラスのパーテーションで区切られた半個室がレイアウト。情報管理やプライバシー保護のために、デスク間にブラインドが設置されています。
必要に応じてオフィスにフリーアドレスを導入しよう！
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