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2021.07.30コラム

フリースペースを有効活用するためにレイアウトを変更しよう

フリースペースを有効活用するためにレイアウトを変更しよう

「フリースペースを活用するためのレイアウトって、どんなものがありますか?」
「オフィスのフリースペースをうまく活用したいです。どうしたら良いでしょうか?」
というお客様への記事です。

この記事で伝えていること↓
・フリースペースが有効活用できるレイアウト
・フリースペースを有効活用したときのメリット
これまで数多くのオフィス作りに携わった、TRUSTオフィス(の中の人)が、どこよりも分かりやすくお伝えしていきますね。

先に冒頭の質問にお答えしましょう。 フリースペースを有効活用させるためのレイアウトは、ずばり、フリーアドレス制です。
固定席を設けている従来のレイアウトですと、余分なスペースが小さすぎてしまいます。 フリースペースとして有効活用するには難しいでしょう。
そのため、フリーアドレスが向いていると言えます。

また、フリースペースを有効活用することで得られるメリットについても、この記事で理解しておくと良いですよ。
オフィス環境を整える上でいかに必要か、が理解できるようになるからです。
ここから先は、どうしたらフリースペースを有効活用できるかについて解説していきますね。

フリースペースを有効活用する目的を改めよう

フリースペースを有効活用する目的を改めよう

はじめに「フリースペースをどう有効活用したいのか」「どうして有効活用したいのか」を明確にしましょう。

「仕事をする上で快適な環境にしたい」という気持ちがあってのことだとは理解できます。

ですが「なぜ、フリースペースなのか」を考えなければなりません。

でなければ、フリースペースの必要性が、いまいち分からなくなってしまうからです。

せっかく用意したフリースペースなのに、特に使われることなく「このスペースいらないよね」と、なってしまうかもしれません。

文字通り”有効活用”させるためにも、”なぜフリースペースが必要なのか、フリースペースで何をしたいのか”、を明確にしておきましょう。

レイアウトを考えるのは、その後からでも遅くありませんよ。

フリースペースを有効活用しよう:レイアウトを決めるポイント

フリースペースを有効活用しよう:レイアウトを決めるポイント

フリースペースを活用するためには、オフィスのレイアウトを考え直す必要があります。

レイアウトを考えるポイントは以下のとおりです↓

・通路を確保する
・スムーズに作業できるか、を意識する
・使用率の高いものほど、アクセスしやすい場所に置く

それぞれ分かりやすくお伝えしますね。

オフィスレイアウトのポイント①:通路を確保

まずは従業員の通路をしっかり確保しましょう。

従業員が通る導線上に、行き来を防ぐようなアイテムや什器があってはいけません。

オフィスの中をできる限り無駄なく、最短で移動できるか。

最短で移動できるか、は、業務効率をUPさせるために最低限必要なことですからね。

オフィスレイアウトのポイント②:スムーズに作業できるか

オフィスレイアウトのポイント②:スムーズに作業できるか

業務、作業に支障が無いレイアウトを意識しましょう。

たとえば、1つの業務を完了させるのに、あちこち動き回るようなことがあっては非効率です。

たとえば
・デスクから遠くの場所に印刷機がある
・チームメイト同士のデスクが遠い
などが挙げられます。

作業の流れに合うように、レイアウトは考えるべきです。

業務上、関連性の高い機器やアイテムは、なるべく近い位置に設置しましょう。

オフィスレイアウトのポイント③:使用率の高いものほどアクセスしやすい場所に

使用率の高いものは、アクセスしやすい場所に設置しましょう。

スムーズに業務を進められるようにするためです。

たとえば
・コピー機
・資料の棚

また、使用頻度が高いということは、それだけ人がそこに集まる可能性があります。

そのため、できるだけ広く空いたスペースに設置すると良いでしょう。

人が集まりすぎて、その空間だけ窮屈、なんて状態は避けるべきです。

フリースペースを有効活用できるレイアウトはフリーアドレス

フリースペースを有効活用できるレイアウトはフリーアドレス

冒頭にもお伝えしましたが、フリーアドレスにすることで、フリースペースを有効活用しやすくなります。

フリースペースは固定席を設けません。

そのためテレワークなどで出社率が下がった企業にとっては、省スペース化が実現しやすいレイアウトとも言えます。

デスクやイスは最低限用意できれば良いので、余分なスペースが生まれやすくなりますよ。

フリースペースを有効活用すると得られる効果

フリースペースを有効活用すると得られる効果

フリースペースを有効活用すると、以下の効果が期待できるでしょう↓

・多目的に使える
・社内外問わず交流が増える

以上2点について、もう少し詳しくお伝えしていきますね。

フリースペースの効果①:多目的に使える

フリースペースを使う目的を1つに絞る必要はありません。

たとえば
・イベント
・コーヒータイム
・軽いオープンミーティング
・ちょっとしたブレイクタイム
・気分転換にフリースペースで作業する
などの使い方が可能です。

リフレッシュすることで集中力が維持できるはもちろん、デスクではない場所で作業するのも効果的です。

場所を変えて作業することは、集中力を保つのに有効なんですよ。

フリースペースの効果②:社内外問わず交流が増える

フリースペースの効果②:社内外問わず交流が増える

フリースペースを有効活用することで、従業員同士や社外の人との交流が増えるでしょう。

イベントを設ければ、社外の人との交流の場になります。

また、従業員がリフレッシュするのに利用すれば、インフォーマルな会話も生まれるでしょう。

フリースペースの真の目的は、ある意味『自然なコミュニケーションの活性化』にあるのかもしれませんね。

周囲の人と良い交流ができれば、良い刺激をもらえます。

フリースペースでの交流で、面白いアイデアを思いつくだけでなく、新しいビジネスをつかめるキッカケさえも生まれるかもしれませんね。

まとめ:フリースペースで快適な職場環境を実現しよう

まとめ:フリースペースで快適な職場環境を実現しよう

「フリースペースって、どうやって作れば良い?そんなに必要でしょうか」というお客様へ、レイアウトの考え方と、取り入れるべき理由についてお伝えしてきました。

オフィスの余分なスペースは、できる限り小さい方が望ましいと考える人もいるかもしれません。

ですが、構造やデザイン上、どうしても余分なスペースが生まれることもあります。

そのとき「どうやってそのスペースを有効利用するか」と、状況を良くする方向に考えていくことが大切です。

色々とお伝えしてきましたが、フリースペースを作ろうと、オフィスの内装を変えていくのは、不安がつきものです。
その不安を解消するには、その道のプロに聞くのが一番早い方法ですよ。

その道のプロとは、オフィスの内装作りや移転に強い施工会社を指します。
中でもTRUSTオフィスであれば、お客様の「こんなオフィスにしたい」を叶えられます。

お客様の考えや希望を一つ一つ汲み取っていけるからです。
これからオフィスの内装を変えるのに、はじめからきちんと計画を立てるのは、簡単ではありません。

ですが「こんな風にしたい」というお考えがあるのは理解できます。
TRUSTオフィスでは、その「こんな風にしたい」を、再現できるのです。

ぜひ一度、相談されてはいかがでしょう。