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2021.04.09コラム

働き方改革で注目されている”フリーアドレス”とは?

働き方改革で注目されている”フリーアドレス”とは?

「フリーアドレスって実際どうなの?注目されるほどの効果って本当にあるの?」というお客様への記事です。

当記事では、フリーアドレスを導入することで得られる効果を、フリーアドレスのメリット、デメリットを通してお伝えしていきます。

「フリーアドレスにしたおかげで従業員のパフォーマンスが上がった」と、実感する企業も増えてきています。

そのような声が少なくないことから、フリーアドレスの導入を検討する方もいることでしょう。
ですが「ただ流行っているから」と、安易にフリーアドレスを導入することはオススメしません。

現状を把握し「業務に見合っているのか」「フリーアドレスにしても問題ないか」と、事前に判断しなければなりません。

適切に判断できるよう、メリット、デメリットを理解していきましょう。

そもそもフリーアドレスとは?

そもそもフリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、従業員が作業する席を固定化しないスタイルを指します。

具体例として以下のようなレイアウトを表します。
・長テーブルや丸テーブルとイスを複数設置
・壁に沿ってテーブルを設置
・個人用スペースの設置
・会議用スペースの設置
など。

従業員は固定席がないので、働くための席を自由に選択できます。

その日の気分で窓際で作業してみる。
あるいは、チームメイトとコミュニケーションが取れやすいような席を選んでみる。

そういった柔軟性が高いレイアウトでもあります。

営業などで外出している従業員や、テレワークで出社していない従業員がいたとしても、空いた席を効率よく使用できます。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入することで得られるメリットは以下のとおりです。

・業務の効率化が進む
・整理整頓が維持される
・テレワークとの相性が良い
・従業員のコミュニケーションが活性化される

それぞれ詳しくお伝えしますね。

メリット①業務の効率化が進む

1つ目は、業務の効率化がこれまで以上に進む、という点です。

フリーアドレスにすることで、
・書類
・データ
・報告書
などを、クラウド上に保管する習慣が身にきます。

クラウド上に保存することで、
・ペーパーレス化が進む
・進捗、状況が可視化できる
・情報共有がスムーズになる
といった効果が挙げられます。

固定席を設けないということは、報告書や書類を持ち歩くことになります。
都度、紙媒体を持ち運ぶことで、重要書類を紛失してしまう、なんてことも考えられます。

クラウド上に保管できれば、ノートパソコン1台の持ち運びで済むようになります。
同時に、誰もが自由に使えるからこそ、デスク上に資料や書類が山積みになることはなくなるでしょう。

何より、チームメイトや上司部下との情報共有がスムーズになる点は、業務効率化における大きなベネフィットです。

メリット②整理整頓でオフィスがきれいに

メリット②整理整頓でオフィスがきれいに

2つ目は、整理整頓が維持され、オフィスが常にきれいな状態を保てる、という点です。

1つ目にお伝えしたように、フリーアドレスはペーパーレス化を進めるきっかけになり得ます。

紙媒体がなくなれば、その分保管スペースが不要になります。

空いたスペースに、多目的スペースやリフレッシュスペースを設置するなど、他の用途に活かせるようになりますね。

メリット③テレワークとの相性が良い

3つ目は、テレワークとの相性が良い、という点です。

フリーアドレスは、出社率に合わせて座席数を用意すれば良いのです。

例えば、
・テレワーク率が従業員数の半分以上
・出社率が40%
といった場合、それに合わせて座席数を用意できればOK。

従業員の数ではなく、出社する人数に合わせて席を用意できれば良いので、省スペース化が実現できます。
生まれたデッドスペースを、リフレッシュスペースやシェアスペースなどに活かすこともできますね。

また、極論ですが、従業員の数に合わせて広々としたオフィスが不要になる点、縮小化が可能だとも言えます。

メリット④従業員のコミュニケーションの活性化

メリット④従業員のコミュニケーションの活性化

4つ目は、従業員同士のコミュニケーションが活性化される、という点です。

自由に席を選べることから、部署が違うプロジェクトメンバーだったとしても、共に集まって作業できます。

また、他のチームや他部署の人との交流が増える、といった点も挙げられます。

壁もパーテーションもないオープンな空間が、別け隔てない会話を後押ししてくれるでしょう。

フリーアドレスでのデメリット

フリーアドレスでのデメリット

フリーアドレスのデメリットは次のとおりです。

・1人で作業しづらい
・部署内のコミュニケーション、マネジメントが難しくなる

デメリットをお伝えする理由は、フリーアドレスを導入したあとの問題点を予め把握していただきたいからです。

デメリットの詳しい内容と対策方法を合わせてお伝えしていきますね。

1人での作業がしづらい

1つ目のデメリットは、1人で作業しづらい、という点です。

フリーアドレスにすると、電話や会話が周囲に筒抜けになることから「思ったよりも集中できない」などの弊害が指摘されています。

コミュニケーションが活性化されるということは、その分「単独作業の機会が減ってしまう」ということも理解しておきましょう。

◇対策方法
→個人用のワークスペースを用意しましょう。

>>個人用ワークスペース例

周囲と遮断された空間であれば、1人で黙々と作業できるようになります。

フリーアドレスの導入時には、個人用の作業スペースを確保しましょう。

個人用スペースの導入は、従業員の働きやすい環境作りの一環として、前向きに検討するべきです。

部署内のコミュニケーション、マネジメントが難しい

部署内のコミュニケーション、マネジメントが難しい

2つ目のデメリットは、部署内のコミュニケーション、マネジメントが難しくなる、という点です。

自由席になる分、勤怠の様子や進捗状況を逐一把握することが難しくなります。

具体的には
「誰がどこにいるのか把握できない」
「勤怠管理が思ったよりもできていない」
「部下とのコミュニケーションが減ってしまった」
などの声が挙げられることも。

◇対策方法
以下の方法を取り入れましょう。
・チャットツールを使う
・スケジュールツールを使って共有度を高める

ツールを使うことになりますが、業務上での円滑なコミュニケーションは何も対面だけに限りません。

共有できるツールをうまく活用することで、対面で行うよりもスムーズなマネジメントが実現できるようになります。

まとめ:フリーアドレスを導入して働き方の選択肢を増やそう

まとめ:フリーアドレスを導入して働き方の選択肢を増やそう

フリーアドレスを導入することで得られるメリット、デメリットをお伝えしてきました。

まとめとしてはフリーアドレスを取り入れることで、

・業務の効率化が進む
・整理整頓が維持される
・テレワークとの相性が良い
・従業員のコミュニケーションが活性化される

以上のメリットが挙げられます。

一方で、

・1人で作業しづらくなる
・部署内のコミュニケーション、マネジメントが難しくなる

といったデメリットも挙げられます。
フリーアドレスを導入するそもそもの目的は『従業員の働きやすさを実現する』という点です。

導入してすぐは皆慣れません。
ですが同時に「この働き方でいいのか」と、従業員自身にじっくり考えてもらえるようになります。

企業としてあえてその機会を与えるのだ、と心得ておきましょう。
従業員が自ら決めた働き方であれば、職場に対して満足度が上がり、パフォーマンスにいい影響を与えます。

社員一人ひとりの作業効率を上げるためにも、オフィスの環境作りが今まで以上に必要になると理解しましょう。

そのような中でも、集中ワークブースは、コロナウィルスの感染防止対策の一環として誕生したものの、コロナが収束した後も需要が高まっていくと考えらます。

理由は、今成り立っているこの”新しい働き方”を、以前のような”元の働き方”に戻すとは考えにくいからです。

「集中ワークブースについてもっと知りたい」
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という方は、下記より詳しい内容をご覧頂けます。
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