2023.07.19 2023.07.17オフィス新設・開設
オフィスのセキュリティ対策！流れやツール・システム・費用を紹介
本記事で、オフィスのセキュリティ対策を解説します。オフィスセキュリティ対策の流れやツール・システム・費用もご紹介します。オフィスの開業や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。
オフィスのセキュリティ対策とは？
オフィスのセキュリティ対策とは、オフィス内の従業員や資産（情報や設備、お金など）の安全を守る方法や手段です。対策を講じる前に、オフィスセキュリティの必要な理由や種類、罰則を確認しましょう。
必要な理由
まずオフィスセキュリティ対策の必要な理由は、オフィス内の従業員や資産（情報や設備、お金など）の安全を守るためです。オフィスセキュリティ対策を講じることで、不審者の侵入を防止し、従業員に危害が及ぶリスクを下げられます。
またオフィス内には資産（情報や設備、お金など）が保管されているため、セキュリティ対策が必要です。資産の盗難や破損などに遭うと、金銭的な損害だけではなく、企業としての社会的な信頼を失う恐れがあります。
特に情報社会においては、オフィス内やクラウドに、膨大なデータ（顧客の個人情報や企業の財務情報など）が保存されています。オフィス物件内のセキュリティ対策はもちろん、インターネットセキュリティ対策も必要です。
種類
次にオフィスセキュリティ対策の種類は、物理的な対策とインターネット上の対策に分けられます。
物理的なセキュリティ対策の目的は、オフィス物件内への侵入や資産の盗難などの防止です。業者や取引先を装って平然と侵入し、機密情報を抜き取る犯罪があります。後ほど防犯カメラや入退室管理システムなどの方法をご紹介します。
インターネットセキュリティ対策の目的は、システムへの不正アクセスや情報漏洩の防止です。特にリモートワークの導入されたオフィスにおいては、堅いインターネットセキュリティが求められます。後ほどパスワード管理ツールやリモートアクセスツールなどの方法をご紹介します。
罰則
そしてオフィスのセキュリティ対策を怠ると、罰則を受ける恐れがあります。例えば個人情報取扱事業者が、個人情報の保護や漏洩防止、漏洩時の報告などの義務を怠ると、罰金刑が科されます。
参照元：個人情報保護委員会「個人情報取扱事業者等が個人情報保護法に違反した場合、どのような措置が採られるのですか。」
個人情報取扱事業者とは、「個人情報データベースなどを事業の用に供している者」です。個人情報とは、「生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、顔写真などにより特定の個人を識別できる情報」を指します。
参照元：
e-GOV法令検索「個人情報の保護に関する法律」（第16条2項）
政府広報オンライン「『個人情報保護法』をわかりやすく解説 個人情報の取扱いルールとは？」|
なおオフィスから情報が漏洩されてしまうと、刑事上の罰則だけではなく、民事上の責任も負います。つまり被害者から損害賠償を請求される恐れがあります。
オフィスセキュリティ対策の流れ
オフィス内において従業員と資産の安全を守るために、セキュリティ対策の流れを確認しましょう。7工程（資産の確認から課題の特定、解決方法、ルール化、ゾーニング、認証取得、依頼）に分けて、オフィスセキュリティ対策の流れをご紹介します。
保有する資産を確認する
まずオフィスセキュリティ対策の流れは、保有する資産を確認する工程から開始されます。例えば一般的なオフィスには、以下の情報資産が保有されています。
- パソコンやスマートフォン、タブレット
- HDDやUSBスティック、サーバー、クラウド
- 金庫や書棚などに保存される紙媒体の書類
上記の情報資産には、社員や顧客、経営計画、会計、財務、技術などの情報が記録されています。セキュリティ対策が求められる情報資産をリストアップしましょう。
資産管理の課題を特定する
次に資産管理の課題を特定しましょう。リストアップした資産ごとに、現状の課題を洗い出します。課題に優先順位を付けて、優先度の高い課題から解決策を講じましょう。
例えば一般の従業員が顧客の個人情報やオフィスの会計情報などを閲覧できる状態だと、メールなどで外部に漏洩させてしまう恐れがあります。また鍵付きの金庫や書庫に金銭や書類が保存されていても、誰でもアクセスできる場所に鍵が保管されていると、盗難のリスクが高まります。
課題解決の方法（ツールやシステム）を選ぶ
そして資産管理の課題を特定できたら、課題解決の方法（ツールやシステム）を選びます。オフィスの物件内はもちろん、インターネット上のセキュリティを高めるために、セキュリティのツールやシステムが必要です。
例えば防犯カメラや入退室管理システムを導入することで、不審者の侵入と情報の漏洩を防ぎやすくなります。他にも課題ごとに適したツールやシステムがありますので、後ほどご紹介します。
ツールやシステムの運用ルールを決める
またオフィスセキュリティ対策を開始する前に、ツールやシステムの運用ルールを決めなくてはなりません。ツールやシステムが適切に運用されることで、セキュリティ対策の効果を高められるからです。
そこでオフィスセキュリティ対策のツールやシステムの導入前に、運用ルールを作成して、社内研修を開催します。またツールやシステムの誤操作や誤作動などの実態を踏まえて、ルールを改変することも必要です。
オフィスフロアをゾーニングする
さらにツールやシステムだけではなく、オフィスフロアをゾーニングすることもセキュリティ対策につながります。情報の機密性に応じてゾーンに分けることで、オフィス全体のセキュリティ性が高くなるからです。
例えばオフィスフロアを3ゾーン（来訪者が利用できるゾーン・一般従業員が利用できるゾーン・管理職が利用できるゾーン）に分けて、各ゾーンに持ち込める情報を分類します。各フロアのテイストや配色を変えると、利用者にとって視覚的に分かりやすいです。
なおオフィスをレイアウトするポイントをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
セキュリティマーク認証取得を検討する
それからセキュリティマーク認証取得を検討することも、オフィスセキュリティ対策です。認証を取得することで、一定の基準をクリアしたセキュリティ対策を講じられます。また認証取得の実績を提示することで、顧客や取引先から信頼を得やすいです。
例えば一般社団法人ニューオフィス推進協会は、オフィスセキュリティマーク認証制度を付与しています。オフィスの経営資産を重要度に応じて3種類に区分し、組織的な管理体制や研修制度などによるセキュリティ対策が可能です。
参照元：一般社団法人ニューオフィス推進協会「オフィスセキュリティマーク認証制度とは」
専門業者への依頼を検討する
なおオフィスセキュリティ対策を講じる際には、専門業者への依頼も検討しましょう。セキュリティ対策ツール・システムの選定やセキュリティマーク認証の申請などに対応しやすくなるからです。
例えば情報セキュリティのコンサルティングサービスを利用すると、法令準拠や企業統治、コスト削減などに関するアドバイスや提案を受けられます。社員研修を提供するサービスもあります。
参照元：サイバートラスト「情報セキュリティコンサルティングサービス」
オフィスセキュリティ対策に役立つツールやシステム
オフィスセキュリティ対策の課題解決のために、ツールやシステムの導入が重要です。そこでオフィスセキュリティ対策に役立つツール・システムをご紹介します。物理的な対策とインターネット上の対策を講じましょう。
防犯カメラ
防犯カメラは、オフィス内への不審者侵入やオフィス内からの物品盗難などの対策に役立つツールです。来訪者だけではなく、従業員の不審な行動も監視できます。人の通る場所だけではなく、人の通らない場所にも設置すると、物理的なセキュリティ性を高めやすいです。
入退館（室）管理システム
入退館（室）管理システムは、オフィスビル内やオフィス物件内の各部屋において、従業員や来訪者の入退館（室）管理に役立つシステムです。指紋認証やICカード、スマホアプリなどを利用して、入退館（室）権限を管理できるため、物理的なセキュリティ対策になります。
金庫
金庫は、オフィス内の紙媒体の書類や情報記録媒体（HDDやUSBスティックなど）の保管に役立つツールです。解錠と施錠の記録を残せる金庫や静脈認証機能の付いた金庫なら、物理的なセキュリティ性を高められます。
シュレッダー
シュレッダーは、機密書類の処分に役立つツールです。マイクロクロスカット式やスパイラルカット式を選ぶと、細かく裁断できます。書類を裁断するコストがかかりますが、物理的なセキュリティ対策が可能です。
パーテーション
パーテーションは、外部からの視線や騒音の遮断に役立つツールです。オフィスフロアを区切って個室をレイアウトしたり、デスク周りを囲ったりすることで、物理的なセキュリティ性を高められますので、次の記事も併せてご覧ください。
サウンドマスキング
サウンドマスキングは、空間内の音漏れ防止に役立つシステムです。会議室や商談室の天井や壁にスピーカーを設置すると、会話が漏れにくくなります。スピーカーの設置台数によって導入費用がかかりますが、物理的なセキュリティ対策を講じられます。
統合認証管理システム
統合認証管理システムは、複数のシステムやツールに対して、IDやパスワードの一元的な管理に役立つシステムです。オフィス内のシステムやクラウドサービスの認証を管理できるため、インターネット上のセキュリティ対策を講じられます。
パスワード管理ツール
パスワード管理ツールは、オフィス内に導入されているツールやシステムのパスワード管理に役立つツールです。セキュリティソフトに搭載されているツールやクラウドサービスに使用できるツールもあるため、インターネット上のセキュリティ性を高められます。
リモートアクセスツール
リモートアクセスツールは、オフィス外からオフィス内のシステムやツールを利用するために役立つツールです。例えばVPN（Virtual Private Network）によってインターネット上のセキュリティ対策を講じられますので、次の記事も併せてご覧ください。
インターネットセキュリティツール
インターネットセキュリティツールは、不正アクセスやウイルス感染等の防止に役立つツールです。動作の速度や利用期間、インストールできる台数などによって月額料金が異なりますが、インターネット上のセキュリティ対策が可能です。
オフィスセキュリティ対策の費用
オフィスセキュリティ対策に役立つツールやシステムを導入するためには、予算が必要です。そこで課題解決に必要な予算を計算できるように、オフィスセキュリティ対策費用の相場と内訳、節約法をご紹介します。
相場
まずオフィスセキュリティ対策費用の相場は、坪単価5万～10万円程度（各種ルーツ・システムを網羅する場合）です。ただしオフィスの規模やツール・システムの種類などによって、費用は変動します。
また導入費用だけではなく、ツール・システムの月額利用料も必要です。そして専門的なツール・システムの導入前には、社員研修の外部委託費用などもかかります。
内訳
次にオフィスセキュリティ対策費用の内訳について、下表にまとめました。参考情報として、従業員10名で30坪のオフィス物件の費用を試算してあります。
| 費用の内訳 | 費用の相場 | 費用の試算 （従業員10名で30坪のオフィス物件） |
| 防犯カメラ | １台10万～20万円程度 | 10万円程度 |
| 入退室管理システム | 導入費用2万～150万円 （月額利用料を除く） | 20万円程度 |
| 統合認証管理システム | 導入費用5万～1,000万円程度 （月額利用料を除く） | 20万円程度 |
| パスワード管理ツール | １ユーザー年5,000円程度 | 10万円程度 |
| リモートアクセスツール | VPN設置2万～5万円程度 （月額利用料を除く） | 5万円程度 |
| インターネットセキュリティツール | パソコン１台年3,000～1万円程度 | 5万円程度 |
| 金庫 | １台10万～100万円程度 | 10万円程度 |
| シュレッダー | １台1万～5万円程度 | 5万円程度 |
| パーテーション | 10万～30万円程度 （施工型パーテーション5枚とドア1枚の個室） | 10万円程度 （会議室のみ） |
| サウンドマスキング | 坪単価2万～4万程度 | 20万円程度 （会議室のみ） |
| 合計 | 坪単価5万～10万円程度 | 115万円程度 |
上表の試算には、各種ツール・システムが網羅的に計上されています。ただしオフィスセキュリティ対策の課題に応じて、必要なツール・システムを選定することが必要です。
節約法
そしてオフィスセキュリティ対策費用の節約法として、相見積もりを取りましょう。複数の業者から見積もりを取ることで、ツール・システムの種類や導入費用などを比較できるからです。
また国や自治体の補助金や助成金を活用しましょう。オフィスセキュリティ対策に活用できる補助金や助成金の一例をご紹介します。
- ものづくり補助金
- IT導入補助金
- サイバーセキュリティ対策促進助成金
参照元：
公益財団法人 東京都中小企業振興公社「サイバーセキュリティ対策促進助成金」
ただし補助金や助成金を受給するためには、申請条件を満たして、審査を通過する必要があります。上限額が定められている補助金や助成金もありますので、次の記事も併せてご覧ください。
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