2025.03.07 2025.01.24オフィス経営
デスクワークの改善提案！アイデア・ポイント・事例を紹介
本記事で、デスクワークの改善提案のメリット・デメリット・アイデア・ポイント・事例などをご紹介します。オフィスの開設や移転、リニューアルなどをご検討中の方は、ぜひご覧ください。
目次
デスクワーク改善提案の基本情報
デスクワークの改善を提案する前に、基本情報を確認しましょう。基本情報を確認することで、提案しやすくなるからです。それではデスクワーク改善提案の目的と課題、メリット・デメリット、流れをご紹介します。
目的
まずデスクワーク改善提案の目的は、業務の効率化や多様な働き方への対応、離職率の低下などです。「無理」「無駄」「ムラ」を省いて業務を効率化できれば、生産性の向上につながります。
オフィスにテレワークやABWなどを導入して多様な働き方に対応すれば、従業員が家事や介護と仕事の両立をしやすいです。デスクワークを改善して働きやすい職場環境が整備されることで、離職率の低下を期待できます。
メリット
それからデスクワーク改善提案のメリットは、コミュニケーション活性化やモチベーションアップ、健康増進などです。デスクワークの課題を出し合ったり、解決方法を相談したりしながら、オフィス内のコミュニケーションを活性化できます。
デスクワークを改善して働きやすい職場になることで、モチベーションアップや健康増進にもつながります。健康経営オフィスについてまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
デメリット
しかしマンネリ化や通常業務への悪影響などは、デスクワーク改善提案のデメリットです。定期的にデスクワークの改善を提案していると、アイデアが枯渇して本来の目的が薄れ、マンネリ化を引き起こす恐れがあります。
デスクワーク改善提案に時間をかけ過ぎてい、通常業務に費やせる時間が減ってしまうと、悪影響をもたらすリスクもあります。通常業務に支障を与えない形で、少しずつデスクワークの改善を提案していきましょう。
流れ
そしてデスクワーク改善提案の流れも、確認しましょう。
- 課題と改善策を提案書にまとめる
- 改善策を実践する
- 定期的に評価する
- さらに改善を加える
以上のようにPDCAサイクルを回しながら、デスクワークを改善していきます。デスクワークに複数の課題があるときには優先順位を付けて、計画的に重要度の高い課題から解決しなければなりません。
デスクワーク改善提案のポイント
基本情報を確認したうえで、デスクワーク改善提案のポイントも押さえましょう。8点（ヒアリングと予算の確保、ECRS、マニュアル化、可視化、PDCAサイクル、スケジュール、提案書）をご紹介します。
ヒアリング
まずヒアリングが、デスクワーク改善提案のポイントとして挙げられます。各部署の責任者や担当者にヒアリングすることで、業務ごとの課題や改善策を検討しやすくなります。正社員やアルバイトなどの区別なく、ヒアリングを実施しましょう。
デスクワーク改善提案前のヒアリング方法には、面談やシート、現場調査などがあります。通常業務に支障を与えないように、現場に適したヒアリング方法を選択しなければなりません。
予算の確保
次に予算の確保も、デスクワーク改善提案のポイントです。デスクワークの課題に対する改善策を実践するためには、初期費用（システム導入費や設備購入費など）やランニングコスト（人件費やメンテナンス費など）がかかります。
そこでデスクワークの改善提案書を作成する際には改善策ごとのコストを記載して、予算を確保しましょう。確保した予算内に収まるように、実践できる改善策を検討しなければなりません。
ECRS
それからECRSも、デスクワーク改善提案のポイントです。以下の英単語の頭文字を合わせたECRSは、業務効率化に役立ちます。
- Eliminate ：無駄な業務を排除する
- Combine ：複数の業務を結合する
- Rearrange ：プロセスや担当者などを再配置する
- Simplify ：業務を簡素化する
例えば複数の係が別々に作成していたレポートを部署で一つにまとめること（ECRSの結合）で、レポート作成業務のコストを削減できます。また繁忙期に行っていた業務を閑散期に移すこと（ECRSの再配置）で、繁忙期の業務量削減が可能です。
マニュアル化
続いてマニュアル化も、デスクワーク改善提案のポイントです。マニュアルを作成することで属人化を防止したり、業務を効率化したりできます。マニュアルの効果を上げるためには、定期的に見直しましょう。
また新人研修や業務の引き継ぎなどに、各業務のマニュアルを活用することも可能です。マニュアルを作成する際に説明文だけではなく図表やイラストなども入れると、分かりやすくなります。
可視化
また可視化も、デスクワーク改善提案のポイントです。各業務の手順やコツ、関係性などを可視化することで、課題を特定したうえで改善策を出しやすくなります。図表やイラストを用いて、業務を可視化しましょう。
業務可視化ツールを利用すると、効率的に業務を可視化でき、各従業員のノウハウを共有できます。ただしコスト（ツール導入の初期費用やユーザーごとの月額利用料など）がかかりますので、予算を確認しましょう。
PDCAサイクル
さらにPDCAサイクルも、デスクワーク改善提案のポイントです。社会情勢や従業員数、事業方針などの変化に応じてデスクワークの内容や方法は変化しますので、PDCAサイクル（課題の提案から改善策の実践、評価、改善まで）を回しましょう。
例えばコロナ禍のオフィスに導入したデスクワークの進め方は、必ずしもアフターコロナのオフィスに適していません。また従業員数の増加に伴いオフィスを拡大移転する場合には、小規模オフィスのデスクワークを見直さなくてはなりません。
スケジュール
そしてスケジュールも、デスクワーク改善提案のポイントです。オフィスの繁忙期や決算期を避けるために、デスクワークの改善提案書に改善策を実践する時期や評価・改善する時期を記載しましょう。
ただし自社の事業展開や社会情勢の変化などに応じて、デスクワーク改善提案のスケジュールを変更しなくてはなりません。経営層や従業員の理解と協力を得るためには、ゆとりと柔軟性のあるスケジュールが必要です。
提案書
なお提案書も、デスクワーク改善提案のポイントです。提案書に課題や解決策、評価方法、予算、スケジュールなどをまとめることで、経営層や従業員の理解と協力を得ながら計画的に進めやすくなります。
提案書をまとめる際には、読み手に分かりやすい表現や客観的なデータの活用に注意しましょう。なるべく多くの予算を確保するためには、デスクワークの課題を網羅したうえで優先順位を付けて提案することも重要です。
デスクワーク改善のアイデア
ポイントを押さえてデスクワークの改善を提案できるように、参考となるアイデア（個室・集中ブースとリフレッシュスペース、観葉植物・フェイクグリーン、DX、メンテナンス、レイアウト変更、リフォーム・リニューアル、オフィスの移転）を確認しましょう。
個室・集中ブース
まず個室・集中ブースが、デスクワーク改善のアイデアとして挙げられます。個室を導入するメリットは業務効率の向上や情報漏洩の防止などですが、工事のコストやフロアの占有などはデメリットです。
集中ブースなら個室よりも手軽に導入できますが、やはり導入コストや設置場所は必要です。オフィスに導入できる集中ブースの種類（クローズタイプとオープンタイプ）をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
リフレッシュスペース
次にリフレッシュスペースも、デスクワーク改善のアイデアです。カフェスペースや休憩室などのリフレッシュスペースはコミュニケーション活性化や仕事中のリフレッシュなどを促進して、生産性・創造性の向上や従業員のモチベーションアップなどにつながります。
カフェスペースと休憩室の違いは用途や設置場所などですので、デスクワークの課題解決に合うリフレッシュスペースを導入しましょう。カフェスペース・休憩室のデザインポイントをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
観葉植物・フェイクグリーン
それから観葉植物・フェイクグリーンも、デスクワーク改善のアイデアです。観葉植物・フェイクグリーンには、空気の清浄化やストレス・眼精疲労の軽減、作業効率の向上、企業イメージの向上などの効果を期待できます。
観葉植物・フェイクグリーンの導入方法には新品の購入だけではなく、レンタルもあります。オフィスにグリーンをデザインする際のポイントをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
DXの推進
続いてDXの推進も、デスクワーク改善のアイデアです。オフィスのDX（デジタル技術によるオフィスの働き方や商品・サービスなどの変革）を推進すれば、業務の効率化や生産性の向上、企業の変革、競争力の強化などにつながります。
オフィスのDXを推進するデジタルツールには、書類電子化システムや業務管理システム、勤怠管理システムなどがあります。オフィスのDXを進める流れと方法をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
オフィスのメンテナンス
またオフィスのメンテナンス・交換も、デスクワーク改善のアイデアです。内装や設備・機器・什器などの劣化・故障によりデスクワークの効率を下げたり、従業員の健康・安全を損なったりしないように、定期的にメンテナンスしましょう。
照明器具の交換やOA機器の点検などにはオフィスの従業員が対応しやすいですが、専門業者に対応を依頼すべきメンテナンス（電気設備の点検や空調設備の清掃など）もあります。オフィスメンテナンスの重点箇所と方法について、次の記事も併せてご覧ください。
レイアウトの変更
さらにレイアウトの変更も、デスクワーク改善のアイデアです。業務内容が変更されたり、従業員が増加したりした際には、オフィスデスクのレイアウト変更が必要になります。デスクワークのしやすいレイアウトを検討しましょう。
オフィスデスクのレイアウトパターンには、同向型や背面型、対向型などがあります。オフィスデスクのレイアウト・整理に関する注意点をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
オフィスのリフォーム・リニューアル
そしてオフィスのリフォーム・リニューアルも、デスクワーク改善のアイデアです。オフィスデスクのレイアウト変更で対応できない場合には、オフィスのリニューアル・リフォームを検討しましょう。
オフィスの部分的な改修や修繕であるリフォームに対して、リニューアルは全面的な改修や修繕を行います。オフィスのリフォームとリニューアルの違いをまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
オフィスの移転
なおオフィスの移転も、デスクワーク改善のアイデアです。入居しているオフィスのレイアウト変更やリフォーム・リニューアルで対応できない場合には、移転を検討します。オフィスの移転は、生産性向上やブランディング、人材採用の強化、業績回復などに役立ちます。
ただし明確な目的のために計画的に進めなくては、オフィスの移転に失敗していしまいます。オフィス移転に失敗する原因と対策をまとめてありますので、次の記事も併せてご覧ください。
デスクワークの改善事例
デスクワーク改善のアイデアを採用する際には、事例を参考にしましょう。事例5点を取り上げて、各事例の特徴（半個室とリフレッシュスペース、観葉植物・フェイクグリーン、リニューアル、移転）をご紹介します。
半個室のワークスペース
まず「アラームボックス株式会社」のオフィスには、アフターコロナの事業拡大に伴って増床工事が行われました。オンライン商談・集中作業のために、半個室のワークスペースがレイアウトされたデスクワークの改善事例です。
ワークスペース外の壁には、使用中を判別できるウォールライトが施工されています。オフィス全体のデザインに合わせてライトグレーのカーペットが敷かれ、ライトブラウンで木目の壁が施工されています。
ナチュラルテイストのリフレッシュスペース
次に「株式会社パルディア」のオフィスには、増床工事の際にナチュラルテイストのリフレッシュスペースが施工されました。コミュニケーション活性化を目指したデスクワークの改善事例です。
リフレッシュスペースには、「緑と木」をコンセプトにフェイクグリーンや木目の什器などが配置されています。3エリア（リフレッシュ・会議・フリー）に分けられたオフィスフロアです。
観葉植物・フェイクグリーンで装飾されたオフィス
それから「株式会社オリゾ」は、事業拡大に伴いオフィスを移転させました。観葉植物・フェイクグリーンで装飾されており、ストレス軽減効果を期待できるデスクワークの改善事例です。
観葉植物・フェイクグリーン以外にも、「Nature」「Future」「Urban」「Stylish」のキーワードに基づいて自然素材やモノトーンの配色、直線的なラインなどが取り入れられています。
ABWを導入したオフィスのリニューアル
続いて「株式会社影山鉄工所」は、ABWを導入してオフィスをリニューアルしました。業務効率化やコミュニケーション活性化を目指したデスクワークの改善事例です。オフィスフロアには、ワークスペースやコミュニケーションスペースなどがあります。
「SPARK」をコンセプトにリニューアルされたオフィスフロアの1階には、食堂やシャワールーム、来訪者に向けてサービスの魅力を伝える展示スペースもあり、溶接体験が可能です。
働きやすい環境を目指したオフィスの移転
そして「株式会社 シトラス」は、働きやすい環境を目指してオフィスを移転させました。コミュニケーションスペースや集中ブースが導入されており、コミュニケーション活性化と業務効率化の両立を図るデスクワークの改善事例です。
白を基調としたコミュニケーションスペースには木目の内装材や什器が施工されており、暖色系の照明器具と観葉植物が配置されているため、爽やかで穏やかな雰囲気です。同様にワークスペースのベースカラーも白ですが、作業しやすいようにデザインされています。
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