本記事で、「スマートオフィスとは？」という疑問にお答えするために、スマートオフィス化を推進するメリット・デメリットや必要なツール・システム、注意点と事例をご紹介します。オフィスの開設や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。

スマートオフィスとは？基本情報を紹介

そもそもスマートオフィスとは、どのようなオフィスなのでしょうか？そこでスマートオフィスの基本情報（定義と重要な理由、メリット、デメリット）をご紹介します。スマートオフィス化を推進するために、基本情報を押さえましょう。

定義

まずスマートオフィスの定義は、IT技術（IoTやAIなど）が導入されたオフィスです。高速インターネットを活用してスマートオフィス化することで、業務効率化と働きやすい労働環境を目指します。

例えばIoTを活用した空調管理システムにより、従業員が過ごしやすい室温を保てるため、労働環境の快適性が高まります。またAIカメラを活用して勤怠管理を自動化すれば、事務作業のコスト削減が可能です。

重要な理由

次にスマートオフィス化の推進が重要な理由は、優秀な人材確保や仕事に対するモチベーション向上などです。さまざまな希望を抱く優秀な人材を確保するためには、スマートオフィス化を推進して働きやすい労働環境を整備しましょう。

またスマートオフィスにより業務効率化を実現できれば、ライフワークバランスを保ちやすくなります。残業に充てていた時間を従業員のプライベートに使えるようになれば、仕事に対するモチベーション向上が可能です。

メリット

それからスマートオフィス化を推進するメリットは、生産性の向上や運転資金の削減などです。スマートオフィス化を推進して業務効率化と働きやすい労働環境を実現できれば、会社全体の

生産性の向上を期待できます。

またIT技術（IoTやAIなど）で設備・機器を管理すれば、光熱水費などの運転資金の削減がしやすいです。オフィスの室温を快適な状態に保ったり、空調や照明を自動でオンオフしたりするシステムなどを導入して、無駄なコストを抑えましょう。

デメリット

しかし初期投資やセキュリティリスクなどは、スマートオフィス化を推進するデメリットです。スマートオフィス化の推進には、システムやツールを導入するための初期費用がかかります。

またスマートオフィスで使用されるIT技術はインターネットに接続されるため、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティリスクがあります。情報漏洩は社会的な信用や信頼の低下を招くため、後ほどセキュリティ対策をご紹介します。

スマートオフィスに必要な内装と設備・機器・什器やツール・システム

基本情報と併せて、スマートオフィスに必要な内装と設備・機器・什器やツール・システムについても確認しましょう。本記事では6点（通信環境とOAフロア、フリースペースやABW、個室、空調・照明の制御システム、キャッシュレス決済システム）を取り上げます。

通信環境

まず通信環境は、スマートオフィスに必要な設備・機器です。インターネットの接続が遮断されたり、通信速度が不安定だったりすると、スマートオフィス化を推進するメリットを得られません。

そこでスマートオフィス化を推進する際には、常に安定した通信環境を構築しましょう。オフィスの通信環境を構築する手順について詳しくまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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OAフロア

次にOAフロアは、スマートオフィスに必要な内装と設備です。OAフロア（元々施工されている床材の上にフロアパネルが敷かれた二重構造の床）の下に、OA機器の配線や電源などを収納できます。

スマートオフィスにOAフロアをレイアウトすれば、オフィスのデザイン性や安全性を高められます。OAフロアをレイアウトする流れとポイントについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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フリーアドレスやABW

またフリーアドレスやABWは、スマートオフィスに必要なシステムです。フリーアドレス（オフィス内で働く場所を自由に選べるスタイル）のメリットは、業務効率化やコミュニケーション活性化などです。

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ABW（業務内容やメンバー構成などに応じて、働く場所や時間を選ぶ働き方）のメリットは、業務効率化やコスト削減、多様なライフスタイルへの対応などです。ABW導入による費用対効果をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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個室

それから個室は、スマートオフィスに必要な内装です。個室をレイアウトすることで、他社とのオンラインでの商談やリモートワークをしている従業員とのオンラインミーティングなどを実施しやすくなります。

また個室の予約や利用状況を管理できるデジタルシステム・ツールを導入することで、さらに利便性を高められます。オフィスに個室をレイアウトする際のポイントについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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空調・照明の制御システム

そして空調や照明の制御システムは、スマートオフィスに必要なデジタルシステム・ツールです。空調の制御システムを活用すると、自動的に快適な室温を保ってくれるので、無駄な電力消費を抑えられます。

また照明の制御システムを活用すると、スケジュールや人数などに合わせて照明を調整できます。なお制御システム導入には電気工事が必要な場合がありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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キャッシュレス決済システム

なおキャッシュレス決済システムも、スマートオフィスに必要なデジタルシステム・ツールです。オフィス内の食堂や自動販売機、社外との取引などに、キャッシュレス決済システムを導入すれば、経理の業務効率化につながります。

なおキャッシュレス決済システムの導入は、オフィスのDX（デジタル技術によるオフィスの働き方や商品・サービスなどの変革）を進める際にも重要です。オフィスDXを進める流れと方法についてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

オフィスDXとは？オフィスDXのメリット・流れ・方法・事例をご紹介

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スマートオフィス化を推進する際の注意点

必要な内装と設備・機器・什器やツール・システムを選定できるように、スマートオフィス化を推進する際の注意点も確認しましょう。本記事では、6点（現状分析・課題特定と計画の立案、セキュリティ対策、マニュアルの作成、従業員への周知、評価・改善）を取り上げます。

現状分析と課題特定

まず現状分析と課題特定が、スマートオフィス化を推進する際の注意点として挙げられます。現状を分析することで、オフィスが抱えている課題の特定が可能です。課題を解決できるように、スマートオフィス化を推進する方法を検討しましょう。

オフィスの現状を分析する際には、内装や設備・機器・什器とシステム・ツールのデザイン性や機能性、台数なども確認しましょう。導入するIT技術（IoTやAIなど）に対応できなければ、スマートオフィス化を推進できないからです。

計画の立案

次に計画の立案も、スマートオフィス化を推進する際の注意点です。計画を立案する際には、予算の確保や段階的なツール・システムの導入方法を検討しましょう。初期費用や運転資金を正確に計算したうえで、予算を立てなくてはなりません。

一度にデジタルシステム・ツールを導入してしまうと、費用が高額になったり、一時的に業務効率を下げたりする恐れがあります。優先順位を付けたうえで、段階的にスマートオフィス化を推進しましょう。

セキュリティ対策

それからセキュリティ対策も、スマートオフィス化を推進する際の注意点です。スマートオフィスでは幅広い設備・機器やデジタルツール・システムがインターネットに接続されるため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策を講じましょう。

そこで不正アクセスや情報漏洩の防止するためには、統合認証管理システムやインターネットセキュリティツールなどのツール・システムが役立ちます。他にもセキュリティ対策に役立つツール・システムをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。

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マニュアルの作成

そしてマニュアルの作成も、スマートオフィス化を推進する際の注意点です。マニュアルには導入するデジタルツール・システムの使い方だけでなく、不具合への対応やセキュリティ対策などの方法も記載しましょう。

例えば不具合に対応する手順をFAQ形式にまとめてマニュアルに掲載すると、従業員が対応方法を調べながら解決できます。ただし解決できない場合の対応方法（上司への報告やセキュリティ対策室への連絡など）も、必ず記載しておきましょう。

従業員への周知

さらに従業員への周知も、スマートオフィス化を推進する際の注意点です。デジタルツール・システムなどを円滑に導入できるように、従業員に活用方法やセキュリティ対策などについて理解してもらいましょう。

そこでスマートオフィス化の推進について従業員へ周知するためには、オフィス内の情報共有システムや研修などを活用しましょう。導入する設備・機器やデジタルツール・システムなどの利用を体験できる機会も重要です。

評価・改善

なお評価・改善も、スマートオフィス化を推進する際の注意点です。PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Action）などのフレームワークを活用すると、スマートオフィス化の推進を評価・改善できます。

そこで導入した内装や設備・機器・什器とシステム・ツールごとに評価を下して、改善策を検討しましょう。スマートオフィス化の全体的な評価として、導入前に特定した課題解決の達成率の計算も重要です。

スマートオフィスの参考事例

注意点に気をつけながらスマートオフィス化を推進できるように、参考事例を調査しましょう。本記事では事例5点を取り上げて、各事例の特徴（キャッシュレス決済システムと空調・照明の制御システム、情報共有ツール、無線LAN、勤怠管理システム）をご紹介します。

キャッシュレス決済システムを導入したオフィス

まず「シャボン玉せっけん株式会社」は、石けんの製造・販売を行っている会社です。スマートオフィス化の一環として、オフィス内にキャッシュレス決済が導入されました。主に食堂の決済に活用されていて、惣菜やお弁当チケットなどをQRコードで決済できます。

キャッシュレス決済システム導入後には、現金の集計時間を削減でき、別の作業に充てられるようになりました。今後の計画として現金運用している部門のキャッシュレス化を進めながら、段階的なスマートオフィス化の推進を検討されています。

参照元：Colorkrew Biz「導入事例「シャボン玉石けん株式会社」」

空調・照明の制御システムを導入したオフィス

次に「株式会社ピー・エス・アイ・コーポレーション」は、廃車買取事業を展開している会社です。空調や照明の制御システムを導入して、スマートオフィス化が推進されています。導入の目的は、従業員が快適で働きやすい環境の整備です。

LED照明には、1日のスケジュールに合わせて自動で調光する制御システムが導入。始業時刻に最も明るく、終業時刻を過ぎると段階的に暗くなるので、従業員の時間管理に対する意識の向上につながっています。

参照元：RICOH「Smart MES 照明･空調制御システムお客様事例 株式会社ピー・エス・アイ・コーポレーション 様《流通サービス分野》」　　

情報共有ツールを導入したオフィス

また「アスクル株式会社」は、通販サービス事業を展開している会社です。情報共有ツールを導入して、スマートオフィス化が推進されています。導入前にはメールで情報共有が行われていましたが、メール作成の手間や情報周知のタイムラグが課題でした。

情報共有ツールを導入してからは、検索機能により連絡事項が整理しやすくなりました。そして手軽に操作できるため、情報共有の精度やスピードが向上しました。情報共有の効率化を実現できた事例です。

参照元：Slack「Slack活用でメール文化を変革し「最高速度のビジネス」を目指すアスクル」　　

無線LANを取り入れたオフィス

それから「総務省行政管理局オフィス改革チーム」は、業務プロセスの見直し・改善などを推進している組織です。無線LANを取り入れて、スマートオフィス化が推進。無線LANと併せて、フリーアドレス化とペーパーレス化も導入されました。

以上の取り組みにより、電子ファイルで情報管理ができるようになり、コスト削減やテレワーク推進が実現されました。また固定席がないため、コミュニケーションが活性化されています。

参照元：総務省行政管理局オフィス改革チーム「理想の働き方のために」　（6ｰ12ページ）

勤怠管理システムを導入したオフィス

なお「株式会社ウォーターエージェンシー」は、上下水道施設の運転管理事業などを展開する会社です。手書きで出退勤時刻や欠勤・早退などを記録していたため、手間がかかっていました。そこで勤怠管理システムを導入して、スマートオフィス化が推進されました。

勤怠管理システム導入後には、ペーパーレス化が実現。オンライン上でデータが集計・保存されるので、作業工数やヒューマンエラーを大幅に減らす効果が得られました。

参照元：アマノ「【導入事例】 株式会社ウォーターエージェンシー様 」　

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