本記事で、オフィスメンテナンスの重点箇所と方法を解説します。オフィスにメンテナンスが必要な理由・業者を選ぶ際の注意点・費用もご紹介します。オフィスの開業や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。

オフィスにメンテナンスが必要な理由

まずは具体的な作業を始める前に、オフィスにメンテナンスが必要な理由を確認しましょう。4点（外観と内装の修繕、設備・機器・什器の保守点検、生産性の向上、健康と安全の確保）に整理してご紹介します。

外観と内装の修繕

まず外観と内装の修繕が、オフィスにメンテナンスが必要な理由として挙げられます。オフィス開設から時間が経過するにつれて、外観と内装に劣化や破損が生じるからです。定期的にメンテナンスすることで、外観と内装の劣化を抑えたり、破損を未然に防いだりできます。

外観や内装に劣化や損傷があると、オフィスの見た目を損ないます。そしてメンテナンスを疎かにして、劣化や破損が広がるほど、コストが必要です。建物（躯体）の構造ごとに耐用年数が定められています。

参照元：

国税庁「No.2100 減価償却のあらまし」

e-Gov法令検索「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」

設備・機器・什器の保守点検

次に設備・機器・什器の保守点検も、オフィスにメンテナンスが必要な理由です。設備・機器・什器に問題が起きると、オフィスの通常営業に支障をきたします。定期的なメンテナンスを心がけましょう。

例えば空調設備や照明機器などに対して、定期的なメンテナンスを計画することで、故障や破損を未然に防止できます。人件費削減やエラー減少のためには、ICTやAIなどを活用したシステムが有効です。

参照元：テルウェル西日本「スマートビルメンテナンス」

健康と安全の確保

また健康と安全の確保も、オフィスにメンテナンスが必要な理由として挙げられます。オフィスの外観と内装、設備・機器・什器に破損や劣化、故障などが起きると、健康被害や事故発生の恐れがあるからです。

そこで従業員や来訪者の健康と安全を確保するために、オフィスに必要なメンテナンスを整理しましょう。日常的な清掃だけではなく、害虫調査や給排水管理、消防点検などが法的に義務付けられています。

参照元：

e-Gov法令検索「消防法 」（第17条3）

厚生労働省「建築物環境衛生管理基準について」

生産性の向上

そしてオフィスにメンテナンスが必要な理由として、生産性の向上も挙げられます。外観と内装、設備・機器・什器に破損や劣化、故障が起きることで、オフィスの通常営業に遅れや間違いなどを引き起こすからです。

またオフィスメンテナンスの不備は、従業員のモチベーションやコミュニケーションにも悪影響をもたらします。そこでオフィスで使用されるエアコンやパソコン、コピー機、デスク、ロッカーなどを定期的にメンテナンスしましょう。

オフィスメンテナンスの重点箇所と方法

オフィスにメンテナンスが必要な理由を確認したうえで、重点箇所と方法も確認しましょう。7点（外観と内装、電気・ガス・水道設備、照明器具、空調・換気設備、什器、業種・業態に特有の設備・機器・什器）に整理してご紹介します。

外観

まず外観が、オフィスメンテナンスの重点箇所として挙げられます。オフィスの外観は、ブランディングや防犯、災害時の避難などにとって重要です。外観デザインの要素や効果などについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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そして、オフィスの外観のメンテナンス方法には、日常的な清掃・交換（エントランス・窓・外灯など）や定期的な補修・工事（外壁・屋根・看板など）などがあります。日常的なメンテナンス内容と定期的なメンテナンス内容を整理しておきましょう。

内装

次に内装も、オフィスメンテナンスの重点箇所です。内装には、天井や壁、床、窓、パーテーションなどが含まれます。オフィス内装工事費用の内訳などをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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そしてオフィスの内装のメンテナンス方法には、壁紙の張替えや塗装、洗浄機による床面の清掃、窓ガラスのクリーニングなどがあります。特別な知識・技能の必要なメンテナンスについては、専門業者への依頼を検討しましょう。

電気・ガス・水道設備

また電気・ガス・水道設備も、オフィスメンテナンスの重点箇所です。電気・ガス・水道設備の点検や修理などにおいては、法的に資格が求められます。各事業者の公式サイトなどを検索して、保守点検の頻度や方法を確認しましょう

参照元：

 e-Gov法令検索「電気事業法」第43条

日本ガス機器検査協会「ガス消費機器設置工事監督者 」

東邦ガス「ガス設備の安全点検」

東京都水道局「水道設備の維持管理」

厚生労働省「建築物環境衛生管理基準について」

なお破損や故障が発生した際には、直ちに使用を中止して、契約している事業者に連絡しなくてはなりません。電気工事の注意点などをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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照明器具

それから照明器具も、オフィスメンテナンスの重点箇所です。電球の交換やスイッチの清掃などが含まれます。照明の不備を放置しておくと、オフィス内の明るさや作業効率の低下を招きますので、定期的なメンテナンスが必要です。

なお照明器具のメンテナンス方法は、照明器具の種類（シーリングライトやダウンライト、ペンダントライト、ブラケットライトなど）によって異なります。オフィスに適した照明器具の種類などをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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空調・換気設備

そして空調・換気設備も、オフィスメンテナンスの重点箇所です。空調設備のメンテナンス方法には、エアコンの温度測定やガス漏れ・水漏れの確認などがあります。オフィスの空調設備についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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また換気設備のメンテナンス方法には、フィルターの交換や給排気口の清掃などがあります。換気設備の種類（自然換気設備と機械換気設備）についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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什器

なおオフィスメンテナンスの重点箇所として、什器も挙げられます。オフィスで使用される什器には、カウンターやデスク、チェア、ソファ、収納棚などがあります。オフィスの什器についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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什器のメンテナンス方法には、塗装や破損の修繕、布・皮などの交換、クリーニングなどがあります。従業員による日常的な清掃以外については、専門業者への依頼を検討しましょう。

業種・業態に特有の設備・機器・什器

なおオフィスのメンテナンスにおいて、業種・業態に特有の設備・機器・什器は重要です。例えば情報通信業のオフィスにおいては、リモート会議用の通信設備やプレゼン用の映像機器、集中作業用の防音ブースなどが使用されます。

業種・業態に特有の設備・機器・什器に応じて、メンテナンス方法が異なりますので、仕入先の業者に確認しましょう。リースやレンタルの契約においては、利用料金にメンテナンス費用が含まれている場合があります。

オフィスメンテナンス業者を選ぶ際の注意点

オフィスメンテナンスの重点箇所と方法だけではなく、業者を選ぶ際の注意点も重要です。そこで信頼できる業者を選定できるように、4点（受注実績と専門分野、アフターフォロー、見積もり）を取り上げます。

受注実績

まずオフィスメンテナンス業者を選ぶ際の注意点として、受注実績を確認しましょう。受注実績の多い業者には、高品質のサービスを期待できます。ただし受注数だけではなく、メンテナンス内容も重要です。

そこでメンテナンス業者の公式サイトや口コミサイト、SNS投稿などを閲覧して、各業者の受注実績を調査しましょう。メンテナンスの事例や評判などの情報を得られます。

専門分野

次に専門分野も、オフィスメンテナンス業者を選ぶ際の注意点です。設備・機器・什器の種類に応じて専門的な資格を要するため、各業者に対応できるメンテナンスの内容を確認しましょう。

しかしメンテナンスの種類ごとに異なる業者に依頼していては、管理の手間や手数料などが必要です。そこでオフィスを専門にメンテナンスを行う業者に依頼することで、コストを抑えられます。

アフターフォロー

またアフターフォローも、オフィスメンテナンス業者を選ぶ際の注意点です。外観や内装、設備・機器・什器の工事費用に、定期的な点検やメンテナンスなどのアフターサービスが含まれているなら、破損や故障を未然に防止できます。

そこでメンテナンス業者と依頼する前に、契約の内容と条件を確認しましょう。単発ではなく、定期的なメンテナンスの契約を結ぶと、コストは高くなりますが、中長期的に対応してもらえます。

相見積もり

なおオフィスメンテナンス業者を選ぶ際の注意点として、相見積もりも挙げられます。複数の業者から見積もりを取ることで、メンテナンスの内容や費用、期間などを比較して、相場を把握できるからです。

なお予算内にメンテナンス費用が収まるように、見積もりを取る前に希望条件を伝えましょう。また各メンテナンス業者に同じ希望条件を伝えることで、公正に見積もりを比較できます。

オフィスのメンテナンス費用

オフィスメンテナンスの内容や業者によって、費用が異なります。そこでオフィスメンテナンス費用の相場と内訳を確認しましょう。無駄な経費を削減できるように、節約法もご紹介します。

相場

まずオフィスメンテナンス費用の相場は、月間数万～数十万円（年間数十万～数百万円程度）です。ただしオフィスの業種・業態や物件の規模、設備・機器・什器の台数などに応じて、オフィスメンテナンス費用は変動します。

内訳

次にオフィスメンテナンス費用の内訳について、下表にまとめました。参考情報として、20坪のオフィス物件にかかる5年間のメンテナンス費用を試算してあります。

上表のとおり、オフィスのメンテナンスに毎月数万円程度かかります。ただし外観・内装・設備・機器・什器の素材や台数、使用状況などに応じて、必ずしも全てのメンテナンス費用が発生するわけではありません。

節約法

そしてオフィスメンテナンスの節約法として、外観・内装・設備・機器・什器の破損・劣化の防止やメンテナンスプランの検討、中古品・レンタル品・リース品などがあります。外観・内装・設備・機器・什器の破損・劣化を防止するために、正しく使用して清掃を心がけましょう。

また月額や一括などのメンテナンスプランを選ぶことで、合計費用を抑えやすいです。そして中古品やレンタル品、リース品を活用することで、外観・内装・設備・機器・什器の初期費用を抑えられます。メンテナンス費用ではなく、オフィスの経費削減につながります。

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